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Prozessmanagement top-down oder bottom-up?

Garantierte Wertschöpfung durch die Kombination von top-down und bottom-up

Referent Markus Scheurer

Markus Scheurer,Leiter SoftProject Academy

... ist studierter Berufspädagoge mit der Fachrichtung Technikdidaktik. Vor acht Jahren gründete er die SoftProject Academy, das hauseigene Kompetenzzentrum, die er bis heute leitet. Neben Präsenz- und Online-Trainings rund um die Digitalisierung von Geschäftsprozessen ist er auch als Consultant bei Kunden vor Ort im Einsatz.

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Effiziente digitale Geschäftsprozesse fallen nicht vom Himmel. Sie entstehen weder komplett top-down aus einer rein fachlichen Sicht noch bottom-up aus einer oft systemorientierten technischen Sicht. Erst wenn sich beide Sichten top-down bottom-up begegnen, beginnt die Wertschöpfung beim Business Process Management (BPM). Lesen Sie in dieser Beitragsreihe, wie Sie beide Herangehensweisen im gleichen Werkzeug abbilden und so Ihre Geschäftsprozesse zum Leben erwecken.

Inhaltsverzeichnis

Beim Business Process Management prallen erfahrungsgemäß zwei Welten aufeinander – die strategische Management-Sicht und die IT-Sicht zur Implementierung der Geschäftsprozesse. Beide verfolgen naturgemäß entgegengesetzte Vorgehensweisen, die im Folgenden kurz erläutert werden. Anschließend stellen wir Ihnen Werkzeuge vor, mit denen sich beide Vorgehensweisen optimal miteinander vereinen lassen.

Top-down – Geschäftsprozesse strategisch modellieren

Was ist Top-down?

Bei der Top-down-Vorgehensweise steht typischerweise ein strategischer Ansatz im Vordergrund, weshalb zumeist mit einem „Big Picture“ begonnen wird. Die wesentlichen Hauptprozesse werden dabei zunächst in einer Prozesslandkarte abgebildet und als Kernprozesse entlang der Wertschöpfungskette oder als Unterstützungsprozesse angeordnet.

Ausgehend von dieser rein deskriptiven und noch stark komplexitätsreduzierten Vogelperspektive wird dann schrittweise der Blick auf die darunter liegenden einzelnen Geschäftsprozesse geschärft. Daraus entstehen Prozessdiagramme, die zentrale fachliche und zeitliche Zusammenhänge abbilden.

Die anfangs rein fachliche Sicht fokussiert sich nun immer mehr auf eine detailliertere Darstellung der Teilprozesse, bis schließlich einzelne Prozessschritte und Aktivitäten identifiziert und schließlich standardisiert werden.

top down process management

Nach der Top-down-Methode entwickelte Prozesse weisen oft einen stark fachlichen Fokus und nur geringen Bezug zur IT auf. Spätestens, wenn die Geschäftsprozesse automatisiert werden sollen, ist aber eine systemorientierte Betrachtung erforderlich.

Bottom-up – Geschäftsprozesse lösungsorientiert automatisieren

Was ist Bottom-up?

Vom Ist-Zustand ausgehend werden bei der Bottom-up-Vorgehensweise zunächst die notwendigen Prozessschritte ermittelt, die erforderlich sind, um ein spezifisches Problem zu lösen. Dabei werden bestehende Prozesse und Services schrittweise optimiert – idealerweise verbunden mit der funktionalen Umsetzung von fachlichen Anforderungen in Form von ausführbaren (technischen) Prozessen.

Gemäß dem Bottom-up-Ansatz beginnt man also zumeist mit einer klar umrissenen Aufgabe und setzt diese in Prozessschritten einzeln um. Prozessschritte werden zu Teilprozessen gruppiert, bis man sich schließlich dem abstrahierten fachlichen Geschäftsprozess-Modell nähert.

bottom up process management

Die Herausforderung der Bottom-up-Herangehensweise ist, dass nach jeder gelösten Teilaufgabe anschließend das Prozessmodell und ggf. sogar die gesamte Prozessarchitektur zeitaufwändig (re)strukturiert werden muss, um die Geschäftsprozesse ganzheitlich betrachten zu können.

Top-down Bottom-up kombiniert?

