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Onboarding Prozesse optimieren

Automatisieren Sie die Abläufe entlang von Onboarding-Prozessen, um aus einem Interessenten einen informierteren Interessenten oder gar einen Kunden zu gewinnen.

DIE HERAUSFORDERUNG

Interessenten in Kunden konvertieren

Die Aufnahme neuer Interessenten geht oft über das reine Erfassen der Stammdaten hinaus und deckt in einem Onboarding-Prozess verschiedene Schritte ab, die beiden Parteien, der Kunde und die Firma, zwingend durchlaufen müssen. So könnte nach einer ersten Registrierung durch den Interessenten eine Mail an die eingegebene E-Mail-Adresse erfolgen, die über einen Link die Identität verifiziert. Ist das erfolgt, könnte in einem nächsten Schritt dem Interessenten eine gezielte Auswahl von Dienstleistungen angeboten werden. Interessiert er sich für ein konkretes Angebot, so wird ihm automatisch eine Vertraulichkeitsvereinbarung als Voraussetzung für die nun anstehenden Fachdiskussionen zugeschickt. So und in ähnlicher Weise lassen sich die ersten Schritte einer Kundenanlage teilweise oder auch vollständig automatisieren. Ziel des Onboarding-Prozesses ist dabei immer, die Anbahnungsphase weitestgehend zu automatisieren und den Interessenten in einen Kunden zu konvertieren.

UNSERE LÖSUNG

Schritt für Schritt die passenden Aktionen auslösen

Als ein Beispiel der vielen von SoftProject umgesetzten Onboarding-Projekte dient das hauseigene Angebot von SoftProject, die X4 BPM Suite herunterzuladen und für einen Zeitraum von 30 Tagen kostenfrei zu testen. Ziel dieser Aktion ist es, aus einem Interessenten für die X4 BPM Suite einen Kunden zu gewinnen, indem er sukzessive mit immer konkreteren und detailliertere Informationsangeboten versorgt wird. Interessenten können zu jedem Zeitpunkt aussteigen und weitere E-Mails von SoftProject abbestellen. Entlang des Prozesses wird der zugehörige Lead im CRM-System fortlaufend aktualisiert und mit zusätzlichen Informationen versehen. So gewährleistet dieser Prozess eine reproduzierbare, transparente und zielorientierte Konvertierung eines Interessenten zu einem Kunden.

Der Onboarding-Prozess besteht aus folgenden Schritten:

Zeitpunkt  Aktion  Reaktion  System 
  Interessent: Dieser füllt in einem Formular verschiedene persönliche Daten aus, akzeptiert die AGB, und schickt seine Interessensbekundung zusammen mit einem optionalen Newsletter-Abonnement an SoftProject. Durchführung interner Plausibilitätsprüfungen, bevor dem Interessenten eine Bestätigungsmail geschickt wird Mail-Tool
Unmittelbar nach der Anmeldung Interessent: Klickt auf den individuellen Link in Bestätigungs-E-Mail

Bei Newsletterbestellung Eintrag der E-Mailadresse in Adressliste
Versand einer zeitlich befristeten Lizenz und einer kurzen Installationsanleitung
Eintragen der Stammdaten des Interessenten ins CRM-System

Newsletter-Tool
Mail-Tool
CRM
Am nächsten Tag SoftProject: E-Mail mit Hinweis auf zusätzliche Informationsquellen, wie "Mein X4", FAQ oder Support   Status-Update im CRM
2 Tage später SoftProject: E-Mail mit Hinweis auf X4 Experience, die in der X4 BPM Suite enthaltene umfangreiche Sammlung von Beispielanwendungen   Status-Update im CRM
5 Tage später SoftProject: E-Mail mit Hinweis auf die kostenfreien Webinare von SoftProject, die in verschiedene Themen einführen   Status-Update im CRM
14 Tage später SoftProject: E-Mail mit Hinweis auf Schulungen von SoftProject, die das Wissen in verschieden Bereichen vertiefen   Status-Update im CRM
21 Tage später SoftProject: E-Mail mit Hinweis auf Rückrufservice, um im persönlichen Gespräch die bisherigen Erfahrungen des Interessenten und seine konkreten Vorhaben zu erörtern.   Status-Update im CRM
30 Tage später

SoftProject: E-Mail mit Einladung einen Fragebogen auszufüllen, in dem die Betreuung der Demoversion-Downloads bewertet werden kann

  Fragebogen-Tool

 

Die an dieser Lösung beteiligten Komponenten:

  • X4 ESB Server zur Verarbeitung der Geschäftsprozesse, der technischen Services und als Back-End für die Portalanwendungen
  • MS Dynamics CRM Adapter: Anbindung des X4 ESB an das CRM zum Lesen und Schreiben von Stammdaten
  • Microsoft Dynamics CRM: zentrales System zur Verwaltung von Interessenten und Kunden 
  • SurveyMonkey: Tool zur Erstellung und Durchführung von Befragungen
IHRE VORTEILE

Reproduzierbare Prozesse bei reduziertem Personalaufwand

Durch die Automatisierung der Abläufe wird Personalaufwand signifikant reduziert – bei gleichzeitiger Erhöhung der Servicequalität, da alle Prozessschritte an wohldefinierten Zeitpunkten stattfinden und alle Teilnehmer eine identische Betreuung erfahren – bis sie diese aufkündigen oder in die persönliche Kommunikation einsteigen.

Branche: Alle Branchen

Verwendete Produkte/Lösungen:

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Suchen Sie nach einer Lösung für eine konkrete Aufgabenstellung in Ihrem Unternehmen?
Gerne präsentieren wir Ihnen die X4 BPM Suite oder unsere IT-Lösungen.

Ihr Ansprechpartner:

Joachim Beese, Geschäftsführer SoftProject GmbH

Joachim Beese

Ich bin für Sie da und beantworte gerne Ihre Fragen.

+49 (0) 7243 / 56 175-0

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Überwachen Sie mit der X4 BPM Suite IT-Systeme, Services, Aufgaben & Prozesse und visualisieren Zustände und Messwerte für fachliche & technische Anwender.

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