Primeo – Digitalisierte Prozesse im Netz

PRIMEO Energie hat sich nach einem intensiven Auswahlverfahren für die X4 BPMS als zentrale Plattform zur Digitalisierung von Geschäftsprozessen entschieden. Der Aufbau der Infrastruktur erfolgte auf Servern im Rechenzentrum der PRIMEO Energie in Münchenstein:

Die ersten Prozesse wurden 2019 im Bereich Netzbau mit der X4 BPMS automatisiert. Die Aufgabenstellung wurde gemeinsam in Workshops spezifiziert und durch SoftProject umgesetzt. Im Rahmen dieses Projektes hat PRIMEO Energie auch eigenes Know-how aufgebaut, um in Zukunft selbst Prozesse in der X4 BPMS anpassen und erweitern zu können.

Netzbauprojekte werden bei PRIMEO von verschiedenen Stellen beantragt. Der Antragsprozess erfolgte vor der Digitalisierung über ein Umlaufblatt. Nach Eingang eines Antrags wurde dieser als Umlaufblatt an neun Abteilungen weitergeleitet und jeweils geprüft, erweitert, storniert oder freigegeben. Der Antragsteller musste dann gegebenenfalls das Umlaufblatt manuell korrigieren.

Mit der X4 BPMS wurde dieser Prozess digitalisiert. Das Netzbauprojekt wird vollständig beantragt, da direkt beim Ausfüllen Pflichteingaben sichtbar sind und erste Plausibilisierungen erfolgen. Die verschiedenen Stellen werden per E-Mail benachrichtigt und haben eine Frist zur Bearbeitung. Nach Überschreiten der Frist wird der Abteilungsleiter per E-Mail informiert.

Alle Stellen können Kommentare und Dokumente zum Antrag hinzufügen, wobei der gesamte Ablauf digital dokumentiert wird.

Die Zusammenarbeit erfolgt jetzt über die X4 BPMS als gemeinsames Werkzeug mit optimaler Bedienoberfläche für die unterschiedlichen Mitarbeiter und Rollen im Prozess.

Um die Blue-Collar-Worker bestmöglich zu informieren, wurde mit der X4 BPMS eine zentrale Inbox geschaffen. In dieser werden alle technischen Aufträge je Benutzer dargestellt. Die Inbox zeigt die zu bearbeitenden Netzbauanträge, die in der X4 BPMS verwaltet und gespeichert werden. Noch wichtiger ist aber die Darstellung von Instandhaltungsaufträgen, die in SAP verwaltet werden. Die X4 BPMS liest diese zur Laufzeit aus SAP aus und stellt sie in einer vereinheitlichten Aufgabenliste dar. Somit steht den Mitarbeitern eine vollständige Auftragsliste zur Verfügung, die über die Oberfläche der X4 BPMS komfortabel bearbeitet werden kann.

Zur Auswertung und Optimierung der erstellten Prozesse wird in der X4 BPMS ein Dashboard erstellt. Darüber können sich die verschiedenen Anwender einen Überblick verschaffen und erhalten somit eine Basis für weitere Optimierungen.