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BiPRO-Normen

Was ist BiPRO und wie setze ich Schnittstellen um?

Referent Marcel Keller

Marcel Keller, Sales Manager Insurance Solutions

… studierte Wirtschaftsinformatik mit Schwerpunkt Sales and Consulting und blickt auf rund zehn Jahre Berufserfahrung in der Automatisierungs- und der Versicherungsbranche zurück. Durch die Arbeit als Technical Consultant und Project Manager bringt er große Expertise in der technischen Umsetzung und Leitung unterschiedlichster Kundenprojekte mit. Heute ist er als BiPRO Promoter Hauptansprechpartner in Sachen BiPRO und berät unsere Versicherungskunden und Vertriebspartner als Sales Manager.

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Unternehmensübergreifende elektronische Geschäftsprozesse automatisieren und mit Standards die Zusammenarbeit zwischen Versicherern und Vertriebspartnern optimieren – das ist das Ziel des Brancheninstituts für Prozess-Optimierung mit Sitz in Düsseldorf (BiPRO e. V.). Handlungsempfehlungen sind in der Branche dringend erforderlich, denn noch immer blicken zahlreiche Unternehmen auf veraltete, über Jahre gewachsene IT-Landschaften. Eine umfassende Lösung bietet die Low-Code-Digitalisierungsplattform X4 BPMS, mit der Unternehmen ihre gesamte IT-Landschaft optimieren und einfach und schnell alle BiPRO-Normen umsetzen können. Wie das funktioniert? Das lesen Sie hier.

Überholte Standards, inkompatible Formate, proprietäre und konzerneigene Insellösungen sind ein No-Go in Zeiten der Digitalisierung, in denen ein flexibler Informationsaustausch, eine hohe Verarbeitungsgeschwindigkeit und einwandfreie Datenqualität erwartet werden. Abhilfe schafft die Digitalisierungsplattform X4 BPMS, indem sie unternehmensbezogene Abläufe, Daten und Dokumente sowie Digitalisierungsphasen intelligent miteinander vernetzt und so die Prozesseffizienz und -qualität erhöht. Gleichzeitig werden Aufwände reduziert, Investitionen in die eigene Infrastruktur gesenkt und die Produktivität im gesamten Unternehmen erhöht. Mit der X4 BPMS lassen sich alle Digitalisierungsvorhaben mit nur einer Plattform lösen – wie beispielsweise BiPRO-Services bereitzustellen.

Was sind BiPRO-Normen?

BiPRO-Normen beschreiben den technischen und fachlichen Datenaustausch zwischen Versicherern und deren Vertriebspartnern. Wie sollten Risikodaten effizient ausgetauscht oder einheitlich auf Angebotseingänge reagiert werden? Wie sollten internetbasierte Schadenmeldungsprozesse ablaufen? Wie Vertrags- und Kundendaten automatisiert und einheitlich geändert werden? Fragen wie diese stellen sich die Vereinsmitglieder – darunter Versicherer, Vermittler und technische Dienstleister der Assekuranz – und beschreiben, wie Datenstrukturen und IT-Schnittstellen aussehen sollen, damit Prozesse reibungslos funktionieren.

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In die Branchennormen fließen die Bedürfnisse aller Prozessbeteiligten disziplinübergreifend ein.

Der disziplinübergreifende Zusammenschluss stellt sicher, dass die Bedürfnisse aller Prozessbeteiligten in die Branchennormen einfließen. Alle ziehen an einem Strang, wenn es darum geht, papiergetriebene, manuelle und durch Medienbrüche geprägte Abläufe zu beseitigen und so Kosten und Ressourcen zu sparen. Jedes Mitglied kann Ideen für neue Normen vorschlagen. Bis zur Veröffentlichung liegen aufgrund von strengen Praxistauglichkeitsprüfungen in der Regel zwei bis drei Jahre. Die freigegebenen Normen stehen den BiPRO-Mitgliedern zur freien Verfügung und Nutzung bereit.

Wie sind die BiPRO-Normen aufgebaut?

Der Verein entwickelt oder vertreibt selbst übrigens keine Software. Die Versicherer und Vertriebspartner müssen also eigenständig für die Implementierung und Umsetzung der Normen in ihren Softwarelösungen sorgen. Dafür stehen Interessenten jedoch spezialisierte IT-Dienstleister zur Seite, die als aktive BiPRO-Mitglieder die technischen und fachlichen Anforderungen genauestens kennen. Ohne externe Hilfe das Thema BiPRO anzugehen, empfiehlt sich nur bedingt, da es für Einsteiger zunächst komplex und unübersichtlich erscheint: Die Norm 100 beschreibt etwa die Schritte von einer Prozessoptimierungsidee bis hin zur freigegebenen, allgemeingültigen Norm, während die Normen 200 ff. die technischen Grundlagen definieren, über die ein Unternehmen verfügen muss, das mit BiPRO-Normen arbeiten möchte. Die Normen 300 ff. wiederum beschreiben die fachlichen Anforderungen.

