Dokumentensteuerung
Einreichen und Ausliefern von Dokumenten gemäß BiPRO Norm 430
Das Einreichen und Ausliefern von Dokumenten nach BiPRO Normen ist für Versicherungsunternehmen eine große Herausforderung. Zahlreiche unterschiedliche Datenformate müssen vereinheitlicht werden und Systeme müssen miteinander kommunizieren können, um einen reibungslosen Austausch von Informationen zu gewährleisten. Darüber hinaus müssen die übermittelten Daten und Dokumente sicher und datenschutzkonform übertragen werden.
Dokumente effizient und BiPRO-konform steuern
Eine große Herausforderung im Zusammenhang mit dem BiPRO Dokumententransfer besteht darin, dass die verschiedenen Versicherungsunternehmen oft unterschiedliche IT-Systeme und Datenformate verwenden. So gibt es Bestandssysteme für Partner- oder Inkassodaten, Programme zur Verwaltung der Provisionsdaten, spezielle Angaben für Schadenfälle und ganz allgemeine Vertragsdaten oder Dokumentenarchive, die miteinander synchronisiert werden müssen. Die Aufgabe, hier eine einheitliche Schnittstelle zu finden, über die all diese Informationen ausgetauscht werden können, ist äußerts komplex. Das jeweilige Dokument muss nicht nur den Weg zum Vertriebspartner finden. Auch müssen alle für den Geschäftsvorfall relevanten Meta- und Detaildaten ausgeliefert werden, um eine Bearbeitung zu ermöglichen. Die erfolgreiche Bearbeitung eines Vorfalls ist also meist nur dann möglich, wenn Daten aus unterschiedlichen Systemen mit den erforderlichen Bestandsdaten in Verbindung gebracht werden können.
Zusätzlich müssen die übermittelten Dokumente natürlich fehlerfrei und vollständig sein, um den Anforderungen der verschiedenen Geschäftspartner gerecht zu werden. Hierbei können mögliche Fehlerquellen wie zum Beispiel manuelle Eingabefehler oder unvollständige Angaben zu einem erheblichen Mehraufwand und potenziellen Verzögerungen führen. Darüber hinaus müssen auch datenschutzrechtliche Aspekte berücksichtigt werden, insbesondere wenn es um die Übermittlung sensibler personenbezogener Daten geht. Geeignete Sicherheitsmaßnahmen sorgen dafür, eine rechtskonforme und sichere Übermittlung zu gewährleisten. Die Verschlüsselung solcher Datensätze bei der Übertragung ist ein wesentlicher Sicherheitsaspekt, der hier ebenfalls berücksichtigt werden muss. Versicherungsaufsichtliche Anforderungen an die IT (VAIT-Konformität) spielen aber auch bei der Dokumentation der Dokumente eine wichtige Rolle.
BiPRO legt bestimmte Spezifikationen für das Datenformat, die Metadaten und andere Parameter fest, wobei es wichtig ist, dass die Versicherer diese Standards einhalten, um eine reibungslose Verarbeitung der Dokumente zu gewährleisten. Die BiPRO Norm 430 bietet hier eine einheitliche Vorlage zur Strukturierung einer Schnittstelle, der gesendeten Datenformate und auch der Datenqualität.
Die X4 BPMS als Digitalisierungsplattform
Mit der Digitalisierungsplattform X4 BPMS unterstützt SoftProject seit über 20 Jahren Unternehmen aus allen Branchen dabei, maßgeschneiderte Lösungen für ihre spezifischen Anforderungen zu entwickeln. Dabei bietet X4 eine Low-Code-Umgebung, in der auf einer Plattform alle Werkzeuge zur Automatisierung von Geschäftsprozessen geliefert werden und die es technischen und fachlichen Benutzern ermöglicht, Systeme grafisch zu integrieren und Daten mühelos zu transformieren. Mit über 250 Adaptern erleichtert X4 die nahtlose Verbindung verschiedener Anwendungen und Datenquellen. Die modulare Struktur von X4 ermöglicht es Unternehmen, die Plattform genau an ihre Bedürfnisse anzupassen. Durch die Kombination verschiedener Module können sie damit eine Lösung schaffen, die perfekt auf ihre individuellen Anforderungen zugeschnitten ist. Von der Integration von Legacy-Systemen bis hin zur Implementierung moderner Technologien unterstützt X4 Unternehmen bei der Bewältigung ihrer digitalen Herausforderungen.
