Digitalisierung von Unternehmen
5 Vorurteile und Wahrheiten zur Digitalisierung
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Sie möchten mit der Digitalisierung in Ihrem Unternehmen loslegen beziehungsweise bereits laufende Aktivitäten intensivieren und stellen fest, dass Kollegen, Mitarbeiter und auch Führungskräfte dem Vorhaben kritisch gegenüberstehen? Dann sollten Sie weiterlesen. Wir stellen Ihnen fünf typische Ammenmärchen vor, die immer wieder als Argumente gegen Digitalisierungsprojekte verwendet werden, aber nicht den Tatsachen entsprechen. Nutzen Sie die angeführten Wahrheiten als Handlungsempfehlungen, um Kritik zu entkräften und die digitale Transformation in Ihrem Unternehmen erfolgreich voranzutreiben.
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Was bedeutet Digitalisierung für Unternehmen?
Die Digitalisierung in Unternehmen beschreibt den zunehmenden Digitalisierungsgrad, der darauf abzielt, Geschäftsprozesse und Arbeitsabläufe in verschiedenen Bereichen zu optimieren. Sie bildet die Grundlage für die digitale Transformation, bei der Firmen ihre Arbeitsweise und Strukturen an die Anforderungen des digitalen Zeitalters anpassen. Dabei sind sowohl die interne Organisation als auch die Interaktion mit Kunden zentrale Punkte dieser Umstellung.
Künstliche Intelligenz (KI) und andere innovative Technologien spielen eine entscheidende Rolle bei der Optimierung der Prozesse. Mithilfe solcher Technologien können manuelle Tätigkeiten automatisiert und effizienter gestaltet werden. Insbesondere Unternehmenssoftware ermöglicht es, verschiedene Kategorien von Prozessen nahtlos zu integrieren und die Zusammenarbeit zwischen den Abteilungen zu verbessern. Dadurch wird der Digitalisierungsgrad eines Unternehmens erhöht, was sich positiv auf den Umsatz auswirken kann.
Die Erwartungen der Kunden im digitalen Zeitalter stellen einen weiteren wichtigen Grund für die Umstellung dar. Kundenbedürfnisse sind heute stärker im Fokus der geschäftlichen Entscheidungen, und durch den intelligenten Einsatz von Daten und KI können Unternehmen personalisierte Lösungen anbieten. Dies trägt erheblich zur Optimierung der Kundeninteraktionen bei.
Insgesamt bedeutet die digitale Transformation eine tiefgreifende Veränderung in Unternehmen weltweit. Firmen jeder Größe und aus verschiedenen Ländern müssen ihre Strategien anpassen, um im Wettbewerb bestehen zu können. Ein hoher Digitalisierungsgrad und ein erhöhter Indexwert bei der Nutzung moderner Technologien führen zu einer gesteigerten Effizienz, geringeren Kosten und einem überzeugenden Kundenservice. Dies verbessert nicht nur die Geschäftsergebnisse, sondern auch die Zufriedenheit der Beschäftigten, die von der Automatisierung und Optimierung der Arbeitsabläufe profitieren. Die digitale Transformation bleibt ein fortlaufender Prozess, der entscheidend ist, um den Anteil am Markt in einer sich wandelnden Geschäftswelt zu sichern.
Mögliche Vorteile der Digitalisierung von Unternehmen:
- Effizienzsteigerung: Durch den Einsatz von digitalen Technologien können Unternehmen manuelle Prozesse automatisieren und beschleunigen, was zu einer höheren Effizienz und Produktivität führt.
- Kosteneinsparungen: Automatisierte Prozesse erfordern oft weniger Arbeitskräfte und Ressourcen, was zu einer Reduzierung der Gesamtkosten führt.
- Bessere Datenanalyse: Durch die Verwendung von digitalen Tools können Unternehmen große Mengen an Daten sammeln und auswerten, was ihnen hilft, bessere Entscheidungen zu treffen.
