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Vorgangs- und Aufgabenbearbeitung

X4 Cases

Bilden Sie typische Geschäftsvorfälle einfach in BPMN-Prozessdiagrammen ab und definieren im gleichen Arbeitsschritt ohne Programmierung interaktive Anwenderportale mit der X4 Suite und dem Vorgangs-Management X4 Cases in Kombination mit der Portal-Technologie X4 Activities.

In dieser Produktdemo erleben Sie einen Anwendungsbeispiel aus der Immobilienwirtschaft, in dem der Geschäftsprozess zur Übernahme eines Gebäudes umgesetzt wurde. Für jeden Vorgang werden die verschiedenen Beteiligten aus Haustechnik, Buchhaltung sowie Administration und Projektleitung über Web-Portale in den Geschäftsprozess gemäß BPMN 2.0 eingebunden. Mit jedem Vorgang lassen sich Aufgaben verknüpfen, verwalten und erledigen.

Folgende Anwendungsfälle können von den verschiedenen beteiligten Rollen ausgeführt werden:

  • Vorgänge erstellen und Dokumente zu einem neuen Vorgang hochladen
  • Aufgaben für einen Vorgang erstellen und einer Person oder einer Gruppe zuweisen
  • Stellvertretungen definieren und Vertretungsaufgaben einsehen
  • Monitoring und Administration des BPMN-Geschäftsprozesses inkl. Wiederaufsetzen von Save Points

Für jeden Benutzer wurde ein Begrüßungs-Dashboard bereitgestellt, das einen Schnellzugriff auf offene, überfällige und abgeschlossene Vorgänge und Aufgaben ermöglicht.

Sämtliche Vorgangsdaten, Statuswerte, Datenfelder und Funktionen können mit unserer X4-Technologie in kürzester Zeit an Ihre individuelle Anforderungen angepasst und nahezu beliebig funktional erweitert werden. Zudem lässt sich die Web-Anwendung in bestehende Portale integrieren.

Kategorie: X4 Activities

Typ: Web-Portalanwendung

Die Produktdemo im Detail


1. Neuen Vorgang anlegen als Projektleiter

1. Neuen Vorgang anlegen als Projektleiter

Nach der Anmeldung als Projektleiter im Portal lassen sich alle ggf. bestehenden Gebäude-Übernahmevorgänge einsehen. Mit Klick auf die Schaltfläche Neuer Vorgang können Sie einen Geschäftsvorfall erstellen, indem Sie im Dialog Neuer Vorgang relevante Vorgangsdaten hinterlegen und abschließend auf Speichern klicken.

2. Vorgang bearbeiten, kommentieren etc.

2. Vorgang bearbeiten, kommentieren etc.

Mit einem Klick auf Schaltfläche Bearbeiten können Sie in der Rolle Projektleiter einen markierten Vorgang in der Bearbeitungsansicht öffnen und die Vorgangsdaten sowie eine Checkliste bearbeiten. In weiteren Registerkarten erhalten Sie die Möglichkeiten, Anhänge (typischerweise eingescannte Dokumente) und Freitextkommentare zum Vorgang hinzuzufügen.

3. Aufgaben anlegen und Bearbeiter zuweisen

3. Aufgaben anlegen und Bearbeiter zuweisen

Mit Schaltfläche Aufgabe erstellen lassen sich zum markierten Vorgang verschiedene Aufgabentypen anlegen und diese einem Benutzer oder einer Gruppe mit einer Bearbeitungsfrist zuweisen. Die Aufgabe wird im Portal des jeweiligen Benutzers in der persönlichen Aufgabenliste bzw. in den entsprechenden Gruppenaufgaben angezeigt.

4. Rollenspezifische Aufgaben bearbeiten

4. Rollenspezifische Aufgaben bearbeiten

Über das Menü links oben können Sie bei diesem Demoportal zwischen den Portalbenutzern wechseln. Wenn Sie hier beispielsweise den Haustechniker 1 aufrufen, so werden dessen Aufgaben im Navigatorknoten Offene angezeigt. Gruppenaufgaben kann der Benutzer mit Klick auf Schaltfäche Übernehmen sich selbst zuweisen.

5. Stellvertreter-Regelungen anwenden

5. Stellvertreter-Regelungen anwenden

Für geplante Abwesenheiten können Sie in der Anwendung Stellvertreter andere Benutzer als Stellvertreter hinterlegen. Eingehende Aufgaben werden für einen definierten Zeitraum automatisch an den entsprechenden Benutzer delegiert und lassen sich von diesem in seinem Portal über Navigatorknoten Stellvertretungsaufgaben einsehen und bearbeiten.

6. Administration und Monitoring

6. Administration und Monitoring

Wenn Sie über das Menü links oben in die Rolle Administration wechseln, können Sie für den Vorgang den zugrunde liegenden BPMN-Geschäftsprozess einsehen. Der aktuelle Ausführstatus des Vorgangs wird im Prozessdiagramm farblich hervorgehoben. Per Mausklick auf die Aktivitäten können Sie darunter liegenden Teilprozesse einsehen. 

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Abweichungen vom tatsächlichen Prozessbeispiel möglich

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Joachim Beese, Geschäftsführer SoftProject GmbH

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