Business Process Management Software (BPMS)
Der umfassende How-to-Guide
BPMS sind für digitale Unternehmen unverzichtbar. Wir erklären Ihnen was eine BPM Software auszeichnet und wie sich BPM in Ihrem Unternehmen mit Hilfe einer Digitalisierungsplattform einfach durchsetzen kann.
Was ist BPMS?
BPMS ist die Abkürzung für Business Process Management Software oder Suite. BPMS unterstützt Unternehmen bei der kontinuierlichen Verbesserung von Geschäftsprozessen – angefangen bei der Konzeption über die Modellierung bis hin zur Ausführung und Automatisierung. Dieser Vorgang wird als Business Process Management (BPM) bezeichnet. Das Beratungsunternehmen Gartner hat zusätzlich noch den Begriff Intelligent Business Process Management Suite geprägt, die zusätzliche intelligente Funktionen wie Echtzeitanalysen und Monitoring beinhaltet.
Ein BPMS besteht in der Regel aus verschiedenen Komponenten, die zusammenarbeiten, um den gesamten Lebenszyklus eines Geschäftsprozesses zu verwalten. Zu den Hauptkomponenten eines BPMS gehören:
- Prozessmodellierung: Hierbei wird der Geschäftsprozess grafisch dargestellt und dokumentiert. Dabei werden die verschiedenen Aktivitäten, Entscheidungspunkte, Verantwortlichkeiten und Ablaufbedingungen definiert.
- Prozessautomatisierung: Nachdem der Prozess modelliert wurde, ermöglicht das BPMS die Automatisierung der ausgewählten Aktivitäten. Es kann Aufgaben an Benutzer oder Systeme delegieren, Daten zwischen verschiedenen Anwendungen austauschen und Entscheidungen basierend auf vordefinierten Regeln treffen.
- Prozessüberwachung und -steuerung: Das BPMS bietet Echtzeit-Überwachungsfunktionen, um den Status und die Leistung der laufenden Prozesse zu verfolgen. Es ermöglicht die Identifizierung von Engpässen, die Überwachung von SLAs (Service Level Agreements) und die Durchführung von Analysen, um Engpässe zu beheben und die Prozessleistung zu verbessern.
- Prozessoptimierung: Mit Hilfe von Analysen und Berichten kann das BPMS Schwachstellen und Engpässe in den Geschäftsprozessen identifizieren. Aufgrund dieser Erkenntnisse können Prozesse kontinuierlich verbessert und optimiert werden, um Effizienz, Qualität und Kundenzufriedenheit zu steigern.
Welche Ziele verfolgt BPM?
BPMS als Geschäftsprozessmanagement-Suite ist eine Sammlung von Technologien, die folgendes umfassen können:
- Process Mining: Tools für die Prozessanalyse, die über Soll-Ist-Abgleiche nicht nur Probleme identifizieren, sondern mittels Algorithmen auch das „warum“ beantworten und so das Prozesswissen erhöhen.
- Prozess-Designer & Modellierer: In der Regel eine Software, in der mit der Business Process Model and Notation (BPMN) grafisch alle relevanten Geschäftsmodelle erfasst und modelliert werden können.
- Prozess Engine: Eine Lösung, die im BPMN-Designer definierte Prozesse ausführt und automatisiert
- Rules Engine: Eine Software, die allen Beteiligten Funktionen zur Automatisierung und zur Verwaltung von Geschäftsregeln zur Verfügung stellt.
- Business Activity Monitoring: Tools zur Echtzeiterfassung kritischer Performance-Indikatoren. Das Ziel: Die Geschwindigkeit und Effektivität von Geschäftsfunktionen zu verbessern.
Welche genauen Ziele das Geschäftsprozessmanagement verfolgt, hängt von den individuellen Unternehmenszielen ab. Das grundsätzliche Ziel von BPM bei Unternehmen ist es, die Geschäftsprozesse zu kennen, zu verstehen und diese auf die Bedürfnisse der unterschiedlichen Stakeholder abzustimmen. Um die Effektivität und Effizienz in einer Organisation zu verbessern, werden die aktuellen Prozesse analysiert, Ineffizienzen identifiziert und dann Änderungen vorgenommen, um sie besser zu machen.