- Verbesserter Kundenservice: Durch die Verwendung von digitalen Plattformen können Unternehmen ihre Kunden besser erreichen und ihnen einen besseren Service bieten.
- Flexibilität: Durch die Verwendung von digitalen Technologien können Unternehmen ihre Geschäftsprozesse jederzeit und von überall aus verwalten.
Mögliche Nachteile der Digitalisierung von Unternehmen:
- Kosten für den Einsatz von Technologie: Die Implementierung digitaler Technologien kann teuer sein und erfordert oft eine signifikante Anfangsinvestition.
- Umgewöhnung: Für einige Mitarbeiter kann es eine Herausforderung sein, sich an die neuen digitalen Tools und Prozesse anzupassen.
- Datensicherheit: Durch den Einsatz von digitalen Technologien steigt das Risiko für Datensicherheitsverletzungen und -verluste.
- Abhängigkeit von Technologie: Unternehmen können von digitalen Technologien abhängig werden, was zu Problemen führen kann, wenn die Technologie ausfällt oder nicht verfügbar ist.
Insgesamt hat die Digitalisierung sowohl positive als auch negative Auswirkungen auf Unternehmen, aber die meisten Unternehmen erkennen die Vorteile und investieren in die Implementierung digitaler Technologien, um ihre Geschäftsprozesse zu verbessern. Folgend klären wir über die funf häufigsten Vorurteile auf, die gegen eine Digitalisierung in Unternehmen sprechen wie:
- Digitalisierung vernichtet Arbeitsplätze
- Unternehmen fehlt das Know-how zur Digitalisierung
- Digitalisierung ist zu teuer
- Digitalisierungsprojekte sind zu komplex
- Bestehende System reichen für die Digitalisierung aus
„Vernichtet Digitalisierung Arbeitsplätze?“
Versicherung, Industrie, Energie, Logistik, Dienstleistung, Handel oder Tourismus – die Digitalisierung (be-)trifft jede Branche und jedes Unternehmen. Manche früher, manche später – aber auf jeden Fall und mit großer Wucht. Kurz: Möchte ein Unternehmen wettbewerbsfähig bleiben, führt kein Weg an der Digitalisierung vorbei. Aber was heißt das für die Arbeitsplätze? Und was ist dran an der Aussage, dass Digitalisierung Millionen von Arbeitnehmern ihre Jobs kostet?
Fakt ist: Neue Technologien bieten die Chance für neue Geschäftsmodelle, neue Services und Produkte, stärken die Marktposition und machen Arbeitgeber zukunftsfähig. Unternehmen sichern damit die Jobs ihrer Mitarbeiter und schaffen darüber hinaus sogar weitere. Wie das funktioniert?
Digitalisierung erhöht die Produktivität und Effektivität, indem sie Aktivitäten synchronisiert, Kommunikation optimiert und Abläufe beschleunigt. Zudem fördert sie als Innovationstreiber die Entwicklung, das Marketing und den Verkauf neuer Produkte, Dienstleistungen und Services. Gleichzeitig können diese aufgrund von automatisierten Prozessen kostengünstiger angeboten werden. Dies verhindert, dass Arbeit und Aufträge in Billiglohnstandorte abwandern. Durch neue Angebote und neue Möglichkeiten des Designs von Produkten und Dienstleistungen wird Nachfrage geschaffen, was zu steigendem Personalbedarf führt.
Das bestätigt auch die Studie des Instituts der deutschen Wirtschaft Köln e. V. Sie kommt zu dem Ergebnis, dass die voranschreitende Digitalisierung unter dem Strich in allen Branchen mehr Arbeitsplätze schafft, als sie vernichtet. Konkretere Zahlen nennt die Studie „The Future of Jobs“ des Weltwirtschaftsforums (WEF): Bis 2025 fallen durch die Digitalisierung zwar weltweit 75 Millionen Jobs weg, gleichzeitig werden aber 133 Millionen neue Arbeitsplätze entstehen. Eine weitere Studie der Unternehmensberatung Bain & Company zur digitalen Transformation belegt, dass digitale Vorreiter in der Industriebranche rund 50 Prozent schneller als der Wettbewerb wachsen und bis zu 30 Prozent profitabler sind.
