Electonic Data Interchange (EDI) Schnittstellen einfach umsetzen

Der umfassende How-to-Guide

Mit den EDI-Lösungen von SoftProject steuern Sie die unternehmensübergreifende Kommunikation, den elektronischen Datenaustausch und integrieren einfach Ihre bestehenden EDV-Systeme flexibel in die EDI Infrastruktur.

Was ist EDI?

Electronic Data Interchange (EDI) steht für den elektronischen Datenaustausch von Geschäftsdokumenten, wie beispielsweise Rechnungen, Bestellungen oder Lieferscheinen. Das Zusammenspiel von elektronischen Prozessen, Austauschprotokollen und internationalen Standards ermöglicht den einfachen und sicheren Austausch der Daten zwischen den Geschäftspartnern. Der große Vorteil dabei: Ein manueller Eingriff ist nicht mehr notwendig. EDI wandelt die Geschäftsdokumente in strukturierte Daten um und automatisiert den Nachrichtenaustausch. Das bedeutet mehr Effizienz,  weniger Fehleranfälligkeit für Kommunikation und ist eine wichtiger Schritt für die Digitalisierung von Unternehmen.

Wie funktioniert EDI und wo wird EDI bei Unternehmen eingesetzt?

Der Nachrichtenaustausch zwischen Unternehmen erfolgt auf Basis von internationalen Standards, wie z.B. UN/EDIFACT oder auch SMTP für Mails. Bis Ihre Nachricht den betreffenden Geschäftspartner erreicht, muss sie verschiedene Stufen durchlaufen, um in den jeweiligen Standard konvertiert zu werden:

  • Konnektivität: Die Nachricht wird von Ihrem System entgegengenommen.
  • Konvertierung: Ihre Nachricht wird in den jeweiligen Nachrichtenstandard überführt.
  • Kommunikation: Ihre Nachricht wird im neuen Standard an Ihre Geschäftspartner versendet.

Sobald Ihr Partner Ihre Nachricht erhält, werden die Schritte in umgekehrter Reihenfolge durchlaufen:

  • Kommunikation: Ihre Nachricht wird im Nachrichtenstandard empfangen.
  • Konvertierung: Ihre Nachricht wird in das interne Format Ihres Partners konvertiert.
  • Konnektivität: Ihr Geschäftspartner erhält Ihre Nachricht im ERP-System.

Diese Funktion erleichtert die elektronische Kommunikation deutlich und hilft, die Zusammenarbeit zwischen Unternehmen oder Institutionen zu vereinfachen.

Auswahl der passenden EDI-Lösung

Es gibt eine Vielzahl von Möglichkeiten EDI in Unternehmen umzusetzen, beispielsweise die einzelnen Schnittstellen eigenständig programmieren, auf Digitalisierungsplattformen setzen oder externe EDI-Services von Dienstleistern einbinden. Diese Lösungen können On-Premise, in der Cloud oder als Web-Anbindung zur Verfügung stehen.
Welche Lösung optimal für Ihr Unternehmen ist, hängt nicht nur von der Größe Ihres Unternehmens sondern auch von der Art der Nutzung ab. Hierzu sollten Sie sich unter anderem folgende grundlegende Fragen stellen:

  • Wofür wird eine EDI-Lösung eingeführt?
  • Benötigen wir eine 24/7 Erreichbarkeit?
  • Ist unser Unternehmen mit den notwendigen Personalressourcen aufgestellt?
  • Dürfen wir Daten nach außen geben?
  • Wie viele Partner und Prozesse sind anzubinden? / Wie tief soll EDI integriert werden?
  • An welchen Standorten und / oder Ländern soll die EDI-Anbindung erfolgen?
  • Welche EDI-Anbindung kommt kostentechnisch für mein Unternehmen in Frage?

Für größere Unternehmen oder Unternehmen mit mehreren Standorten, die eine dauerhafte Anbindung an ein EDI-Tool und verschiedene Schnittstellen benötigen sowie über die notwendigen Projekt-Kenntnisse verfügen, empfiehlt sich eine umfassende flexible On Premise Lösung. Hierbei erwirbt das Unternehmen eine EDI-Software, die im eigenen Rechenzentrum betrieben wird. Folglich sind Sie auch für die Betreuung verantwortlich. Es besteht jedoch auch die Möglichkeit, mit der Betreuung einen Hosting Partner zu beauftragen. Der große Vorteil von EDI im Eigenbetrieb ist die Unabhängigkeit von externen Partnern sowie ein zuverlässiger Datenschutz.