Mit der passenden BPM Software können Unternehmen ihre Prozesse gezielt planen, steuern und optimieren. Dabei unterstützt die Software nicht nur bei der Abbildung der Prozesse, sondern auch bei der Integration von Systemen und der Automatisierung von Aufgaben.
Durch die Automatisierung von Prozessen und die Integration von Systemen (z.B. beim Robotic Process Automation) in die BPM Software können Arbeitsabläufe automatisch ausgeführt werden. Das Entlastet Mitarbeiter von monotonen und zeitraubenden Aufgaben und gibt ihnen mehr Zeit für wertschöpfende Tätigkeiten. Die Software sorgt dafür, dass alle Workflows reibungslos und transparent ablaufen und automatisch dokumentiert werden. Dadurch können Unternehmen ihre Prozesse kontinuierlich verbessern und so ihre Effizienz steigern und Kosten sparen. Insgesamt unterstützt die BPM Software Unternehmen dabei, ihre Prozesse effizient und transparent zu gestalten und sich so im Wettbewerb erfolgreich zu positionieren.
Wo werden BPMS eingesetzt?
BPMS werden in den verschiedensten Branchen verwendet, sowohl bei mittelständischen Unternehmen als auch bei großen Konzernen. In den folgenden Branchen werden Business Process Management Suites am häufigsten eingesetzt:
- Fertigungs- und Produktionsindustrie: Sie nutzt BPMS, um ihre Prozesse zu automatisieren und effizienter zu gestalten.
- Gesundheitsbranche: Sie verwendet BPMS, um Prozesse zu rationalisieren, die Qualität der Pflege zu verbessern und Kosten zu senken.
- Banken- und Finanzdienstleistungsbranche: Sie setzt BPMS ein, um ihre Effizienz durch die Automatisierung manueller Prozesse zu steigern.
- Telekommunikationsbranche: Sie nutzt BPMS zur Automatisierung von Geschäftsprozessen in der Verwaltung von Kundendienstinteraktionen.
- Retail- und Konsumgüterbranche: Sie verwendet BPM-Tools, um die kontinuierlich steigenden Kundenerwartungen zu erfüllen und durch digitalisierte Prozesse Kosten zu sparen.
Wie unterstütz BPMS Robotic Process Automation (RPA)?
RPA steht für Robotic Process Automation und beschreibt eine Technologie, bei der wiederkehrende und regelbasierte Prozesse automatisiert werden. Dabei werden Software-Roboter eingesetzt, die bestimmte Aufgaben und Schritte in einem Prozess automatisch ausführen können. RPA eignet sich vor allem für Prozesse, die eine hohe Wiederholungsrate aufweisen und manuell ausgeführt werden müssen. Durch die Integration von RPA in die BPM Software können Unternehmen ihre Prozesse automatisieren und so ihre Effizienz steigern.
Die Automatisierung von Prozessen mittels RPA bringt zahlreiche Vorteile mit sich. Zum einen können Fehler minimiert werden, da die Software-Roboter immer nach den gleichen Regeln arbeiten und keine menschlichen Fehler machen. Zum anderen kann die Durchlaufzeit von Prozessen verkürzt werden, da die Software-Roboter deutlich schneller arbeiten als Menschen. Dadurch können Unternehmen ihre Prozesse effizienter gestalten und Kosten sparen.
Eine BPM-Software kann RPA auf verschiedene Weise unterstützen:
- Integration von RPA-Tools: Eine BPM-Software kann spezielle RPA-Tools integrieren, die es ermöglichen, bestimmte Aufgaben und Schritte in einem Prozess automatisch auszuführen. Dadurch kann die BPM-Software die Automatisierung von Prozessen erleichtern und beschleunigen.
- Workflow-Management: Eine BPM-Software kann Workflow-Management-Funktionen bereitstellen, mit denen Unternehmen ihre Prozesse gezielt planen, steuern und überwachen können. Dabei können auch RPA-Tools in Workflows integriert werden, um bestimmte Aufgaben automatisch auszuführen.
- Automatisierte Dokumentation: Eine BPM-Software kann die automatisierte Dokumentation von Prozessen und Workflows ermöglichen. Dadurch können Unternehmen jederzeit nachvollziehen, welche Schritte von Menschen und welche von Software-Robotern ausgeführt wurden.