Unternehmen müssen digitalisieren, um Arbeitsplätze und das Unternehmen selbst zu sichern.
Ein weiteres Thema, das betrachtet werden muss und sich zunehmend verschärft, ist der demografische Wandel. Digitalisierung hilft dabei, den daraus resultierenden IT-Fachkräftemangel zu stemmen: IT und digitale Prozesse berühren heute nahezu alle Unternehmensbereiche. Sämtliche erforderlichen Positionen mit hochqualifizierten Experten zu besetzen, ist kaum möglich, teuer und nicht profitabel. Die Software-Industrie hat dieses Problem erkannt und in den letzten Jahren kontinuierlich den Low-Code- bzw. No-Code-Ansatz weiterentwickelt. Damit können selbst Nicht-IT-Experten Software-Anwendungen erstellen oder Prozesse digitalisieren. So werden Engpässe an Software-Entwicklern kompensiert und gleichzeitig die Digitalisierung beschleunigt. Bereits heute qualifizieren Unternehmen ihre Mitarbeiter für digitale Aufgaben, indem sie diese in kürzester Zeit zu Experten ausbilden, die eine Low-Code-Digitalisierungsplattform bedienen und bei der digitalen Transformation mitwirken können. Ein kluger Schachzug, der sich auch für die Mitarbeiter lohnt: Mit der „digitalen Weiterbildung“ geht oft ein höheres, besser bezahltes berufliches Level einher – eine Win-win-Situation für Arbeitnehmer und Arbeitgeber.
Betrachten wir alle diese Argumente, bedeutet das im Umkehrschluss: Wer nicht digitalisiert, wird auf der Strecke bleiben und verhindert, dass neue Arbeitsplätze entstehen!
Die Wahrheit
Unternehmen müssen digitalisieren, um Arbeitsplätze und das Unternehmen selbst zu sichern. Dass Maschinen und Software Menschen ersetzen, ist zu kurz gedacht und klammert die Chancen der Digitalisierung aus. Als Innovationstreiber für neue Geschäftsmodelle oder neue Produkte und Services schafft sie mehr Arbeitsplätze. Darüber hinaus verringert Digitalisierung die Folgen des demografischen Wandels und des IT-Fachkräftemangels und sichert somit nicht nur die Zukunfts- und Wettbewerbsfähigkeit eines Unternehmens, sondern des gesamten Wirtschaftsstandorts Deutschland.
„Fehlt Unternehmen das Know-how zur Digitalisierung?“
Das Beste vorneweg: Ein Unternehmen braucht kein besonderes IT-Know-how, um zu digitalisieren. Das ist nicht allen Entscheidern bewusst und die Liste der Bedenken ist lang. Dazu zählen rechtliche Unsicherheiten, verbindliche Anforderungen an IT-Sicherheit, unzureichende Kompetenzen der Mitarbeiter, Investitionskosten, fehlende technische Standards oder Tools. Aber auch Sorge um die eigene Komfortzone oder Angst vor technischen, organisatorischen und kulturellen Veränderungen sowie die Annahme, kein ausreichendes Digitalisierungs-Know-how zu haben. Doch was ist Digitalisierung? Darüber gibt es kein einheitliches Verständnis und je nach Kontext und Perspektive völlig unterschiedliche Auffassungen, was es für Entscheider erschwert, konkrete Potenziale der Digitalisierung zu erkennen. Dies ist zwingend erforderlich, um Akzeptanz im Unternehmen zu schaffen und mit einem Digitalisierungsvorhaben starten zu können. Ohne Hilfe von Spezialisten, die technische und fachliche Erfahrung mitbringen und die Auswirkungen verschiedener Szenarien exakt beurteilen können, wird es kaum möglich sein, diese Potenziale greifbar herauszustellen und ein Big Picture zu entwerfen. Sobald dieses und die Strategie feststeht, kann die operative Umsetzung des definierten Startprojekts durch die Mitarbeiter beginnen.