In der Praxis können Top-down Bottom-up kaum voneinander getrennt verfolgt werden. Geschäftsprozesse werden zumeist gleichzeitig top-down und bottom-up verwaltet und optimiert. Voneinander isolierte fachliche und technische Sichten erhöhen zwar die Geschwindigkeit beim Geschäftsprozessmanagement, doch sie bergen auch ein gewisses Risiko, da keine ganzheitliche Betrachtung möglich ist. Zudem ist ein hoher Abstimmungsaufwand erforderlich, um messbare Erfolge mit BPM zu erzielen.

Effizientes und ganzheitlich betrachtetes Geschäftsprozessmanagement verbindet Management, Fachbereiche und IT, sodass die Unternehmensstrategie und die entsprechenden Geschäftsprozesse mit den technischen Prozessen in der IT in Verbindung gesetzt werden können. Dazu treffen sich die Stakeholder idealerweise in der Mitte zwischen top-down und bottom-up.

Damit fachliche Prozessdefinitionen einfach mit der Umsetzungsebene zusammengeführt werden können, ist eine einheitliche IT-Plattform erforderlich, die Werkzeuge für alle Ebenen des Geschäftsprozess-Managements bietet.

Top-down Bottom-up bpm business process management

Unsere Top-down Bottom-up Plattform für alle BPM-Ebenen

Mit unserer langjährigen Erfahrung bei der Automatisierung von Geschäftsprozessen haben wir mit der X4 BPMS eine Plattform entwickelt, mit der alle Ebenen des Business Process Managements effizient abgebildet werden können. Dass dabei beide Ansätze in einer BPM-Software unterstützt werden, macht diese Werkzeuge auf Basis unserer X4-Technologie einzigartig.

  • Bottom-up: Viele unserer Kunden suchen für ein bestimmtes IT-Integrationsthema eine skalierbare Lösung und finden diese in unserem X4 Enterprise Service Bus (ESB). Um diese flexibel erweiterbare Datendrehscheibe herum gruppieren sich weitere Integrationsprozesslösungen mit einer einfachen grafischen Umsetzung von technischen Prozessen, die auch für das Management interessant sind. Ergänzt um die entsprechenden Werkzeuge der X4 BPMS wie dem X4 Designer hat sich die X4-Technologie als strategische Plattform zum Business Process Management etabliert, mit der sich automatisierte Geschäftsprozesse, IT-Services, Human Workflows und voll vernetzte Informationssysteme in kürzester Zeit umsetzen und mit voller Prozesstransparenz sicher betreiben lassen.
  • Top-down: Auch der umgekehrte Weg ist für die X4 BPMS kein Problem. Top-down-Projekte beginnen typischerweise mit einem Workshop. Darin werden strategische Ziele und fachliche Zusammenhänge zunächst mit dem integrierten Process Landscape Designer und dann im BPMN Designer gemeinsam erfasst und direkt miteinander verknüpft. Gegebenenfalls werden zudem Geschäftsregeln abgebildet. Dieser Erfassungs- und Prozessoptimierungsphase folgt die Anbindung zu den relevanten IT-Systemen mit ebenfalls grafisch modellierten technischen Prozessen. Dies gelingt mit der X4 BPMS in kürzester Zeit dank der integrierten ESB-Plattform, die eine umfangreiche und leicht erweiterbare Schnittstellenbibliothek mitbringt – unsere X4-Adapter. Alle weiteren technischen Prozesse, Integrationen und bereitgestellten Services können anschließend entweder nach einer Schulung inhouse durch die eigenen IT-Experten oder durch unsere erfahrenen X4-Consultants umgesetzt werden.

Fazit

Erst wenn beim Prozessmanagement top-down und bottom-up kombiniert werden und konsequent alle Ebenen von der fachlichen Modellierung bis zur detaillierten technischen Umsetzung in einer einheitlichen Plattform wie der X4 BPMS abgebildet werden, lässt sich mit Business Process Management eine garantierte Wertschöpfung erreichen.

Anführungszeichen

Erst wenn beim Prozessmanagement top-down und bottom-up kombiniert werden, lässt sich mit Business Process Management eine garantierte Wertschöpfung erreichen.

Die X4 BPMS ermöglicht dieses Zusammenspiel auf einzigartige Weise mit einer durchgängigen Vernetzung von fachlicher und technischer Ebene mit komplett grafisch nutzbaren Modellierungswerkzeugen und der zugehörigen mächtigen BPM-Plattform zur Modellierung, Optimierung, Automatisierung, Implementierung, Überwachung und Steuerung aller Geschäftsprozesse.

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