Durch die Unterstützung von RPA durch eine BPM-Software können Unternehmen ihre Prozesse automatisieren und so ihre Effizienz steigern. Dabei können sie von den Vorteilen der RPA-Technologie profitieren, wie der Minimierung von Fehlern, der Verkürzung von Durchlaufzeiten und der Entlastung von Mitarbeitern von monotonen Aufgaben.
Was bietet die Business Process Management Suite X4 BPMS?
X4 BPMS umfasst alle Werkzeuge, um Geschäftsprozesse zu modellieren, technisch umzusetzen, direkt auszuführen und zu überwachen. Langlaufende Prozesse werden im BPM Designer grafisch modelliert und auf dem BPM Server zustandsabhängig ausgeführt. Die mit dem BPM Designer erstellten Geschäftsprozesse orchestrieren die vom Enterprise Service Bus bereitgestellten Services.
Prozesse modellieren mit X4 BPMS
Im BPM Designer lassen sich per Drag & Drop langlaufende zustandsbehaftete Prozesse im Notationsstandard BPMN 2.0 modellieren und mit technischen Prozessen verknüpfen. Geschäftsprozesse bilden die Brücke zwischen Fachlichkeit und Umsetzung. Sind alle technischen Prozesse verknüpft und Services auf dem integrierten ESB modelliert, lässt sich der Geschäftsprozess direkt testen und ausführen. Validieren Sie Ihre Geschäftsprozesse auf BPMN-Konformität, fehlerfreie Konfiguration und gegen individuelle Prüfregeln.
Stets aktuelle, interaktive Prozessdokumentation mit X4 BPMS
Eine systematische, zentral abrufbare und aktuelle Dokumentation der Geschäftsprozesse ermöglicht ein gemeinsames Verständnis von Abläufen. Sie ist zudem die perfekte Basis für ein systematisches Qualitätsmanagement gemäß dem prozessorientierten Ansatz der ISO 9001-Norm. Im X4 BPMS Control Center erhalten Sie Zugriff auf eine umfassende Prozessdokumentation. Diese zeigt stets den aktuellen Stand Ihrer Geschäftsprozesse an und enthält eine Referenz aller verknüpften technischen Prozesse.
Prozesslandschaften orchestrieren
Geschäftsprozesse, die über Abteilungs- und Organisationsgrenzen hinweg und entlang der Wertschöpfungskette definiert werden, bestehen häufig aus Teilprozessen unterschiedlichster Komplexität. Zur Orchestrierung von Teilprozessen lassen sich im X4 BPM Designer übergeordnete Geschäftsprozessmodelle oder Prozesslandkarten definieren, in denen sämtliche relevanten Bausteine verknüpft sind.
Mit Prozesslandkarten behalten Sie stets den Überblick über komplexe Prozesslandschaften und bilden verschiedenste Sichten auf die Prozesse ab – etwa für Fachabteilungen oder für die IT.
BPM Engine für automatisierte Geschäftsprozesse
Geschäftsprozesse, die über Abteilungs- und Organisationsgrenzen hinweg und entlang der Wertschöpfungskette definiert werden, bestehen häufig aus Teilprozessen unterschiedlichster Komplexität. Zur Orchestrierung von Teilprozessen lassen sich im X4 BPM Designer übergeordnete Geschäftsprozessmodelle oder Prozesslandkarten definieren, in denen sämtliche relevanten Bausteine verknüpft sind.
Mit Prozesslandkarten behalten Sie stets den Überblick über komplexe Prozesslandschaften und bilden verschiedenste Sichten auf die Prozesse ab – etwa für Fachabteilungen oder für die IT.
Regelbasiert Daten prüfen und verarbeiten mit Rules Engine
Mit dem Add-on zu X4 BPMS der Rules Engine lassen sich Geschäftsprozesse über frei definierbare Geschäftsregeln (Business Rules) steuern. Eingehende Datenströme oder Dokumente werden auf Konsistenz, Vollständigkeit, Grenzwert-Überschreitungen etc. geprüft.