Entscheidend ist auch hier nicht Digitalisierungs-Know-how, sondern das Wissen der Fachabteilungen um die jeweiligen
Anforderungen eines Prozesses. Diesen Geschäftsprozess können sie dank des Low-Code-Ansatzes umgehend ohne Programmieren auf einer grafischen Oberfläche abbilden und ausführen. Dazu modellieren sie nach einer kurzen Ausbildung mit standardisierten, vorgefertigten und wiederverwendbaren Prozessbausteinen per Drag-and-drop Prozesse, die zielgerichtet, medienbruchfrei, pünktlich und innerhalb des Budgets verlaufen. Beispiele dafür sind ein automatisiertes Daten-, Dokumenten- und Auftragsmanagement, vereinfachte und vernetzte Informationsverarbeitung und Kommunikationsabläufe, die Cloud-basierte Verwaltung von Lieferanten, Dienstleistern und Kunden sowie die Vernetzung von Menschen, Maschinen und Systemen.
Durch intelligente Metadaten und Bibliotheken steuert die Low-Code-Plattform die Komponenten so, dass ein ausführbarer, automatisierter Prozess zustande kommt – alles ohne hochkomplexe Code-Zeilen und ohne die Unterstützung eines Software-Entwicklers. Unternehmen brauchen nicht auf freie, meist teurere IT-Ressourcen warten, sondern können sofort mit ihren Digitalisierungsvorhaben starten.
Unternehmen können Digitalisierungsvorhaben umgehend und ohne eigenes Digitalisierungs-Know-how starten.
Anwendungen werden wesentlich schneller erstellt als beim klassischen Programmieren. Das senkt zusätzlich Kosten und beschleunigt Digitalisierungsvorhaben. Über grafische Regeleditoren, die sich so einfach wie Excel-Tabellen verwenden lassen, können Anwender – egal ob Abteilungsleiter oder Sachbearbeiter – den Prozessfluss ohne Programmieren steuern, indem sie Eskalations- oder Ablaufregeln konfigurieren. Das kann die automatisierte Zuweisung von Aufträgen an zuständige Mitarbeiter sein, die Wiedervorlage wichtiger Dokumente, die digitale Prüfung von Rechnungen oder das Ändern von Zugriffsrechten sein.
Die mit Low Code modellierten Prozesse sind wiederverwendbar und nachvollziehbar, was bei selbstgeschriebenen Codes nicht immer der Fall ist und zu Insellösungen führt. Diese bedeuten hohen Verwaltungsaufwand, Abhängigkeiten, Monolithen-Bildung, IT- bzw. Programmierkenntnisse sowie die Gefahr, den Überblick über das Projekt und die Prozesse zu verlieren. Um dieser Situation entgegenzuwirken, bieten Low-Code-Plattformen, mit denen Unternehmen alle Digitalisierungsaufgaben aus einer Hand lösen können, nutzerfreundliche Dashboards oder selbsterklärende Diagramme, die alle relevanten Daten und Prozesse transparent und auch für die Fachabteilungen verständlich darstellen.
Die Wahrheit
Unternehmen können Digitalisierungsvorhaben umgehend und ohne eigenes Digitalisierungs-Know-how starten. Entscheidend ist, dass das Management die Möglichkeiten und Potenziale erkennt. Eine (Low-Code-)Digitalisierungsplattform bietet den an der Umsetzung beteiligten Mitarbeitern einen Rahmen mit bewährten Lösungen für typische Aufgaben. Dadurch werden die Einstiegsaufwendungen aber auch mögliche Fehler reduziert. Der Low-Code-Ansatz bringt ohne eigene Entwicklerressourcen sofort anwend- und nutzbares IT-Know-how ins Unternehmen. Zugleich integriert er Mitarbeiter von Fachabteilungen direkt in die digitale Transformation und beschleunigt diese durch wiederverwendbare vorgefertigte Bausteine und Lösungen.
