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Prozessmanagement „Top-down“ oder „Bottom-up“?

Effiziente digitale Geschäftsprozesse fallen nicht vom Himmel. Sie entstehen weder komplett „top-down“ aus einer rein fachlichen Sicht, noch „bottom-up“ aus einer oft systemorientierten technischen Sicht. Erst wenn sich beide Sichten begegnen, beginnt die Wertschöpfung beim Business Process Management. Lesen Sie in diesem Beitrag, wie Sie beide Herangehensweisen im gleichen Werkzeug abbilden und so Ihre Geschäftsprozesse zum Leben erwecken.

Beim Business Process Management prallen erfahrungsgemäß zwei Welten aufeinander – die strategische Management-Sicht und die IT-Sicht zur Implementierung der Geschäftsprozesse. Beide haben naturgemäß unterschiedliche Blickwinkel und Vorgehensweisen, die im Folgenden kurz erläutert werden. Anschließend stellen wir Werkzeuge vor, mit denen sich beide Methoden optimal miteinander vereinen lassen.

Top-down – Geschäftsprozesse strategisch modellieren

Top-down von der Prozesslandschaft zum Geschäftsprozess

Bei der Top-down-Vorgehensweise steht typischerweise ein strategischer Ansatz im Vordergrund, weshalb zumeist mit einem „Big Picture“ begonnen wird. Die wesentlichen Hauptprozesse werden dabei zunächst in einer Prozesslandkarte abgebildet und als Kernprozesse entlang der Wertschöpfungskette oder als Unterstützungsprozesse angeordnet.

Ausgehend von dieser rein deskriptiven und noch stark komplexitätsreduzierten Vogelperspektive wird dann schrittweise der Blick auf die darunter liegenden Geschäftsprozesse geschärft. Daraus entstehen Prozessdiagramme, die zentrale fachliche und zeitliche Zusammenhänge abbilden.

Die anfangs rein fachliche Sicht fokussiert sich nun immer mehr auf eine detailliertere Darstellung der Teilprozesse, bis schließlich einzelne Prozessschritte und Aktivitäten identifiziert werden.

Nach der „Top-down“-Methode entwickelte Prozesse weisen oft einen starken fachlichen Fokus und nur geringen Bezug zur IT auf. Eine systemorientierte Betrachtung ist jedoch spätestens für die Automatisierung der modellierten Geschäftsprozesse erforderlich. 

Bottom-up – Geschäftsprozesse lösungsorientiert automatisieren

Bottom-up von der IT-Landschaft zum Geschäftsprozess

Vom Ist-Zustand ausgehend werden bei der „Bottom-up“-Vorgehensweise zunächst meist die notwendigen Prozess-Schritte ermittelt, die zur Lösung eines spezifischen Problems erforderlich sind. Dabei werden bestehende Prozesse und Services schrittweise optimiert – idealerweise verbunden mit der funktionalen Umsetzung von fachlichen Anforderungen in Form von ausführbaren (technischen) Prozessen.

Gemäß dem „Bottom-up“-Ansatz wird also zumeist mit einer klar umrissenen Aufgabe begonnen und diese in einzelnen Prozessschritten umgesetzt. Einzelschritte werden zu Teilprozessen gruppiert, bis man sich schließlich dem abstrahierten fachlichen Geschäftsprozessmodell nähert.

Die Herausforderung der „Bottom-up“-Herangehensweise ist, dass nach jeder gelösten Teilaufgabe anschließend das Prozessmodell und ggf. sogar die gesamte Prozessarchitektur zeitaufwändig (re)strukturiert werden muss, um die Geschäftsprozesse ganzheitlich betrachten zu können.

Top-down und Bottom-up kombiniert

In der Praxis können beide Ansätze kaum voneinander getrennt verfolgt werden. Geschäftsprozesse werden zumeist gleichzeitig top-down und bottom-up abgebildet und optimiert. Voneinander isolierte fachliche und technische Sichten erhöhen zwar die Geschwindigkeit bei der Definition von einzelnen Teilprozessen, doch sie bergen auch ein gewisses Risiko, da keine ganzheitliche Betrachtung möglich ist. Zudem ist ein hoher Abstimmungsaufwand erforderlich, um systematische Erfolge mit BPM zu erzielen.

Erschwerend kommt hinzu, dass für diese kombinierte Vorgehensweise oft unterschiedliche, voneinander entkoppelte Werkzeuge eingesetzt werden – im Management und in Fachabteilungen sind das beim Verfolgen des „Top-down“-Ansatzes zumeist BPMN-Diagramm-Editoren, wohingegen IT-Spezialisten auf komplexe Automatisierungssysteme setzen, die Regeldefinitionen bis hin zur kompletten Automatisierung von Geschäftsprozessen ermöglichen. 

Effizientes und ganzheitlich betrachtetes Geschäftsprozess-Management verbindet Management, Fachbereiche und IT, sodass die Unternehmensstrategie und die entsprechenden Geschäftsprozesse nahtlos mit den technischen Prozessen in der IT ineinander greifen. Dazu treffen sich die Stakeholder idealerweise in der Mitte zwischen „Top-down“ und „Bottom-up“.