Fachanwender können die Prüfergebnisse statistisch auswerten, Einzelfälle zum Clearing manuell aussteuern und hinterlegte Regeln bei Bedarf neu parametrieren. Die Regeln lassen sich hierfür einfach als Excel-Tabellen definieren und importieren.
Geschäftsprozesse überwachen
Die X4 BPMS von SoftProject stellt individuelle Dashboards mit Prozess-KPIs zur Verfügung, die in Echtzeit den aktuellen Ist-Zustand visualisieren. Mithilfe von Web-Apps lassen sich außerdem Oberflächen gestalten, über die die jeweiligen Fachbereiche mit dem Prozess interagieren und bei Bedarf steuernd eingreifen. Sie haben bereits Ihre Prozesse digitalisiert? Dann nutzen Sie doch die X4 BPMS zum Monitoring dieser digitalisierten Prozesse. Mit den gewonnenen Daten aus der Überwachung können Sie Ihre Prozesse weiter optimieren.
Wichtige Fachbegriffe rund um Business Process Management (BPM)
Geschäftsprozess
Eine Folge von Einzeltätigkeiten, die schrittweise ausgeführt werden, um ein geschäftliches oder betriebliches Ziel zu erreichen. Unterteilung in Kernprozesse, unterstützende Prozesse und Managementprozesse.
Business Process Management
(BPM, deutsch: Geschäftsprozessmanagement): Ein Ansatz, um die Geschäftsprozesse einer Organisation zielorientiert zu identifizieren, zu modellieren, auszuführen, zu überwachen und kontinuierlich zu verbessern. Dabei werden nicht nur technische Gesichtspunkte untersucht, sondern auch organisatorische und strategische Fragestellungen. Häufig wird eine professionelle Software zur Digitalisierung und Automatisierung von BPM-Aufgaben eingesetzt.
Prozessmodellierung
Die Erstellung eines visuellen Modells, das einen Geschäftsprozess darstellt, um ihn besser zu verstehen und zu optimieren. Dieses Modell kann verwendet werden, um potenzielle Engpässe oder ineffiziente Schritte im Prozess zu identifizieren und zu verbessern. Es kann auch als Kommunikationswerkzeug zwischen verschiedenen Teams oder Abteilungen dienen, um sicherzustellen, dass alle Beteiligten ein gemeinsames Verständnis des Prozesses haben.
Business Process Automation
Die Implementierung von automatisierten Schritten in einem Geschäftsprozess, um menschliche Fehler zu reduzieren und die Effizienz zu steigern. Durch die Automatisierung von Schritten, die normalerweise manuell durchgeführt werden, können Unternehmen Zeit und Ressourcen sparen. Automatisierung kann auch dazu beitragen, dass Prozesse schneller und konsistenter durchgeführt werden, was wiederum die Kundenzufriedenheit verbessert.
Process Monitoring
Die kontinuierliche Überwachung eines Geschäftsprozesses, um sicherzustellen, dass er effizient läuft und rechtzeitig Anpassungen vorgenommen werden können. Durch die Überwachung von Prozessen können Unternehmen frühzeitig auf Probleme reagieren und schnell Maßnahmen ergreifen, um diese zu beheben. Eine regelmäßige Überwachung kann auch dazu beitragen, dass Prozesse kontinuierlich verbessert werden, um sicherzustellen, dass sie den sich ändernden Anforderungen des Unternehmens gerecht werden.
Business Rules
Spezifische Geschäftsregeln, die in einem Prozess befolgt werden müssen, um sicherzustellen, dass er korrekt und konsistent ausgeführt wird. Geschäftsregeln können dazu beitragen, dass Prozesse standardisiert und automatisiert werden. Sie können auch dazu beitragen, dass Entscheidungen im Prozess konsistent und nachvollziehbar getroffen werden.
Ihr Start ins Business Process Management!
Diverse Studien belegen, dass im Schnitt 20 bis 30 Prozent der Produktivität durch schlechte oder ineffektive Prozesse verloren gehen. Wissen Sie, in welchen Ihrer Prozesse ungenutztes Potenzial steckt? Ein professionelles Prozessmonitoring mit SoftProject X4 BPMS hilft, Schwachstellen zu identifizieren und konkrete Maßnahmen abzuleiten.
Wir beraten und begleiten Sie gerne auf Ihrem Weg zur Prozessexzellenz!