„Ist Digitalisierung für Unternehmen zu teuer?“
Im ersten Moment vermeintlich hohe Kosten lassen manche Unternehmen von Digitalisierungsvorhaben zurückschrecken. Diese nicht getätigten Investitionen in die Zukunft werden diese jedoch früher oder später teuer zu stehen kommen. Denn bei Digitalisierungsprojekten sind nicht nur die Investitionen in Software ausschlaggebend, sondern eine ganzheitliche Kostenbetrachtung und -kalkulation über den gesamten Lebenszyklus hinweg. Diese umfasst neben Changemanagement-, Betriebs- und Prozesskosten insbesondere auch die oftmals ignorierten Opportunitätskosten: Kosten, die durch nicht wahrgenommene Möglichkeiten entstehen. Dazu zählen versäumte Einsparungen durch nicht automatisierte Geschäftsprozesse, schwerfällige Produkteinführungen durch eine längere Time-to-Market, schleppende Entwicklung neuer Produkte und Services oder auch ungenutzte Einnahmen, die Verkäufe in einem Web Shop eingebracht hätten.
Die Kosten des Wartens und des Nichtstuns werden häufig unterschätzt, denn die Summe der Opportunitätskosten übersteigt die Einführungskosten einer Software schnell. Gleichzeitig sinken in digitalisierten Unternehmen die Komplexitätskosten um durchschnittlich 20 Prozent. Mit Cloud-basierten Lösungen lassen sich Investitionen in eine eigene IT-Infrastruktur vermeiden und Kapazitäten je nach Bedarf anpassen. Cloud und Digitalisierung sind wesentliche Enabler für eine agile Unternehmenskultur. Sie harmonisieren Prozesse, Methoden und Werkzeuge, sorgen für eine bessere Kommunikation, und zudem können Produkteschneller getestet und mit neuen Design-Möglichkeiten auf dem Markt bereitgestellt werden. Das führt automatisch zu mehr Wachstum und neuen Erträgen.
Auch ein geplantes Digitalisierungsprojekt zu kalkulieren und gegen die manuellen Tätigkeiten aufzurechnen, die Mitarbeiter für das gleiche Geld händisch bewältigen könnten, lässt Digitalisierung teuer erscheinen. Das ist kurzfristig gedacht und an Unternehmen, die insbesondere Routineaufgaben* nicht digitalisieren, werden innovationsfreudigere Mitbewerber vorbeiziehen. Es folgt eine häufig vergebliche Aufholjagd, kostspielige Konsequenzen oder sogar die Insolvenz.
* Dazu zählen u.a. der Rechnungseingang und die -prüfung, die Bearbeitung von Kostenvoranschlägen, Tarifierungen, Kalkulationen und Gutachten, die Auftrags- und Vertragsverwaltung, Bestellformulare oder auch interne Prozesse wie Personal-, Termin- oder Urlaubsverwaltung, Zeiterfassung oder das Bearbeiten von Gehaltsnachweisen oder je nach Branche Reparatur-, Schaden- oder Störungsmeldungen oder die Beantragung eines Hausanschlusses.
Digitalisierung senkt fortlaufend die Opportunitätskosten, erhöht den Return on Investment (ROI) und schafft neue Einnahmequellen.
