Geschäftsprozesse digitalisieren und automatisieren

Der umfassende How-to-Guide

Die Digitalisierung betrifft viele Bereiche in Unternehmen. Eine Einsatzmöglichkeit ist die gezielte Digitalisierung von Prozessen. Dies eröffnet zusätzliche Optionen, wie etwa die Automatisierung von Workflows. Hierfür sind digitale Prozesse prädestiniert und es stehen speziell dafür konzipierte Softwarelösungen zur Verfügung. Aber wie gelingt die Prozessautomatisierung in der Praxis und wie gehen Unternehmen an solche Projekte heran?

Was ist Prozessautomatisierung?

Als Prozessautomatisierung wird die vollständige Umstellung von manuellen und repetitiven Arbeiten auf digitale Lösungen bezeichnet, die dann selbstständig ablaufen. Dafür erfolgt zunächst eine Analyse der Prozesse, zum Beispiel via Process Mining oder dem Prozessmonitoring.

Diesem Schritt schließt sich eine Bewertung des Prozesses an. Hierbei geht es darum, herauszufinden, welche Möglichkeiten es für die Digitalisierung und Automatisierung gibt. Ebenfalls wird bewertet, ob es sinnvoll ist, diesen Geschäftsprozess zu automatisieren. Es geht also darum, einzuschätzen, welche Vorteile die Prozessautomatisierung konkret bietet.

Welche Prozesse lassen sich gut automatisieren?

In jedem Unternehmen gibt es eine hohe Zahl an Geschäftsprozessen. Faktisch jeder Vorgang lässt sich analysieren und als Prozess kartografieren. Die Abläufe können grob in drei Kategorien eingeteilt werden: Administrations- und Unterstützungsprozesse, Kernprozesse sowie Führungs- oder Managementprozesse.

Oftmals geht die Automatisierung einher mit der Digitalisierung. Besonders einfach gelingt dies im Bereich der administrativen Abläufe. Das liegt daran, dass dies Vorgänge sind, die es in faktisch jedem Unternehmen gibt und die immer ähnlich ablaufen. Beispiele hierfür sind die Buchhaltung, die IT-Administration oder die Personalverwaltung. Für solche Abläufe gibt es fertige digitale Lösungen mit automatisierten Abläufen, die sich mit wenig Anpassung direkt integrieren lassen.

Zu den Kernprozessen gehören die Abläufe, die direkt mit dem Tagesgeschäft sowie den Leistungen des Unternehmens in Verbindung stehen. Es können also zum Teil sehr individuelle Abläufe sein, die speziell für den Betrieb entworfen oder angepasst sind. Somit ist es in diesem Bereich oft notwendig, über die individuelle Prozessmodellierung die Automatisierung von Geschäftsprozessen voranzutreiben.

Erfolgsfaktor Prozessautomatisierung: Die Vorteile der Automatisierung von Geschäftsprozessen

Über die Prozessautomatisierung gibt es die Chance, die Effizienz von internen und externen Abläufen im Unternehmen deutlich zu verbessern. Durch die Automatisierung laufen Arbeitsschritte schneller, oft sogar in Echtzeit, ab. Dabei skalieren die digitalen Lösungen problemlos mit dem Arbeitsaufwand und reduzieren Bearbeitungszeiten erheblich. Gerade dieser Punkt belastet den Betrieb oft, da in Zeiten einer hohen Auslastung die Bearbeitungszeit steigt.

Gleichzeitig sinkt der Aufwand an manueller Arbeitszeit, der in die täglichen Abläufe investiert werden muss. Dabei übernimmt die Automatisierung vor allem langweilige, repetitive und fehleranfällige Aufgaben, die bei Mitarbeitern unbeliebt sind.
Nicht nur unternehmensintern auch extern hat die Automatisierung von Geschäftsprozessen positive Auswirkungen: Viele der oben genannten Faktoren tragen zudem zur Verbesserung der Kundenzufriedenheit bei.

Anführungszeichen

Wer die Prozesse im Unternehmen nicht beherrscht, beherrscht das ganze Unternehmen nicht.“

W. Edwards Deming, Pionier des prozessorientierten Qualitätsmanagements

Mit welchen Tools gelingt die Prozessautomatisierung?

Für die eigentliche Automatisierung der Geschäftsprozesse gilt es, das jeweils passende Konzept für den betreffenden Ablauf zu finden. Dies muss nicht unbedingt eine spezifische Lösung für die Automatisierung sein, sondern eine Software, die zunächst die Workflows digitalisiert und dann Optionen für die Automatisierung mitbringt.