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Ohne externe Hilfe ist das Thema BiPRO für Einsteiger zunächst komplex und unübersichtlich.

Auf diesen allgemeingültigen Normen basieren weitere BiPRO-Normen, die sich in der Regel auf Spartenspezifika und deren Prozesse beziehen – wie konkrete Abläufe einer bestimmten Versicherungssparte oder auch der generelle Datenaustausch zwischen Versicherer und Vertriebspartner.

Nutzen Sie BiPRO-Normen strategisch

BiPRO-Normen 430 und 500 umsetzen

Versicherer und Vertriebspartner können nicht nur einzelne, sondern auch gleichzeitig mehrere BiPRO-Normen implementieren und umsetzen. Gegenüber einer alleinigen Anwendung erhöht sich dadurch der Automatisierungsgrad entscheidend. Eine beliebte Kombination ist die Norm 430 mit der Normenreihe 500. Letztere beschreibt automatisierte Änderungen von Bestandsdaten und -dokumenten sowie von Verträgen, beispielsweise in Hinblick auf Rechts- und Datenschutzkonformität (501) oder die Anpassungen von Zahlungsweisen (502). Da Versicherer und Vertriebspartner durch die Verknüpfung der beiden Normen zum einen Dokumente und Daten nach standardisierten Abläufen austauschen (430er-Norm) und zum anderen mit aktuellen, vollständigen und automatisch überprüften Bestandsdaten (500er-Norm) arbeiten, führt die vereinte Nutzung zu einem Effizienzgewinn und einer drastisch verbesserten Datenqualität.

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Der parallele Einsatz mehrerer Normen steigert die Effizienz und verbessert die Datenqualität drastisch.

BiPRO-Normen 420 und 430 kombinieren

Eine weitere Kombination stellen die Normen der 420er-Reihe in Verbindung mit der eben genannten Norm 430 dar. Die TAA-Normen ermöglichen den Versicherungsvertrieben, schnell Versicherungsbeiträge als Vergleichsbasis für interessierte Versicherungskunden zu berechnen. Des Weiteren können detaillierte Angebote und Anträge samt Vertragsdokument abgerufen und unterschrieben eingereicht werden. Werden die eingereichten Versicherungsanträge zeitverzögert policiert und akzeptiert, kann die Police über die BiPRO-Norm 430 asynchron an den Versicherungsvertrieb zurückgemeldet werden. Festzuhalten bleibt: Umso mehr Bereiche und Prozesse Unternehmen standardisieren, desto einfacher lassen sich diese mappen, kombinieren, automatisieren und sogar strategisch nutzen.

Machen Sie den ersten Schritt

BiPRO-Normen lassen sich nicht von einem auf den anderen Tag implementieren oder umsetzen. Zunächst einmal müssen die fachlichen und technischen Anforderungen ermittelt werden, etwa Schnittstellen zwischen bestehenden und neuen Systemen. Denn nur die Integration aller beteiligten Anwendungen garantiert einen ungehinderten Im- und Export von Daten und macht einen automatisierten Geschäftsprozess möglich.

Eine ebenso wichtige und nicht zu vernachlässigende Aufgabe ist die Abstimmung mit den anzubindenden Versicherungsvertrieben. Dabei geht es darum, welche BiPRO-Normen nicht nur dem Versicherer, sondern auch den Versicherungsvertrieben den größten Mehrwert und strategischen Vorteil bringen. Bei den fachlichen Grundlagen ist es entscheidend, dass die Unternehmen ihre Mitarbeiter, die aktiv an der Umsetzung der BiPRO-Normen beteiligt sind, insbesondere in der Anfangsphase schulen und auf dem neuesten Stand halten – sei es intern oder extern, durch Webinare oder durch Präsenzseminare.

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Identifizieren Sie mit einem Proof of Concept alle relevanten Systeme und Schnittstellen.

Für eine BiPRO-Erstumsetzung empfiehlt es sich, in einem gemeinsamen Proof of Concept einen beispielhaften Use Case im Rahmen einer BiPRO-Norm umzusetzen. Hierbei wird eine vollständige BiPRO-Implementierung mit Back-End-Integration als Volldurchstich – auf Wunsch gerne gemeinsam – umgesetzt. Während dieser Phase können die Projektbeteiligten sowohl BiPRO als auch die dahinterliegende X4 BPMS-Technologien kennenlernen. Selbst bei Bestandskunden werden vor einer Projektumsetzung Vorstudien durchgeführt, um alle relevanten Systeme und Schnittstellen zu identifizieren und etwaige Risiken frühzeitig zu erkennen. Damit sind alle erforderlichen Informationen für eine erfolgreiche Umsetzung vorhanden, bevor das Projekt startet.