Ebenso falsch ist es, einen Prozess, der digitalisiert werden soll, aus dem Kontext zu reißen und aufzurechnen, dass das Vorhaben zu klein und ein Digitalisierungsvorhaben deshalb nicht wirtschaftlich sei. Eine Milchmädchenrechnung: Für eine erfolgreiche Digitalisierung muss ganzheitlich gedacht und eine Strategie verfolgt werden, die sich an den übergreifenden Unternehmenszielen orientiert und eben auch zukünftige Einsparungen und Gewinne sowie Opportunitätskosten betrachtet.
Aufwändig und teuer wird Digitalisierung besonders dann, wenn Unternehmen versuchen, diese mit unterschiedlichen
Lösungen zu meistern und zusätzliche Software dazukaufen, wenn eine neue Aufgabe anfällt. Schleichend entsteht ein wartungs- und kostenintensiver, fehleranfälliger Software-Flickenteppich mit isolierten Informationssilos und produktivitätshemmenden Medienbrüchen – eine wild gewachsene IT-Infrastruktur, die nicht nur Mitarbeiter frustriert, sondern jedes Wachstums- und Skalierungs- und insbesondere Innovationspotenzial zunichtemacht. Die Lösung ist eine ganzheitlich Digitalisierungsplattform, die mit möglichst vielen Schnittstellen und Formaten umgehen und diese steuern kann.
Die Wahrheit
Ist die Kostenhürde für die Implementierung der Software erst einmal genommen, senkt Digitalisierung fortlaufend die Opportunitätskosten, erhöht den Return on Investment (ROI) und schafft neue Einnahmequellen. Zudem erhöht sie die Produktivität und mindert Komplexitäts-, Erstellungs- und Wartungskosten – und mit dem Low-Code-Ansatz sogar die Entwicklungskosten. Eine ganzheitliche Digitalisierungsplattform, die alle Digitalisierungsvorhaben umsetzen kann, senkt Kosten und sorgt mit effizienten, medienbruchfreien Prozessen für Skalierbarkeit und neue Wachstumschancen.
„Sind Digitalisierungsprojekte komplex und kompliziert?“
Entscheider verbinden mit Digitalisierung oftmals ein riesiges, komplexes Unterfangen, Mehrarbeit und das Risiko, Geld in den Sand zu setzen. Diese Bedenken lassen sich leicht ausräumen, da selbst das größte Digitalisierungsprojekt aus kleinen, aneinandergereihten und aufeinander aufbauenden Teilprojekten besteht. Entscheidend für eine erfolgreiche Digitalisierungsstrategie ist es, immer das Big Picture des zukünftigen digitalen Unternehmens im Auge zu behalten, den Weg dorthin aber mit überschaubaren, schnell und einfach umzusetzenden Lösungen zu beschreiten.
Unternehmen sollten daher mit einem nicht zu komplexen Teilprozess starten, der messbare Ergebnisse liefert, in überschaubarer Zeit umsetzbar und für viele Unternehmensbereiche sichtbar ist. Gut geeignete und häufig verwendete Einstiegsprojekte sind die Automatisierung des Eingangs und die Prüfung von Rechnungen oder das Verteilen und Aussteuern von Aufträgen. Das Ziel ist ein erfolgreiches Projekt mit schnellen Erfolgen – Quick Wins –, die im Unternehmen Akzeptanz schaffen und den Weg für weitere Digitalisierungsvorhaben ebnen. Damit das gelingt, muss sowohl im Vorfeld die technische Machbarkeit geprüft als auch konsequent am definierten Prozess festgehalten werden. Allzu oft kommen während der Umsetzung noch weitere Wünsche und Anforderungen hinzu, die den Teilprozess schnell wieder zu einem mit Geschäftslogik aufgeblähten und komplizierten Großprojekt anwachsen lassen, was ja gerade vermieden werden soll.
Schon digitalisierte Teilprojekte machen sich für Unternehmen bezahlt.