Ein gutes Beispiel für eine solche Digitalisierung findet sich bei den administrativen Abläufen. Viele Unternehmen haben in der jüngeren Vergangenheit das Konzept des papierlosen Büros umgesetzt. Einerseits sind hier Lösungen am Werk, die Dokumente digitalisieren. Andererseits arbeitet im Hintergrund auch eine Software, die diese digitalen Daten und Dokumente verwaltet und die Prozesse in allen Details erstellt. An diesem Punkt ist dann eine Automatisierung möglich. Beispielsweise im Bereich der Rechnungsverwaltung. Dies kann so weit gehen, dass die Software die Inhalte von eingehenden Rechnungen, egal ob digital oder auf dem Postweg, scannt und automatisch verbucht. Somit legt die Software die Datensätze in der Buchhaltung an, gleicht die Debitoren- und Kreditorenkonten aus oder erstellt sogar die Überweisungen. In der Regel kontrolliert ein Mitarbeiter dies nochmal manuell und gibt den Vorgang dann frei.

Auch im Bereich der Kernprozesse finden sich konkrete Lösungen, wie sich ganze Prozessketten automatisieren lassen. Hier sind häufig Softwareplattformen gefragt, mit denen sich der Prozessablauf modellieren lässt. Solche Software ist speziell für das Business Process Management (BPM) ausgelegt.

Die Herausforderung besteht hier darin, eine BPM Modellierungssoftware zu schaffen, mit denen sich diese komplexen Prozesse in den Fachabteilungen digitalisieren und automatisieren lassen. Hier ist einerseits das Fachwissen aus den Unternehmen erforderlich, andererseits aber auch die Fähigkeiten der Programmierer, die Abläufe digital darzustellen.

Für diesen Zweck gibt es BPM Modellierungssoftware wie X4 BPMS mit grafischer Benutzeroberfläche. Hierbei handelt es sich um eine Low-Code-Plattform, mit denen auch Personen ohne tiefe Programmierkenntnisse digitale Prozesse entwickeln. Dies erleichtert die Modellierung und Darstellung der Geschäftsprozesse, sodass die Fachabteilungen dies selbst übernehmen können. Auf dem Weg ist es zudem möglich, zielorientiert an das Thema Optimierung der Workflows heranzugehen.

Automatisierung von Geschäftsprozessen mit der X4 BPMS in der Praxis umsetzen

Bei der Digitalisierung und Automatisierung von Geschäftsprozessen gibt es noch eine weitere Herausforderung neben der Prozessmodellierung. Das ist die Integration der fertigen Lösungen in die bestehende Systemlandschaft. Die moderne IT-Umgebung besteht aus zahlreichen digitalen Lösungen. Für eine reibungslose Kommunikation zwischen internen und externen Anwendern als auch für automatische Abläufe müssen Schnittstellen vorhanden sein, die den Transport von Daten erlauben.

Dies löst der Enterprise Service Bus (ESB), der in X4 BPMS enthalten ist. Diese Middleware stellt über 200 Adapter bereit, um zentral Prozesse, IT-Systeme und Anwendungen miteinander zu verbinden. ESB schafft so die Grundlage, um neu entwickelte Prozesse problemlos in eine serviceorientierte Architektur (SOA) zu integrieren und diese nach dem Konzept DevOps zu entwickeln.

Im Kern laufen die modellierten Geschäftsprozesse auf dem X4 ESB Server, wo sie von der Process Engine verwaltet und ausgeführt werden. Über die Anbindungen im ESB gelingt die direkte Integration in die vorhandene IT-Systemlandschaft und somit die barrierefreie digitale Kommunikation. Somit ist es für Fachabteilungen problemlos möglich, eigene digitale Prozesse zu entwickeln, diese zunächst in der Modellierungssoftware zu simulieren und dann über ESB in den produktiven Arbeitsalltag zu integrieren.

Automatisierung von Geschäftsprozessen mit X4 BPMS

Automatisierte Prozesse kombinieren

Mit der zunehmenden Automatisierung von einfachen Teilabläufen und komplexen Prozessen wächst der Bedarf nach einer schlanken, einheitlichen Lösung, welche diese bereits automatisierten Prozesse miteinander kombiniert und Bottom-up in die Geschäftsprozesse integriert.

Zentral Geschäftsprozesse automatisieren

Mit der X4 BPMS werden Teilschrittprozesse zentral verbunden sowie interne und externe Anwendungen oder auch beispielsweise Einzelpersonen und Teams in den Unternehmensablauf integriert. Der Zugriff auf relevante Informationen und die Visualisierung ist über ein Partnerportal möglich.

Datensicherheit

Die Automatisierung von Geschäftsprozessen fördert den Datenaustausch zwischen verschiedenen Systemen und Anwendern – interne Systeme und sensible Daten müssen daher besonders vor unerlaubtem Zugriff geschützt werden, damit bei der Automatisierung keine größeren Schäden entstehen.

