Business Process Management Software (BPMS)

Der umfassende How-to-Guide

BPMS sind für digitale Unternehmen unverzichtbar. Wir erklären Ihnen was Business Process Management auszeichnet und wie sich BPM in Ihrem Unternehmen mit Hilfe einer Digitalisierungsplattform einfach durchsetzen kann.

Was ist BPMS?

BPMS ist die Abkürzung für Business Process Management Software oder Suite. BPMS unterstützt Unternehmen bei der kontinuierlichen Verbesserung von Geschäftsprozessen – angefangen bei der Konzeption über die Modellierung bis hin zur Ausführung und Automatisierung. Dieser Vorgang wird als Business Process Management (BPM) bezeichnet. Das Beratungsunternehmen Gartner hat zusätzlich noch den Begriff Intelligent Business Process Management Suite geprägt, die zusätzliche intelligente Funktionen wie Echtzeitanalysen und Monitoring beinhaltet.

BPMS als Geschäftsprozessmanagement-Suite ist eine Sammlung von Technologien, die folgendes umfassen können:

  • Process Mining: Tools für die Prozessanalyse, die über Soll-Ist-Abgleiche nicht nur Probleme identifizieren, sondern mittels Algorithmen auch das „warum“ beantworten und so das Prozesswissen erhöhen.
  • Prozess-Designer & Modellierer: In der Regel eine Software, in der mit der Business Process Model and Notation (BPMN) grafisch alle relevanten Geschäftsmodelle erfasst und modelliert werden können.
  • Prozess Engine: Eine Lösung, die im BPMN-Designer definierte Prozesse ausführt und automatisiert
  • Rules Engine: Eine Software, die allen Beteiligten Funktionen zur Automatisierung und zur Verwaltung von Geschäftsregeln zur Verfügung stellt.
  • Business Activity Monitoring: Tools zur Echtzeiterfassung kritischer Performance-Indikatoren. Das Ziel: Die Geschwindigkeit und Effektivität von Geschäftsfunktionen zu verbessern.

Welche Ziele verfolgt BPM?

Welche genauen Ziele das Geschäftsprozessmanagement verfolgt, hängt von den individuellen Unternehmenszielen ab. Das grundsätzliche Ziel von BPM bei Unternehmen ist es, die Geschäftsprozesse zu kennen, zu verstehen und diese auf die Bedürfnisse der unterschiedlichen Stakeholder abzustimmen. Um die Effektivität und Effizienz in einer Organisation zu verbessern, werden die aktuellen Prozesse analysiert, Ineffizienzen identifiziert und dann Änderungen vorgenommen, um sie besser zu machen.

Wo werden BPMS eingesetzt?

BPMS werden in den verschiedensten Branchen verwendet, sowohl bei mittelständischen Unternehmen als auch bei großen Konzernen. In den folgenden Branchen werden Business Process Management Suites am häufigsten eingesetzt:

  • Fertigungs- und Produktionsindustrie: Sie nutzt BPMS, um ihre Prozesse zu automatisieren und effizienter zu gestalten.
  • Gesundheitsbranche: Sie verwendet BPMS, um Prozesse zu rationalisieren, die Qualität der Pflege zu verbessern und Kosten zu senken.
  • Banken- und Finanzdienstleistungsbranche: Sie setzt BPMS ein, um ihre Effizienz durch die Automatisierung manueller Prozesse zu steigern.
  • Telekommunikationsbranche: Sie nutzt BPMS zur Automatisierung von Geschäftsprozessen in der Verwaltung von Kundendienstinteraktionen.
  • Retail- und Konsumgüterbranche: Sie verwendet BPM-Tools, um die kontinuierlich steigenden Kundenerwartungen zu erfüllen und durch digitalisierte Prozesse Kosten zu sparen.

Was bietet die Business Process Management Suite X4 BPMS?

X4 BPMS umfasst alle Werkzeuge, um Geschäftsprozesse zu modellieren, technisch umzusetzen, direkt auszuführen und zu überwachen. Langlaufende Prozesse werden im BPM Designer grafisch modelliert und auf dem BPM Server zustandsabhängig ausgeführt. Die mit dem BPM Designer erstellten Geschäftsprozesse orchestrieren die vom Enterprise Service Bus bereitgestellten Services.