Das Geheimnis liegt in schlanken Strukturen, dem Fokus auf das Wesentliche und einer ganzheitlichen Digitalisierungsplattform, die mit ihren Features und Adaptern den Ansprüchen von Managementphilosophien und -ansätzen wie Lean Management, Total Quality Management, Business Reengineering, Kaizen oder DevOps genügt und diese in allen Phasen durchgängig unterstützt. Unternehmen nutzen sie als zentralen Treiber, um in kürzester Zeit neue Strukturen und reibungslose Prozesse zu implementieren, gemeinschaftsorientierte Kommunikation zu fördern, Ressourcen zu schonen und schnell auf Veränderungen reagieren zu können, um das Unternehmen stetig in kleinen Schritten zu verbessern.
Dass sich schon digitalisierte Teilprojekte für Unternehmen bezahlt machen, zeigen aktuelle Herausforderungen: Unternehmen, die bereits vor der Corona-Krise eine digitale Kultur mit Kollaborations-Tools wie Microsoft Teams lebten, wechselten nahtlos in die Telearbeit und hielten den Regelbetrieb aufrecht, während Unternehmen, die digitale Techniken vernachlässigten, nur träge reagieren konnten. Die Studie „Digitalisierung 2020“ belegt, dass Vorreiter der Digitalisierung insgesamt besser durch die aktuelle Corona-Krise gekommen sind: Rund 80 Prozent gaben an, dass die Digitalisierung sie in dieser Phase entscheidungsfähig gehalten hat. Zum Vergleich: Auf alle Unternehmen bezogen blieb nur jede zweite Organisation entscheidungsfähig. Viele von ihnen werden noch weit über die akute Krise hinaus mit der finanziellen Bewältigung der entstandenen Schäden zu kämpfen haben.
Übrigens: Je mehr Teilprozesse automatisiert sind, umso einfacher gestaltet sich die weitere Digitalisierung.
Die Wahrheit
Unbestritten: Digitalisierungsprojekte sind kompliziert und komplex. Werden sie jedoch professionell und mit den entsprechenden Tools umgesetzt, kann die Komplexität so weit reduziert werden, dass ein Unternehmen davon nichts mitbekommt (Low-Code-Ansatz) und sich auf fachliche Themen fokussieren kann. Heruntergebrochen in Etappen wird die Komplexität des großen Ziels reduziert. Eine skalierbare, ganzheitliche und unkomplizierte Low-Code-Plattform, die Schritt für Schritt mit den Anforderungen mitwächst, unterstützt dabei.
„Reichen bestehenden IT-Systeme für die Transformation aus?“
Digitalisierung ist vielseitig. Das verdeutlicht ein im Jahr 2020 vom BITKOM veröffentlichter Leitfaden, der das Reifegradmodell digitaler Geschäftsprozesse in vier Dimensionen fasst.
- Technologie: Diese Dimension umfasst die Technologiebasis, Prozess-Tools und die Systemintegration.
- Daten: Das schließt die Datenerhebung, die Datenbereitstellung und Datenverwendung ein.
- Qualität: Dazu zählen die Prozessbeschreibung, Ausführung und Sicherheit.
- Organisation: die Digitalisierungsstrategie, die Qualifikation und das Change Management.
Hier wird deutlich, dass Systeme wie ERP, CRM, ECM, DMS oder PIM, nur Teilaufgaben leisten können, aber nicht für eine umfassende Digitalisierung ausgelegt sind. Ihr Einsatz ist sinnvoll, wenn es um die Planung, Steuerung und Verwaltung von Ressourcen geht oder darum, Kundenkontakte zu managen, Informationen oder Dokumente zu verwalten oder produktrelevante Daten zu zentralisieren und zu steuern. Als Lösungen für diese speziellen Aufgabengebiete sind sie in zahlreichen Unternehmen unersetzlich – für eine übergreifende Digitalisierung jedoch nicht geeignet, da ihre Möglichkeiten und ihr Funktions- und Schnittstellen-Umfang zu begrenzt sind.
