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Rechnungsfreigabeprozess automatisieren

Rechnungsfreigabe

Automatisieren Sie mit der X4 Suite den kompletten Prozess einer digitalen Rechnungsfreigabe mit Geschäftsprozessmodell, technischer Umsetzung im X4 ESB und einer X4 Activities-basierten Web-Oberfläche zur effizienten Einbindung von Rechnungsprüfern für manuelle Freigaben.

Diese Produktdemo zeigt das Zusammenspiel zwischen einem Geschäftsprozess, seiner technischen Umsetzung und der Einbindung von Sachbearbeitern für manuelle Freigaben. Bei einer eingehenden Rechnung wird die Rechnungshöhe automatisiert überprüft. Liegt diese unterhalb eines konfigurierbaren Schwellwertes, so wird die Rechnung automatisch freigegeben. Alternativ wird die Rechnung einem Sachbearbeiter zur Prüfung und Freigabe vorgelegt. Hat dieser sich im Portal angemeldet, werden ihm alle manuell zu prüfenden Rechnungen präsentiert, die er dann entweder freigeben oder ablehnen kann.

Kategorie: BPM, ESB, Activities

Typ: Geschäftsprozess

Repository-Pfad: /X4Experience/BPM/1-Examples/InvoiceReceipt

Hinweis: Um diese Produktdemo selbst auszuprobieren, gehen Sie wie folgt vor:

  1. Testversion der X4 Suite kostenlos herunterladen.
  2. X4 ESB/BPM Designer starten und mit dem X4 ESB/BPM Server verbinden.
  3. Im Repository Navigator die Suchfunktion nutzen oder den o. g. Repository-Pfad öffnen.
Repository-Pfad zum Beispiel

Die Produktdemo im Detail


Check Automatically

AutoCheck.xsl

In Aktivität Check Automatically wird die eingegangene Rechnung überprüft. Hierzu ist ein technischer Prozess mit entsprechenden Prüfregeln im XSL-Mapping AutoCheck.xsl hinterlegt.

Ist die Rechnungshöhe kleiner 1.000, so wird der Rechnungsstatus automatisch auf Release Invoice gesetzt und der Prozess beendet, andernfalls wird der Vorgang in die manuelle Bearbeitung ausgeleitet.

Check Manually

Check Manually

Nachdem der Rechnungsstatus auf Check Manually gesetzt wurde, wird die Aktivität Check Invoice in X4 Activities durchlaufen, die als Ergebnis entweder Release Invoice oder Decline Invoice liefert.

Zur Kommunikation mit dem Anwenderportal werden die zu bearbeitenden Rechnungen in diesem Beispiel mit dem JMS Connector in einer Nachrichten-Warteschlange zwischengespeichert.

Portalanwendung "Rechnungfreigabe"

Portal "Rechnungsfreigabe"

Mit X4 Activities wurde ein einfaches Web-Portal zur Rechnungsfreigabe umgesetzt. Portal-Nutzer können dort die Rechnungen einzeln visualisieren und ihre Entscheidung über die Schaltflächen Release bzw. Decline dokumentieren.

Rechnungsprüfer können somit entweder die Rechnung final freigeben oder der Freigabe widersprechen.

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Abweichungen vom tatsächlichen Prozessbeispiel möglich

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Nils Schmid, Geschäftsführer SoftProject GmbH

Nils Schmid

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