Mittelständischen Unternehmen, die beispielsweise Personalengpässe haben, eine Vielzahl an neuen Anbindungen umsetzen müssen oder für die eine On-Premise Lösung mit steigenden Betriebsanforderungen als zu große Herausforderung erscheint, bietet sich ein EDI-Service in der Cloud an. Die Vorteile der Cloud Services beinhalten:

  • Einen flexiblen, unkomplizierten Zugriff
  • Standardisierte Schnittstellen
  • Unterstützung von Digitalisierungsstrategien
  • Möglichkeit schnell zu handeln
  • Buchung im Self-Service möglich

Für kleine und mittelständische Unternehmen (KMU) gibt es die Variante, EDI-Nachrichten via Webbrowser über das Internet zu empfangen und zu versenden.

Wie EDI implementieren?

Um EDI erfolgreich zu implementieren, gibt es drei Grundvoraussetzungen für Unternehmen:

  • Das EDI-Projekt besitzt die Unterstützung des Managements
  • Alle Phasen im Projektmanagement sind detailliert geplant
  • Projektziele sind klar definiert.

Das Management spielt bei der Implementierung Ihres EDI-Projektes eine Schlüsselrolle. Sind Berichtswege und Entscheidungsverantwortliche klar festgelegt und ist die interne Unternehmenskommunikation über das Vorhaben positiv, wird das neue System leichter von den Mitarbeitern akzeptiert. Hinzu kommt, dass eine gezielte Kommunikation sowie exakt geplante Abläufe entscheidend für die erfolgreiche EDI-Einführung sind.
Ihr Projekt sollte für alle Phasen der EDI-Implementierung die notwendigen Ressourcen zur Verfügung haben, insbesondere IT-Schulungen helfen, Ihr Projekt erfolgreich zu starten. Eine klare Aufgabenzuweisung, kurze Entscheidungswege sowie die enge Zusammenarbeit mit dem EDI-Anbieter verhelfen zu einer reibungslosen Einführung Ihres neuen EDI-Systems.
Letztlich ist eine präzise Zielsetzung der entscheidende Faktor der Implementierung. Ein Ziel, das erreichbar, messbar, prüfbar, lösungsneutral, terminiert und widerspruchsfrei ist, hilft während des gesamten Ablaufes, Ihre Zielerreichung zu messen und ihr Ziel zu erreichen.

Die konkrete Implementierung besteht aus der EDI-Konzeptphase, der EDI-Testphase sowie der Live-Schaltung der EDI-Lösung.

1. EDI-Konzeptphase
  • Diese Phase findet vor der Installation statt, Parameter werden getestet.
  • Daten, unter anderem Kundenstammdaten, werden getestet.
  • Testszenarien werden erstellt.
  • Sie können die Funktionen der Software und Dienste testen und nachvollziehen.
2. EDI-Testphase
  • Eine intensive Prüfung der Testpläne und Referenzdaten mit dem angeschlossenen Handelspartner.
  • Iterative Prozesse ermitteln, welche Korrekturen bezüglich Ihrer Lösung notwendig sind.
3. Inbetriebnahme und Live-Schaltung
  • Nach erfolgreicher Testphase kann Ihre EDI-Lösung live geschaltet und in Betrieb genommen werden.
  • Ergänzende Schulungen empfehlen sich, um Anwendungsproblemen entgegenzusteuern.

Beispiel: EDI umsetzen mit X4 BPMS

Mit der Business Process Management Software X4 BPMS können Sie sowohl EDI-Schnittstellen Low Code als On Premise Lösung in Ihrem Unternehmen umsetzen als auch auf verschiedenste EDI-Services aus der Cloud setzen. Mit Hilfe der X4-Technologie werden Geschäftsprozesse automatisiert und IT-Systeme integriert. Über flexibel erstellte X4 Web Apps können als WebEDI Partner angebunden werden, wie z.B. Makler über ein Maklerportal. Das führt zu automatisierten, fehlerfreien Geschäftsprozessen, zu einem flexiblen elektronischen Datenaustausch, verbessert die Datensicherheit und -qualität und reduziert den manuellen Datenerfassungsaufwand.

