Prozessmonitoring: Geschäftsprozesse überwachen und auswerten

Process Monitoring bzw. Business Activity Monitoring macht die Prozesse über die Modellierung hinaus nicht nur sichtbar und standardisiert, sondern liefert wichtige Hinweise auf den Zustand, Engpässe und Störungen – passend zu den Anforderungen der jeweiligen Nutzer oder Fachabteilungen. Denn Prozessmanagement lässt sich mit Einführung eines Business Process Managements (BPM) nicht „abschließen“, sondern erfordert eine kontinuierliche Überwachung und Auswertung der laufenden Prozesse sowie die Ableitung sinnvoller Maßnahmen, um Problemen gegenzusteuern und Prozesse weiter zu optimieren.

Da die moderne Überwachung und Auswertung von Geschäftsprozessen datenbasiert und softwaregestützt erfolgt, liegt die Verantwortung für das Process Monitoring häufig in den IT-Abteilungen. Aber Prozessüberwachung beschränkt sich nicht auf IT-Prozesse, sondern ist ein ganzheitlicher, integrativer Ansatz, der alle geschäftskritischen Abläufe mit IT-Unterstützung darstellt, verwaltet, automatisiert, überwacht und analysiert – für alle Arten von Prozessen in allen Abteilungen, beispielsweise Bestellprozesse in der Beschaffung, Fakturierungsabläufe in der Buchhaltung, Produktionsprozesse in der Fertigung, Recruiting-Workflows in der Personalabteilung, Checkout-Prozesse im Online-Shop oder das Lead-Management im Vertrieb.

Unternehmen, die ihre Prozesse automatisiert überwachen und auswerten möchten, benötigen eine digitale, intelligente Softwarelösung. Ideal ist eine ganzheitliche Plattform, die alle Teilbereiche des Business Process Managements integriert, angefangen von der Datengewinnung über Prozessmodellierung bis hin zur Überwachung von Prozessen.

Wir zeigen Ihnen die Möglichkeiten und Vorteile einer solchen Lösung am Beispiel der X4 BPMS von SoftProject – einer Low-Code-Plattform, die Ihre Prozesslandschaft vollständig digitalisiert.

Je nach Größe und Branche Ihres Unternehmens müssen unterschiedliche Datenquellen zusammengeführt werden, beispielsweise aus ERP- und CRM-Systemen. Diese Aufgabe vereinfachen wir mit über 200 Adaptern, die vorhandene Systeme via Drag-and-drop verbinden – auch von Drittanbietern und für spezielle Anforderungen wie GIS (Geospatial Information Systems), GDV-Datensätze der Versicherungswirtschaft oder IoT (Internet of Things). Beispielsweise ermöglicht unser MQTT Adapter die Integration von Sensor- und Steuerungsdaten aus M2M-Fertigungsumgebungen in das Prozessmonitoring. Daten und Dokumente können zwischen verschiedensten Formaten und Protokollen konvertiert werden, sodass Ihr Prozessmonitoring eine gemeinsame „Sprache“ spricht. Datenmodelle werden mit dem gängigen Standard XSLT 2.0 transformiert und ein integrierter Debugger prüft alle Abläufe.

Mit der X4 BPMS lassen sich Geschäftsprozesse grafisch modellieren, indem Sie passende Prozessbausteine auswählen und per Drag-and-drop einfügen, konform zum Notationsstandard BPMN 2.0 und mit speziellen Prozessbibliotheken für unterschiedliche Branchen. Die Abläufe lassen sich direkt simulieren. Aufgaben für Prozessbeteiligte werden mit wenigen Klicks über „Human Task“-Aktivitätsbausteine festgelegt.

Die X4 BPMS von SoftProject stellt individuelle Dashboards mit Prozess-KPIs zur Verfügung, die in Echtzeit den aktuellen Ist-Zustand visualisieren. Mithilfe von Web-Apps lassen sich außerdem Oberflächen gestalten, über die die jeweiligen Fachbereiche mit dem Prozess interagieren und bei Bedarf steuernd eingreifen. Sie haben bereits ihre Prozesse digitalisiert? Dann nutzen Sie doch die Process Monitor App zur Überwachung Ihrer digitalisierten Prozesse und rüsten Sie somit nach. Mit den gewonnenen Daten aus der Überwachung können Sie Ihren Prozess weiter optimieren.

Viele gängige Ansätze zur Effizienzsteigerung sind in Unternehmen ausgereizt, gleichzeitig werden Abläufe in Unternehmen komplexer und die Veränderung der Rahmenbedingungen dynamischer („VUCA“). Deshalb benötigen Geschäftsprozesse – egal, wie gut sie modelliert wurden – eine kontinuierliche Überprüfung und Optimierung. Prozessmanagement ist ein iterativer Zyklus.

Die Ziele des Prozessmonitorings und der daraus abgeleiteten Prozessoptimierung können von Unternehmen zu Unternehmen sehr unterschiedlich sein. Grundsätzliche übergeordnete Ziele sind die Senkung von Kosten, die Minimierung von Prozesszeiten/Durchlaufzeiten, die Erhöhung der Qualität, die Steigerung der Produktivität oder ein verbesserter Ressourceneinsatz.

Prozessmonitoring (Business Process Monitoring) ist ein wichtiger Teilbereich des Prozessmanagements und umfasst die Messung und Auswertung von Prozessdaten, mit dem Ziel Abweichungen zeitnah zu erkennen, Gründe für die Abweichung zu identifizieren und bei Bedarf steuernd einzugreifen.

Prozesse können nur gesteuert und optimiert werden, wenn die Prozess-Performance messbar ist. Das Prozessmonitoring ordnet deshalb den Prozessen möglichst einfach zu ermittelnde Kennzahlen zu, die die Leistung in Bezug auf das Prozessziel quantifizierbar machen (SOLL-IST-Abgleich).

Bei der Überwachung und Auswertung von Geschäftsprozessen werden Abläufe definiert, die bei bestimmten Prozessereignissen ausgelöst werden, beispielsweise die automatisierte Information des Prozessverantwortlichen beim Überschreiten eines Schwellenwerts einer zugeordneten Prozesskennzahl.

Ein Prozess ist ein gerichteter Ablauf, der aus einer Reihe von Aktivitäten besteht, die untereinander in Verbindung stehen und einen Input (z. B. Material, Arbeit, Informationen, Kapital) durch einen Transformationsprozess in einen definierten Output (z. B. Produkte, Services, Umsatz) umwandeln. Häufig werden die Begriffe Ablauf und Prozess synonym verwendet, jedoch geht das Prozessverständnis über die Beschreibung eines Ablaufs hinaus.