Workflow Management Systeme – Die smarte Automatisierung
Der umfassende How-to-Guide
Als Workflow Management wird die Digitalisierung und Automatisierung von Arbeitsabläufen bezeichnet. Umgesetzt wird dies mit einem digitalen Workflow-Management-System. Im Fokus steht vor allem die individuelle Modellierung von Abläufen.
Was sind Funktionen und Ziele im Bereich Workflow Management?
Die Ziele und Aufgaben eines Workflow-Management-Systems sind schnell umschrieben. Ein solches System kontrolliert, steuert und analysiert die Geschäftsprozesse innerhalb einer Organisation. Dann reagiert das System auf entsprechende Vorgänge mit vorher definierten Aktionen beziehungsweise Prozessketten. Das passiert möglichst automatisiert. Ein Beispiel wäre, dass im E-Mail-Eingang eine Rechnung identifiziert, registriert und an den zuständigen Mitarbeiter weitergeleitet wird.
Unterschiede zwischen Workflows, Geschäftsprozessen und BPM
Öfters werden die Begriffe Workflow und Geschäftsprozess als Synonyme verwendet. Das ist jedoch nicht korrekt. Ein Geschäftsprozess beschreibt einen vollständigen Ablauf eines Vorgangs. Dieser besteht aus vielen kleinen Arbeitsschritten. Im Fokus steht hier vor allem der betriebswirtschaftliche Blinkwinkel. Ein Geschäftsprozess beschreibt also einen Ablauf im Unternehmen, ohne innerhalb eines einzelnen Arbeitsschrittes ins Detail zu gehen. Das könnte in einer Buchhaltung der Verlauf von Belegen sein. Ein Geschäftsprozess würde etwa eine solche Kette ergeben:
- Belege sammeln
- Belege in die Buchhaltung übergeben
- Belege in der Buchführung erfassen
- Belege archivieren
Eine exakte Definition der einzelnen Prozesse, wie diese ablaufen, erfolgt an diesem Punkt hingegen nicht.
Ein Workflow hingegen fokussiert sich nicht auf den Ablauf, sondern beschreibt vielmehr die genaue Methode. Es handelt sich also mehr um eine Arbeitsanweisung. Ein Workflow ist so präzise, dass eine Person oder ein System anhand einer solchen Vorgabe alle dazugehörigen Arbeitsschritte ausführen kann. In dem Beispiel mit der Belegorganisation würde ein Workflow also ein konkretes System definieren, das diese erfasst, wie dieses abläuft, welche Kriterien oder Regeln gelten und was abschließend mit dem Beleg passiert. Workflows sind also dazu geschaffen, um Geschäftsabläufe zu organisieren und diese darzustellen.
BPM schließlich ist die Abkürzung für Business Process Management. Das Ziel sowie die Aufgabe von BPM ist es, alle Prozesse effizient zu verwalten. Es bildet somit die übergeordnete Instanz, die sich vor allem auf digitale Arbeitsabläufe und Geschäftsprozesse fokussiert.
Welche Geschäftsprozesse eignen sich für die Digitalisierung im Workflow Management?
Es gibt in den meisten Unternehmen zahlreiche Prozesse, die für das Workflow Management interessant sind. Hier stechen vor allem zwei Arten von Workflows heraus. Das sind zunächst die administrativen Prozesse. Diese zeichnen sich dadurch aus, dass sie zu den strukturierten Geschäftsprozessen gehören. Das bedeutet, dass ein solcher Prozess immer wieder demselben Muster folgt. Ein gutes Beispiel für einen strukturierten Geschäftsprozess ist eine Eingangsrechnung. Diese nimmt immer denselben Weg durch das Unternehmen, beispielsweise von der Post über die Prüfung im Wareneingang in die Buchhaltung zur Erfassung und dann in die Archivierung.
Für das Workflow Management sind vor allem häufig wiederholende Arbeitsabläufe interessant mit einer schnellen Skalierbarkeit. Gerade kleine Prozesse, die jedoch in hoher Anzahl vorkommen, bieten viel Platz für die Optimierung. Das können sehr einfache oder auch komplexe Aufgaben sein. Wird ein solcher Prozess nur ein wenig optimiert, kann dies unter dem Strich viel teure manuelle Arbeit sparen oder die Kosten auf andere Art reduzieren.
Grundsätzlich gilt, dass die entsprechenden Abläufe zunächst durch eine Analyse identifiziert werden. Auf diesem Weg finden Unternehmen alle Prozesse, die infrage kommen, und können jeden Ablauf individuell prüfen. Das Ziel ist ein hoher Grad der Digitalisierung bei den Prozessabläufen.
Was sind Vorteile vom Workflow Management?