Branchenlösung für die Versicherungswirtschaft
Obwohl mit der BiPRO Norm 430 also eine standardisierte Lösung für den elektronischen Datentransfern zur Verfügung steht, stehen Versicherer oft vor Herausforderungen, die mit der Umsetzung einhergehen. Was die BiPRO Norm 430 nämlich nicht löst, sind die mit der Umsetzung verbundenen Herausforderungen bei dem Versicherungsunternehmen. Häufig sind die vorhanden Ziel- und Quellsysteme über viele Jahrzehnte gewachsen und kommunizieren aufgrund der unterschiedlichen Systemarchitektur gar nicht oder nur ineffizient miteinander. Des Weiteren liegen häufig unvollständige Datensätze vor und die IT-Security Vorgaben bei der Verarbeitung der Daten sind ebenfalls sehr streng. Daher ist die Umsetzung der BiPRO Norm 430 mit großen Herausforderungen verbunden, obwohl sie zusammen mit den TAA-Normen 420 ff zu den wichtigsten BiPRO Normen zählt.
Hier schafft X4 BiPRO Server die Grundvoraussetzungen für eine reibungslose Implementierung der Norm.
Mit X4 können Dokumentensteuerungsprozesse automatisiert und in bestehende Systeme integriert werden. Die einfache Vernetzung von unterschiedlichen Zielsystemen wie beispielsweise ein bereits bestehendes Dokumentenmanagement- oder ERP-System reduziert manuelle Steuerungsarbeit und verringert Fehlerquoten. Die verwendeten Dokumente können somit immer direkt dem richtigen Kunden oder Vertrag zugeordnet und im System hinterlegt werden.
Konkret unterstützt die BiPRO Dokumentensteuerung Sie beim Einreichen und Abholen von Dokumenten gemäß BiPRO Standard. So können Sie beispielsweise automatisiert Vermittlerkopien von Kundendokumenten wie Policen, Nachträgen, Rechnungen und Mahnungen abholen. Andere Dateien, wie etwa GDV-Daten oder elektronische Courtage-Abrechnungen, können über die Dokumentensteuerung an Ihr Maklerverwaltungsprogramm übergeben werden.
Über die Dokumentensteuerung lassen sich Kundendokumente wie Policen, Rechnungen oder standardisierte Anschreiben bequem und strukturiert übertragen. So können Sie Workflows zur Anforderung von fehlenden Angaben in Formularen definieren oder vollautomatisierte Abholungsvorgänge erstellen, welche den Datenfluss gemäß BiPRO-Vorgaben sicherstellen.
Ihre Vorteile
Eine mächtige Digitalisierungsplattform als Grundlage all Ihrer Geschäftsprozesse - auch über BiPRO Normen hinaus
Automatisierter Daten- und Dokumentenaustausch von Kunden-, Angebots-, Antrags- und Vertragsdaten und -dokumenten zwischen Maklerverwaltungsprogramm, Vergleichsportalen und Produktgebern gemäß BiPRO Norm
Sichere Datenübermittlung über standardisierte Authentifizierungsverfahren innerhalb unseres BiPRO Servers oder die TGIC (Trusted German Insurance Cloud) des GDV (BiPRO-Normen 260.2, 411)
Effizientere und schnellere Prozesse ohne Medienbrüche
Abholen von Dokumenten auch rückwirkend möglich
Keine manuelle Tätigkeiten wie Scannen, Drucken, Faxen oder Eintippen von bestehenden Kundendaten
Höhere Datenqualität dank vollautomatisierter Prozesse
Integration von jeglichen Bestandssystemen durch einfache Verwendung von Adaptern
Referenzen
Zahlreiche Kunden setzen bereits auf die Digitalisierung mit dem X4 BiPRO Server. Hier eine Auswahl aus dem Bereich Versicherungswirtschaft.
Ihr Ansprechpartner
Marcel Keller
Sales Manager Versicherungswirtschaft
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