Damit fachliche Prozessdefinitionen einfach mit der technischen Umsetzung zusammengeführt werden können, ist eine einheitliche IT-Plattform erforderlich, die Werkzeuge für alle Ebenen des Geschäftsprozess-Managements bietet.

Top-down und Bottom-up kombiniert mit der X4 BPM Suite
Top-down und Bottom-up kombiniert mit der X4 BPM Suite

Unsere X4-Plattform für alle BPM-Ebenen

Mit unserer langjährigen Erfahrung bei der Automatisierung von Geschäftsprozessen haben wir die X4 BPM Suite entwickelt – eine Plattform, mit der alle Ebenen des Business Process Managements effizient abgebildet werden können. Dass beide Ansätze in einer Business Process Management Software (BPMS) unterstützt werden, macht diese Werkzeuge auf Basis unserer X4-Technologie einzigartig:

Bottom-up mit der X4 BPM Suite

Prozessmodellierung Bottom-up mit der X4 BPM Suite

Viele unserer Kunden suchten für ein bestimmtes IT-Integrationsthema eine skalierbare Lösung und fanden diese in unserem X4 Enterprise Service Bus (ESB). Um diese flexibel erweiterbare Datendrehscheibe herum entstanden dank der einfachen grafischen Modellierung von technischen Prozessen schnell weitere Integrations-Prozesslösungen, die bald auch die Aufmerksamtkeit des Managements weckten.

Ergänzt um die entsprechenden X4 BPM-Komponenten und -Werkzeuge wie dem X4 BPM Designer etablierte sich die X4-Technologie dann als strategische Plattform zum Business Process Management, mit der sich automatisierte Geschäftsprozesse, IT-Services, Human Workflows und voll vernetzte Informationssysteme in kürzester Zeit umsetzen und mit maximaler Prozesstransparenz sicher und effizient betreiben lassen.

Top-down mit der X4 BPM Suite

Prozessmodellierung Top-down mit der X4 BPM Suite

Auch für den umgekehrten Weg können wir beeindruckende Projekterfolge vorweisen. Typischerweise werden in einem initialen Workshop strategische Ziele und fachliche Zusammenhänge zunächst im X4 BPM Designer als Prozesslandkarten und BPMN 2.0-Prozessdiagramme erfasst, direkt miteinander verknüpft und ggf. Geschäftsregeln abgebildet. Dieser Erfassungs- und Prozessoptimierungsphase folgt der funktionale Durchstich zu den relevanten IT-Systemen mit ebenfalls grafisch modellierten und direkt ausführbaren technischen Prozessen. Dies gelingt mit der X4 BPM Suite in kürzester Zeit dank der integrierten ESB-Plattform mit ihrer umfangreichen Schnittstellenbibliothek – den X4 Adaptern. Alle weiteren technischen Prozesse, Integrationen und bereitgestellten Services können anschließend entweder nach entsprechenden X4-Trainings durch die eigenen IT-Experten oder durch unsere erfahrenen X4 Consultants erfolgreich umgesetzt werden.

Fazit: Top-down und Bottom-up effizient miteinander verbinden

Erst wenn beim Prozessmanagement „top-down“ und „bottom-up“ kombiniert werden und konsequent alle Ebenen von der fachlichen Modellierung bis zur detaillierten technischen Umsetzung in einer einheitlichen Plattform wie der X4 BPM Suite abgebildet werden, lässt sich mit Business Process Management die maximale Wertschöpfung erreichen.

Die X4 BPM Suite ermöglicht dieses Zusammenspiel auf einzigartige Weise mit einer durchgängigen Vernetzung von fachlicher und technischer Ebene mit komplett grafisch nutzbaren Modellierungswerkzeugen und der zugehörigen mächtigen BPM-Plattform zur Modellierung, Optimierung, Automatisierung bzw. Implementierung, Überwachung und Steuerung aller Geschäftsprozesse. 

Jetzt die X4 BPM Suite ausprobieren

Neugierig geworden? Dann überzeugen Sie sich selbst von der X4 BPM Suite – unserer BPM-Plattform, mit der Sie sowohl „top-down“ als auch „bottom-up“ Geschäftsprozess-Management optimal betreiben können. Laden Sie sich dazu einfach die 30 Tage gültige Testversion im vollen Funktionsumfang kostenlos herunter.

Weiterführende Informationen


X4 BPM

Mit X4 BPM langlaufende, zustandsbehaftete Geschäftsprozesse grafisch modellieren, im gleichen Werkzeug umsetzen, simulieren und ausführen – der komplette BPM Lifecycle in einem Werkzeug.

X4 ESB

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Über uns


SoftProject GmbH

Die SoftProject GmbH ist ein unabhängiges Software-Haus mit Hauptsitz in Ettlingen bei Karlsruhe. Das im Jahr 2000 gegründete Unternehmen wächst überdurchschnittlich und beschäftigt heute rund 70 Mitarbeiter. Mehr als 300 Unternehmen weltweit setzen mittlerweile auf die SoftProject-Technologie „Made in Germany“.

Als Spezialisten für die Digitalisierung und Automatisierung von Geschäftsprozessen bietet SoftProject Lösungen und Services rund um ihr Kernprodukt, die X4 BPM Suite. Zum Leistungsspektrum zählen außerdem Consulting, Training, Support sowie Hosting für Lösungen auf Basis der X4-Technologie.

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