Sichere Prozesskommunikation

Sichern Sie Ihre externe Kommunikation durch die Erweiterung X4 Proxy zusätzlich ab, um sensible Daten zu schützen. So sichert X4 Proxy Ihre digitalen Prozesse:

  • Weiterleitung ausschließlich relevanter, regelbasierter Daten an interne Prozesse
  • Protokollierung des Datenaustausches
  • Datenanreicherung und tabellarische Auswertung von Verbindungsdaten
  • Abbruch der Verarbeitung bei Verletzung der zuvor festgelegten Prüfregeln

Digitalisierung von Geschäftsprozessen mit SoftProject

SoftProject digitalisiert Ihre Geschäftsprozesse und verbindet Menschen und Systeme, um Personal zu entlasten, Durchlaufzeiten zu verkürzen, Qualität zu standardisieren und Kosten zu reduzieren. Nutzen Sie unser Dienstleistungspaket als Basis, um Geschäftsprozesse in Ihrem Unternehmen eigenständig zu digitalisieren. Diese Leistung beinhaltet:

  • Einen Workshop, in dem erste Potentiale zur Digitalisierung bzw. Automatisierung aufgedeckt werden.
  • Ein Proof of Concept (PoC), welches die Machbarkeit des Vorhabens prüft und Risiken skizziert. Alle identifizierten Risiken werden analysiert und skizziert, wie diese zu kompensieren sind. Dann wird der sog. „Happy Path“ für einen Teilprozess dokumentiert und formal mittels Business Process Model and Notation (BPMN) modelliert.
  • Ein Umsetzungsprojekt, in dem der Teilprozess anhand von X4 BPMS zunächst modelliert und im Nachgang implementiert und getestet wird. Nach Freigabe erfolgt die Bereitstellung in Ihrem Unternehmen.

Wichtige Fachbegriffe rund um Prozessautomatisierung

Geschäftsprozess

Eine Folge von Einzeltätigkeiten, die schrittweise ausgeführt werden, um ein geschäftliches oder betriebliches Ziel zu erreichen. Unterteilung in Kernprozesse, unterstützende Prozesse und Managementprozesse.

Business Process Management

(BPM, deutsch: Geschäftsprozessmanagement): Ein Ansatz, um die Geschäftsprozesse einer Organisation zielorientiert zu identifizieren, zu modellieren, auszuführen, zu überwachen und kontinuierlich zu verbessern. Dabei werden nicht nur technische Gesichtspunkte untersucht, sondern auch organisatorische und strategische Fragestellungen. Häufig wird eine professionelle Software zur Digitalisierung und Automatisierung von BPM-Aufgaben eingesetzt.

Business Process Monitoring

(deutsch: Geschäftsprozessmonitoring GPM) Teilbereich des BPM, bei dem es darum geht, die Ausführung modellierter Prozesse automatisiert zu überwachen und potenzielle Abweichungen zu erkennen.

Business Activity Monitoring (BAM)

Echtzeiterfassung kritischer Performance-Indikatoren mit dem Ziel, die Geschwindigkeit und Effektivität von Geschäftsfunktionen zu verbessern – meist in Verbindung mit BI-Tools. Häufig als Synonym zu Business Process Monitoring verwendet.

Process Mining

Ob ERP- oder CRM-System: Ein Großteil der Geschäftsprozesse wird von IT-Systemen unterstützt, die riesige Datenmengen zur Prozessrealität sammeln. Process Mining nutzt diese digitalen Fußabdrücke für Prozessanalysen, die über Soll-Ist-Abgleiche nicht nur Probleme identifizieren, sondern mittels Algorithmen auch das „warum“ beantworten und so das Prozesswissen erhöhen.

Business-Prozess-Kennzahl

Konkrete Messwerte, die zur Prozesssteuerung genutzt werden. Für die Prozessüberwachung ist es wichtig, die richtigen Kennzahlen für das jeweilige Prozessziel auszuwählen (Zeit, Menge, Wert oder Qualität).

Vorteile der Prozessautomatisierung ausschöpfen

In der Prozessautomatisierung steckt ein enormes Potenzial. Einerseits geht es hier um Kostensenkungen im Bereich der administrativen Abläufe sowie bei den Kernprozessen. Andererseits gibt es auf dem Weg der Prozessmodellierung auch die Option, zielorientiert zu arbeiten und im gleichen Schritt die Prozesse neu sowie schlanker zu gestalten. Auch das aktiviert nochmals Möglichkeiten zur Verbesserung von internen Abläufen. Aus diesen Gründen ist die Prozessautomatisierung in einer inzwischen hoch technologisierten Welt eine der zentralen Herausforderungen und eröffnet gleichzeitig Chancen der Digitalisierung.