Mit einer Workflow-Management-Lösung profitieren Unternehmen von einer Reihe von positiven Effekten. Da ist zum einen die Option, viele Abläufe zu automatisieren. Was vorher noch manuell geprüft oder weitergeleitet wurde, übernimmt eine Software nun automatisch.
An dem Punkt kommt ein weiterer Vorteil zum Tragen. Das ist die schnellere Bearbeitung von einem Workflow. Durch die Automatisierung sinkt die Durchlaufzeit. Teilweise ist es möglich, die Bearbeitung in Echtzeit voranzutreiben. Das betrifft zum Beispiel einen Prozess, der bisher manuell geprüft wurde und sich digitalisieren lässt.
Außerdem sorgt ein Workflow-Management-System auch für Transparenz. Gewachsene Strukturen mit komplexen Prozessen sind oft undurchsichtig. Sie funktionieren teilweise nur, weil die Mitarbeiter eingespielt sind. Das birgt weiterhin die Gefahr, dass durch Fluktuationen im Personal die Effizienz und Geschwindigkeit der Abläufe leidet. Transparenz in den Abläufen verhindert dies. Zudem gibt es oft Raum für Verbesserungen, denn die Abläufe sind oftmals nicht optimal. Somit ermöglicht die Digitalisierung von Geschäftsprozessen im Workflow Management gleichzeitig auch eine Optimierung von Geschäftsprozessen.
Alle diese einzelnen Vorteile tragen in der Summe dazu bei, dass Unternehmen effizienter arbeiten. Dadurch sinken die laufenden Kosten, was ein wichtiger Faktor ist. Somit stärkt dies die Wettbewerbsfähigkeit. Dazu ist ein Betrieb mit hohem Grad an Digitalisierung so besser auf die Zukunft ausgerichtet, in der digitale Lösungen eine immer wichtigere Rolle spielen.
Wie wird Workflow Management in der Praxis umgesetzt?
Für die Umsetzung von eines Workflow Managements kommen verschiedene speziallisierte Systeme zum Einsatz. Die Workflows werden in diesen digitalisiert. Dazu gehört aber zunächst die Modellierung. In einer Analyse werden die Abläufe bis ins Detail kartografiert. Auf Basis dieser Analyse und den Informationen ist es mit einer Digitalisierungsplattform dann möglich, diese Prozesse neu digital aufzubauen. An diesem Punkt lässt sich direkt auch die Effizienz optimieren, beispielsweise, indem die Abläufe neu strukturiert werden. Es entsteht somit schrittweise die Anwendung für die Bearbeitung der Workflows mit einer digitalen Lösung.
Für diese Aufgabe ist X4 BPMS geeignet. X4 BPMS ist eine zentrale Digitalisierungsplattform, die in der Lage ist, Prozesse digital zu modellieren. Auf Basis eines solchen Modells entsteht dann in X4 BPMS die Anwendung, die später zum Einsatz kommt.
Bei X4 BPMS handelt es sich um eine Low-Code-Plattform. Ein Vorteil einer solchen Plattform ist, dass keine Programmierkenntnisse für die Modellierung benötigt werden. Das ist wichtig, damit die Mitarbeiter in den Abteilungen die eigenen Fachprozesse im System modellieren und so digital darstellen können. Dies ist ein entscheidender Vorteil. Nur so ist es möglich, dass die Workflows sich tatsächlich an die Geschäftsprozesse anpassen. Bei anderen Lösungen ist es oft so, dass der Prozess zwanghaft verändert wird, da er sich an das starre System anpassen muss.
Workflow Management – Ein wichtiger Teil der Digitalisierungsstrategie
Ein Workflow-Management-System ist für viele Unternehmen interessant. Es hat ein hohes Potenzial, die Effektivität im Geschäftsalltag zu verbessern. Gerade gewachsene Strukturen profitieren von einer Analyse. Dadurch finden sich zudem strukturierte, semistrukturierte und auch verborgen Prozessabläufe im Geschäftsbereich. Durch die individuelle Anpassung und das Prozessmonitoring gelingt es, sehr individuelle Lösungen zu finden. Somit lohnt sich die Implementierung für ein breites Spektrum an Betrieben, unabhängig von der Branche oder Größe.
Ihr Start ins Workflow Management
Diverse Studien belegen, dass im Schnitt 20 bis 30 Prozent der Produktivität durch schlechte oder ineffektive Prozesse verloren gehen. Wissen Sie, in welchen Ihrer Prozesse ungenutztes Potenzial steckt? Ein professionelles Prozessmonitoring mit SoftProject X4 BPMS hilft, Schwachstellen zu identifizieren und konkrete Maßnahmen abzuleiten.
Wir beraten und begleiten Sie gerne auf Ihrem Weg zur Prozessexzellenz!