Störungsabwicklung in der Versorgungswirtschaft automatisieren

Automatisierte Workflows statt manueller Datenerfassung

Um im Störungsfall möglichst schnell reagieren zu können, wird die computergestützte Bearbeitung immer wichtiger. Unser Kunde aus der Versorgungswirtschaft nutzt hierfür zwei führende Lösungen: das Geoinformationssystem CAIGOS und das ERP-System SAP R/3. Sämtliche Koordinaten zu Leitungen und Wasserrohren, Kabeln und Anschlüssen werden in CAIGOS hinterlegt, während alle betriebswirtschaftlichen Prozesse wie Auftragswesen, Beschaffung und Abrechnung mit SAP R/3 abgewickelt werden.
Daten zur Störungsabhilfe mussten bislang manuell übertragen werden. So lagen z. B. Daten über den Ort und die Art der Störung in CAIGOS vor, Informationen wie Adresse und Kundenname hingegen nur im ERP-System. Um einen Entstörungsauftrag zu generieren, mussten Sachbearbeiter daher alle notwendigen Informationen aus CAIGOS in eine Dialogmaske von SAP R/3 eintragen – das war nicht nur sehr zeitaufwändig, sondern auch fehleranfällig.

Medienbruchfreie Kommunikation zwischen CAIGOS und SAP R/3 dank X4 SAP Connector

Um den Workflow zur Störungsabwicklung zu optimieren, sollten beide Systeme so verbunden werden, dass Daten aus CAIGOS medienbruchfrei in das SAP-System übernommen werden.

Dazu wurden mit dem Modellierungswerkzeug X4 ESB Designer alle Schritte der Störungsbearbeitung in einem Prozessmodell grafisch abgebildet. Dieses Prozessmodell dient als Basis für die spätere automatisierte Abarbeitung der einzelnen Schritte. Für die technische Anbindung des SAP-Systems kommt der X4 SAP Connector zum Einsatz. Damit wird beim Anlegen eines Auftrags automatisch die richtige Dialogmaske in SAP R/3 für den Sachbearbeiter aufgerufen.

Der Workflow im Falle einer Störungsmeldung ist nun denkbar einfach:

• Der zuständige Sachbearbeiter startet die CAIGOS-Anwendung, markiert die Störungsstelle und definiert den Störungstyp.
• Der im Hintergrund laufende X4 ESB liefert die passende Auftragsmaske über den SAP Connector und alle störungsrelevanten Daten werden automatisch aus CAIGOS abgerufen.
• Die unbelegten Felder, beispielsweise der Kundenname, können aus der Datenbank übertragen oder manuell eingegeben werden.

Sachbearbeiter können sich zudem über die Störungsorte und -typen informieren: In diesem Fall ist SAP R/3 das führende System, das alle Störungsaufträge enthält.

Die an dieser Lösung beteiligte Produkte:

• X4 ESB Designer zur Modellierung der einzelnen Schritte der Störungsbearbeitung
• X4 ESB Server zur Automatischen Abarbeitung der einzelnen Prozessschritte
• SAP Connector zur Integration von SAP R/3 in die automatisierten Prozesse

Störungsabwicklung mit nur wenigen Mausklicks

Dank der erfolgreichen Integration von CAIGOS in SAP R/3 mit dem X4 ESB wurde die Abwicklung von Störungen deutlich beschleunigt, manuelle Übertragungsfehler entfallen. Die automatisierte Störungsbearbeitung ist beim Kunden mittlerweile seit mehreren Jahren erfolgreich im Einsatz. Die Lösung lässt sich mit geringen Wartungsaufwänden nutzen: Regelmäßige Anpassungen, z. B. das Eintragen neuer IP-Adressen oder veränderter technischer IDs, nehmen die Sachbearbeiter über den intuitiv nutzbaren X4 ESB Designer selbst vor.