Digitalisierung und Integration von Kunden- und Abrechnungsprozessen für eine effiziente Finanzvermittlung

Die fortschreitende Digitalisierung erfordert eine umfassende Modernisierung der Kunden- und Abrechnungsprozesse für Finanzvermittler, die auf europäischer Ebene tätig sind. Dieser Transformationsprozess zielt darauf ab, nicht nur Effizienzsteigerungen zu erzielen, sondern auch die nahtlose Integration von Finanzvermittler- und Kundendaten aus dem CRM-System mit den Vertrags- und Produktdaten des Provisionssystems der OVB zu gewährleisten.

Ein Schwerpunkt des Einsatzes der X4 BPMS Digitalisierungsplattform liegt auf dem effizienten Austausch großer Datenmengen zwischen dem CRM- und Provisions-System des Konzerns.

Durch die ganzheitliche Digitalisierung und Automatisierung dieser Prozesse mit der X4 BPMS wird nicht nur die operative Effizienz gesteigert, sondern auch die Grundlage für eine transparente und fehlerfreie Abwicklung mit unterschiedlichsten Daten geschaffen.

Die X4 BPMS fungiert als umfassende Low-Code-Lösung zur Digitalisierung von Prozessen und bietet eine effiziente Plattform für die Anbindung verschiedenster IT-Systeme. In diesem Rahmen kommen vorgefertigte X4 Adapter zum Einsatz, die eine reibungslose Integration und ein schnelles Daten-Mapping gewährleisten. Eine Auswahl der eingesetzten Adapter umfasst:

• FTP-Adapter: Für den Datenaustausch per FTP, SFTP und FTPS.
• ZIP Converter: Zur Verarbeitung von ZIP-Archiven.
• IMAP-Adapter: Zur Verwaltung von E-Mails auf Mailservern wie Microsoft Outlook.
• Excel/CSV-Adapter: Zur Verarbeitung von Excel- und CSV-Dateien.
• JMS-Adapter: Zur Kommunikation zwischen verschiedenen Softwareanwendungen.
• Webservice-Adapter: Zur Kommunikation mit Webservices wie ReST oder SOAP, etc.
• JDBC-Connector: Zur Kommunikation mit verschiedenen SQL-Servern.
• Webservice-Connector: Zur Anbindung verschiedener Webdienste.

Die reibungslose Umsetzung dieser technischen Prozesse erfordert kontinuierliche Zusammenarbeit. Ein Team von mehr als 5 Mitarbeitern arbeitet gemeinsam im X4 Designer, um Projekte effektiv zu realisieren. Die Mitarbeiter der OVB werden dabei kontinuierlich durch Schulungen und Coachings von SoftProject gezielt für die Anwendung der X4 BPMS ausgebildet.

Diese Zusammenarbeit gewährleistet nicht nur eine effiziente Implementierung, sondern stellt sicher, dass die X4 BPMS als leistungsstarke Plattform optimal genutzt wird, um die Prozesse der OVB erfolgreich zu digitalisieren.

Die Daten zur Digitalisierung der Prozesse werden in drei Schritten migriert. Im ersten Schritt werden die Daten aus dem Quellsystem, dem Provisionssystem myOVB, extrahiert und in einer MSSQL-Datenbank gespeichert. Diese Daten werden anschließend transformiert und erneut gespeichert. Am Ende des Prozesses werden die aktualisierten Daten aus der Datenbank geladen und in das Zielsystem, das CRM-System oder Provisionssystem, automatisch importiert. Da OVB sehr große Datenmengen verarbeitet, wurden die Prozesse speicheroptimiert und skalierbar modelliert. Dank X4 BPMS können mehrere Prozessinstanzen gleichzeitig gestartet werden. Das ist vor allem sinnvoll, wenn die X4 BPMS wie bei OVB im eigenen Rechenzentrum als Server-Cluster betrieben wird.