Prozesse modellieren mit X4 BPMS

Im BPM Designer lassen sich per Drag & Drop langlaufende zustandsbehaftete Prozesse im Notationsstandard BPMN 2.0 modellieren und mit technischen Prozessen verknüpfen. Geschäftsprozesse bilden die Brücke zwischen Fachlichkeit und Umsetzung. Sind alle technischen Prozesse verknüpft und Services auf dem integrierten ESB modelliert, lässt sich der Geschäftsprozess direkt testen und ausführen. Validieren Sie Ihre Geschäftsprozesse auf BPMN-Konformität, fehlerfreie Konfiguration und gegen individuelle Prüfregeln.

Stets aktuelle, interaktive Prozessdokumentation mit X4 BPMS

Eine systematische, zentral abrufbare und aktuelle Dokumentation der Geschäftsprozesse ermöglicht ein gemeinsames Verständnis von Abläufen. Sie ist zudem die perfekte Basis für ein systematisches Qualitätsmanagement gemäß dem prozessorientierten Ansatz der ISO 9001-Norm. Im X4 BPMS Control Center erhalten Sie Zugriff auf eine umfassende Prozessdokumentation. Diese zeigt stets den aktuellen Stand Ihrer Geschäftsprozesse an und enthält eine Referenz aller verknüpften technischen Prozesse.

Prozesslandschaften orchestrieren

Geschäftsprozesse, die über Abteilungs- und Organisationsgrenzen hinweg und entlang der Wertschöpfungskette definiert werden, bestehen häufig aus Teilprozessen unterschiedlichster Komplexität. Zur Orchestrierung von Teilprozessen lassen sich im X4 BPM Designer übergeordnete Geschäftsprozessmodelle oder Prozesslandkarten definieren, in denen sämtliche relevanten Bausteine verknüpft sind.
Mit Prozesslandkarten behalten Sie stets den Überblick über komplexe Prozesslandschaften und bilden verschiedenste Sichten auf die Prozesse ab – etwa für Fachabteilungen oder für die IT.

BPM Engine für automatisierte Geschäftsprozesse

Geschäftsprozesse, die über Abteilungs- und Organisationsgrenzen hinweg und entlang der Wertschöpfungskette definiert werden, bestehen häufig aus Teilprozessen unterschiedlichster Komplexität. Zur Orchestrierung von Teilprozessen lassen sich im X4 BPM Designer übergeordnete Geschäftsprozessmodelle oder Prozesslandkarten definieren, in denen sämtliche relevanten Bausteine verknüpft sind.
Mit Prozesslandkarten behalten Sie stets den Überblick über komplexe Prozesslandschaften und bilden verschiedenste Sichten auf die Prozesse ab – etwa für Fachabteilungen oder für die IT.

Regelbasiert Daten prüfen und verarbeiten mit Rules Engine

Mit dem Add-on zu X4 BPMS der Rules Engine lassen sich Geschäftsprozesse über frei definierbare Geschäftsregeln (Business Rules) steuern. Eingehende Datenströme oder Dokumente werden auf Konsistenz, Vollständigkeit, Grenzwert-Überschreitungen etc. geprüft.

Fachanwender können die Prüfergebnisse statistisch auswerten, Einzelfälle zum Clearing manuell aussteuern und hinterlegte Regeln bei Bedarf neu parametrieren. Die Regeln lassen sich hierfür einfach als Excel-Tabellen definieren und importieren.

Geschäftsprozesse überwachen

Die X4 BPMS von SoftProject stellt individuelle Dashboards mit Prozess-KPIs zur Verfügung, die in Echtzeit den aktuellen Ist-Zustand visualisieren. Mithilfe von Web-Apps lassen sich außerdem Oberflächen gestalten, über die die jeweiligen Fachbereiche mit dem Prozess interagieren und bei Bedarf steuernd eingreifen. Sie haben bereits Ihre Prozesse digitalisiert? Dann nutzen Sie doch die X4 BPMS zum Monitoring dieser digitalisierten Prozesse. Mit den gewonnenen Daten aus der Überwachung können Sie Ihre Prozesse weiter optimieren.

Ihr Start ins Business Process Management!

Diverse Studien belegen, dass im Schnitt 20 bis 30 Prozent der Produktivität durch schlechte oder ineffektive Prozesse verloren gehen. Wissen Sie, in welchen Ihrer Prozesse ungenutztes Potenzial steckt? Ein professionelles Prozessmonitoring mit SoftProject X4 BPMS hilft, Schwachstellen zu identifizieren und konkrete Maßnahmen abzuleiten.

Wir beraten und begleiten Sie gerne auf Ihrem Weg zur Prozessexzellenz!