EDI-Infrastruktur konfigurieren

Der X4 Designer wird zur Konfiguration von Teilnehmer-Netzwerken verwendet, die Nachrichten austauschen (z.B. ein Kunde mit verschiedenen Lieferanten). Dabei werden Nachrichtenkanäle für den Zugriff auf jeden Teilnehmer konfiguriert und definiert, ob und wie Nachrichten verarbeitet werden sollen, bevor diese versendet werden oder nachdem diese empfangen wurden.
Der X4 Designer ist die zentrale Komponente zur Konfiguration und Administration der EDI-Infrastruktur. Alle Partner, die am EDI-Netzwerk teilnehmen, können hier konfiguriert und verwaltet werden.

EDI Server: Ihre Nachrichtenzentrale

Der X4 Server ist die zentrale Stelle für die Nachrichten-Verarbeitung, die Nachrichten-Übermittlung und für die Erstellung von Antwort-Nachrichten. Alle gängigen Kommunikationsarten werden unterstützt. Der X4 Server baut eine Verbindung zu Datenbanken auf, um einen neuen Datensatz zu erstellen. Der X4 Server verarbeitet jede Nachricht, die anschließend entweder an ein Web Portal oder an das X4 Control Center weitergeleitet wird. Metadaten werden aus allen Nachrichten gesammelt und dienen als neutrales Kommunikationsprotokoll.

EDI Monitoring mit X4 Control Center

Mit dem X4 Control Center überwachen Sie alle versendeten Nachrichten. Visualisieren Sie einfach in Dashboards die Werte und Metadaten der Nachrichten-Historie. Jede Dashboard- oder Tabellenansicht kann auf eine Benutzergruppe beschränkt werden.
So interessieren sich System-Administratoren vielleicht für Antwortzeiten, Transferfehler, Nachrichten-Status etc., während der Fokus einer Geschäftsleitung eher auf der Verteilung der angenommenen beziehungsweise abgelehnten Aufträge durch den Lieferanten, der Bearbeitungszeit oder der Anzahl der unbeantworteten Aufträge usw. liegt.

Mit X4 BPMS in Geschäftsprozessen standardisiert kommunizieren

Verschiedene Kunden von SoftProject übertragen ihre Geschäftsprozesse mit Hilfe der Digitalisierungsplattform X4 BPMS für den elektronischen Daten- oder Dokumentenaustausch in den verschiedensten Branchen. Neben branchenspezifischen EDIFACT-Nachrichtentypen wie INVOIC, ORDERS, ZUGFeRD und DESADV werden auch die Kommunikationswege E-Mail, Webservice, FTP/SFTP, OFTP oder AS2 zum Datenaustausch eingesetzt. Hier setzen die Kunden auf digitale Signaturen und verschlüsselte Dokumente zur sicheren Übertragung sensibler Informationen. EDI-Nachrichtentypen unterstützen verschiedene Nachrichtentypen wie z.B. ORDERS, ORDRSP, DESADV, INVOIC, MSCONS, SCHEDL, ALOCAT, NOMINT, NOMRES. Auch die geläufigsten EDIFACT-Subsets wie das von der GS1 für die Konsumgüterindustrie entwickelte EANCOM-Subset werden unterstützt.

Ihr Start in erfolgreiche EDI-Projekte!

X4 BPMS unterstützt den gesicherten und standardisierten Datentransfer zwischen verschiedenen IT-Systemen und ist somit elementarer Bestandteil der übergreifenden Geschäftsprozesse, die die gesamte Datenverarbeitung und -verwaltung beschreiben. Über zahlreiche X4 Adapter lassen sich bestehende EDV-Systeme wie beispielsweise SAP, Oracle oder Microsoft einfach integrieren.

Wir beraten und begleiten Sie gerne auf ihrem Weg zur Digitalisierung!