Diese Systeme stoßen schnell an ihre Grenzen, wenn die Lösung erweitert, ein neues Geschäftsmodell ausprobiert, neue Geschäftsfelder erschlossen oder neue Produkte oder Services angeboten werden sollen. Dafür ist eine Plattform nötig, die über weitaus mehr und andere Features verfügt, die nicht nur den Prozess an sich betrachtet, sondern auch dahinterliegende Daten, Regeln und Funktionen und über Adapter an bestehende (Dritt-)Systeme und Cloud-Lösungen angebunden werden kann. Im besten Fall können auch neue Technologien wie das Internet of Things (IoT), Big Data oder Machine Learning erschlossen werden.
Im Fokus von digitalen Geschäftsprozessen und der gesamten digitalen Transformation stehen immer Daten. Nur wem es gelingt, Daten über Schnittstellen aus unterschiedlichen IT-Systemen zu sammeln und für einen reibungslosen, medienbruchfreien Datenfluss aufzubereiten, kann alle Vorteile der Digitalisierung nutzen. Die oben genannten, für bestimmte Teilaufgaben ausgerichteten Systeme kratzen nur an der Oberfläche und lassen tieferliegende Daten brachliegen. Entscheidend ist eine Lösung, die die digitale Transformation ganzheitlich betrachtet: von der Integration bis zum Betrieb, die sich von möglichst vielen Mitarbeitern bedienen lässt – auch von Nicht-IT-Experten – und die darüber hinaus so mächtig ist, dass sie alle Digitalisierungsaufgaben schnell lösen kann.
Genau wie Logistik oder Kundenmanagement spezialisierte Lösungen brauchen, braucht es auch für eine ganzheitliche Digitalisierung eine eigene Lösung.
Dazu zählen auch Branchenlösungen, mit denen Unternehmen ihre Digitalisierungsprojekte beschleunigen können, wie der automatisierte Netzanschlussprozess (Energieversorger), der Prozesse für eine elektronische Schadenabwicklung (Versicherer) oder branchenspezifische Portal- und Self-Service-Lösungen für Sachbearbeiter, Kunden oder Lieferanten. Cloud-Lösungen mit vorgefertigten Bausteinen für Standardprozesse sind oftmals kostengünstiger als individuell entwickelte Lösungen. Dabei können Unternehmen zwischen Private-, Public- oder Hybrid-Cloud-Modellen wählen. Ein hybrides Betriebskonzept hat den Vorteil, dass sich typische Branchenprozesse und Schnittstellen in die Cloud auslagern lassen, während die Anbindung der Back-End-Systeme und unternehmensspezifische Abläufe im eigenen Rechenzentrum, das im Idealfall unter Gesichtspunkten der Informationssicherheit ISO/IEC 27001:2013 zertifiziert ist, betrieben werden können.
Ein Fehler, den Unternehmen hingegen nicht machen sollten, ist, ihr Kernsystem mit steigenden IT-Herausforderungen und -Anforderungen mit individuellen Teil- und Einzellösungen aufzublähen. Ein Wildwuchs entsteht, der sie von mehreren Lieferanten abhängig macht, den Verwaltungs- und Wartungsaufwand erhöht und Innovationsfähigkeit drastisch bremst. Ein übergreifendes Tool, über das sich alle Daten und Prozesse medienbruchfrei steuern, monitoren und je nach Anforderungen skalieren lassen.
Die Wahrheit
Mit der in den Unternehmen bestehenden Standard-Software lässt sich die digitale Transformation nicht meistern. Ebenso wie es für betriebswirtschaftliche Aufgaben, für die Logistik und Lagerverwaltung oder das Kundenmanagement Lösungen gibt, verlangt Digitalisierung nach einer eigenen Lösung. Nur so können Unternehmen alle Digitalisierungspotenziale ausschöpfen, indem sie beispielsweise IT-Systeme, Daten und Menschen in Prozesse integrieren und Innovationsthemen wie Cloud Computing, Machine Learning oder Big Data erschließen.
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