Entscheidend ist eine ganzheitliche BiPRO-Betrachtung

Die Einführung und Umsetzung von BiPRO-Normen sind nicht zu unterschätzen. Das liegt meistens an einer großen Anzahl an Geschäftsprozessen und Host-Systemen und verschiedenen fachlichen und technischen Anforderungen. Datenbanken, Dokumentensysteme oder -formate müssen zusammengeführt und vereinheitlicht werden. Trifft etwa der klassische Papierweg mit manuell ausgefüllten Formularen und Fotokopien auf digitale Transfers über E-Mail, Portale oder das Extranet, lässt sich ein automatisierter Prozess mit einer nicht standardisierten Lösung nur mit großem Zeit- und Kostenaufwand modellieren. Damit BiPRO-Normen effizient eingeführt und genutzt werden können, ist eine ganzheitliche Betrachtung nötig. Diese sollte sich in der einzusetzenden Lösung widerspiegeln.

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Mit individuellen Insellösungen geraten Unternehmen schnell in teure Patchwork-Landschaften.

Empfehlenswert ist eine Plattform, die flexibel genug ist, um mit ihren Werkzeugen sämtliche BiPRO-Normen und Technologien (RClassic oder RNext) aus einer Hand erfolgreich umzusetzen – und dabei alle Anforderungen und Regularien berücksichtigt, etwa hinsichtlich des Datenschutzes. Mit einer solchen Plattform, die alle Normen und Technologien erfüllt, kann ein Unternehmen beliebig skalieren und jederzeit zusätzliche Prozesse BiPRO-konform umsetzen. Mit individuellen Insellösungen hingegen geraten Unternehmen schnell in eine kostenintensive und fehleranfällige digitale „Patchwork“-Landschaft mit isolierten Informationssilos und produktivitätshemmenden Medienbrüchen hinein – also genau in das Szenario, das die BiPRO-Standards vermeiden sollen.

Lösung: Eine einzige Plattform für alle BiPRO-Normen

Erfahrungsgemäß sind die Systeme bei der technischen Anbindung nicht sofort kompatibel. Die Folge sind zeit- und kostenaufwändige Konfigurationsänderungen oder fehleranfällige Upgrades. Eine homogene, automatisierungsfähige Landschaft erreichen Unternehmen mit einer Plattform, die über ein möglichst großes Repertoire an Adaptern zu sämtlichen IT-Prozess-Schnittstellen verfügt und sich zudem mit geringem Entwicklungsaufwand betreiben lässt. Ein Beispiel einer solchen Plattform ist der X4 BiPRO Server. Der X4 BiPRO Server bildet die Basis für die Implementierung und den Betrieb jeglicher BiPRO-Normen sowohl für Versicherer als auch für Vertriebspartner.

Wie bereits erwähnt ist eine professionelle Umsetzung von BiPRO-Normen ohne Unterstützung von Experten kaum zielführend. Alleingänge von Unternehmen in der Vergangenheit zeigen, dass Bemühungen auf eigene Faust kaum Erfolge liefern. Die Gründe liegen auf der Hand: immer komplexere IT-Strukturen, rasante Entwicklungszyklen und fehlende Fachkenntnisse machen ein Schritthalten am Puls der Zeit praktisch unmöglich. Versicherer und deren Vertriebspartner sollten daher bei den ersten BiPRO-Implementierungen und -Umsetzungen erfahrene BiPRO-Prozessberater einbeziehen. Diese kennen bereits eine Vielzahl von IT-Landschaften und können Konsequenzen und Auswirkungen verschiedener Szenarien einschätzen und beurteilen, welche Maßnahmen für eine optimale Implementierung und Umsetzung der BiPRO-Normen notwendig sind. Gleichzeitig können zukünftige BiPRO-Umsetzungen durch ein gezieltes Trainingsprogramm in Eigenregie erfolgen. Falls ein Unternehmen kein eigenes BiPRO-Know-how aufbauen möchte, sind entsprechende Cloudservices zu empfehlen.


Fazit

Unternehmen, die BiPRO-Normen implementieren und anwenden, reduzieren entscheidend Arbeitsaufwand und Komplexität und minimieren Risiken und Fehler. Sie sparen dadurch mittel- und langfristig Kosten und Ressourcen. Empfehlenswert ist eine vollständige Software-Plattform, die BiPRO-Normen aus einer Hand umsetzt – kombiniert mit der Unterstützung von erfahrenen IT-Experten mit entsprechendem fachlichen und technischen BiPRO-Know-how. Wenn Unternehmen diese Ratschläge berücksichtigen, erhöhen sie die Qualität ihrer Prozesse und beschleunigen die digitale Transformation erheblich.