Geschäftsprozesse digitalisieren: Wie die Digitalisierung bei Unternehmen zum Erfolg wird
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Von Digital Business bis Digital Process: Das Bewusstsein für die Alternativlosigkeit der digitalen Transformation ist in der Wirtschaft angekommen und immer mehr Unternehmen beschäftigen sich intensiv mit Digitalisierungsstrategien. Die Vorteile liegen auf der Hand – nicht nur für Konzerne, sondern auch für KMU, in nahezu allen Branchen und Unternehmensbereichen. Nicht zuletzt die Corona-Pandemie hat die Risiken für Digitalisierungsnachzügler schonungslos offengelegt und den Handlungsdruck weiter erhöht.
Neben der Entwicklung neuer, digitaler Produkte und Geschäftsmodelle steht vor allem die Prozessdigitalisierung im Fokus: Um die wachsende Dynamik globaler Märkte und disruptiver Technologien zu meistern, müssen Unternehmen schneller, flexibler, kundenorientierter und gleichzeitig günstiger arbeiten. Die Performance der Prozesse ist deshalb mehr denn je ein zentraler Hebel für Wettbewerbsfähigkeit und wirtschaftlichen Erfolg. Ein durchdachter Ansatz zur Prozessdigitalisierung schafft die Grundlage für nachhaltigen Wettbewerbsvorteil.
Die technische Seite ist unkompliziert – dank moderner Softwarelösungen ist es inzwischen einfach, Geschäftsprozesse zu digitalisieren und zu automatisieren. Aber wo sollten Sie beginnen? In welcher Abteilung und in welchen Prozessen liegt das größte Automatisierungspotenzial für Ihre Wertschöpfung? Welche Ziele sollten bei der Implementierung prioritär verfolgt werden? Lässt sich Prozessdigitalisierung reibungslos im laufenden Betrieb umsetzen? Und ist es mit der Umstellung von papierbasiert zu papierlos getan, oder müssen auch Schnittstellen zu bestehenden Systemen wie Buchhaltungssoftware berücksichtigt werden?
Unser „Roter Faden“ erläutert die Chancen der Prozessdigitalisierung und führt Schritt für Schritt durch die Handlungsfelder. Sie erfahren, wie eine strukturierte Analyse Schwachstellen aufdeckt und wie Sie Ihre Organisation effizienter gestalten. Ein Glossar und FAQ erklären wichtige Fachbegriffe und beantworten häufige Fragen rund um Business Process Digitization (BPD). Praxis-Tipps und Use Cases unserer Kunden runden den kleinen Ratgeber ab.
Inhaltsverzeichnis
Wenn Sie einen Scheißprozess digitalisieren, dann haben Sie einen scheiß digitalen Prozess.
Welche Geschäftsprozesse lassen sich gut digitalisieren?
Nahezu in jedem Unternehmensbereich gibt es Prozesse, die digitalisiert werden können – mit unterschiedlichen Effekten: Die Digitalisierung von Kernprozessen hat größere Außenwirkung und beeinflusst die Kundenbeziehungen, beispielsweise im Vertrieb, der Fertigung und im Kundenservice. Die Digitalisierung von administrativen Geschäftsprozessen fokussiert stärker auf Rationalisierung und Ressourceneinsparungen bei repetitiven internen Abläufen – beispielsweise in der Buchhaltung, im Bestellwesen und der Personalverwaltung.
Eine systematische Analyse der bestehenden Workflows hilft dabei, die größten Schwachstellen zu identifizieren. Medienbrüche – also Übergänge zwischen digitalen und analogen Prozessschritten – zeigen oft das größte Optimierungspotenzial. Durch die Eliminierung solcher Medienbrüche lassen sich Prozesse deutlich effizienter gestalten.
Geschäftsprozesse strategisch digitalisieren
Im Kern geht es bei der Prozessdigitalisierung um Prozessexzellenz, also um die Aufgabe, alle relevanten Prozesse im Unternehmen laufend weiter zu optimieren. Wenn Sie Geschäftsprozesse digitalisieren, eröffnen sich neue Möglichkeiten, Ihre Prozesse ganzheitlich zu betrachten und zu gestalten, weg vom rein funktionalen Silodenken hin zu abteilungsübergreifenden End-to-End-Prozessketten. Deshalb ist die Prozessdigitalisierung kein reines IT-Projekt, sondern alle Mitarbeiter sollten ihr Know-how einbringen, wenn Geschäftsprozesse digitalisiert werden. Dank Low-Code-Tools ist es heute sogar möglich, dass Mitarbeiter ohne Programmierkenntnisse die Modellierung und/oder Anpassung digitaler Prozesse auf Digitalisierungsplattformen übernehmen.
Wichtig: Die Digitalisierung erhöht nicht automatisch die Prozessqualität. Ein Prozess, der analog Probleme verursacht hat, wird auch als digitaler Prozess Probleme verursachen. Die Haltung „Das haben wir immer schon gemacht“ ist keine gute Ausgangslage für die Prozessdigitalisierung – es braucht Offenheit, eingefahrene Abläufe zu hinterfragen und bei Bedarf zu verändern. Es ist nicht das Ziel, digitale Systeme zu verbiegen, um überholte analoge Prozesse 1:1 abzubilden.
Digitalisierungsbeispiele aus unterschiedlichen Abteilungen
- Beschaffung & Einkauf: Bestellanforderung, Bestellung, Rechnungseingang, Vertragsverwaltung, Lieferantenakte. Der Einsatz von Workflow-Management-Systemen beschleunigt Genehmigungsprozesse erheblich.
- Personal: Recruiting, Onboarding & Offboarding, Personalakte, Krankmeldungen, Urlaubsverwaltung, Zeiterfassung, Reisekostenabrechnung, Sicherheitsunterweisungen. Hier ermöglicht die Prozessdigitalisierung eine bessere Zusammenarbeit zwischen HR und Fachbereichen.
- Vertrieb: Marketing, CRM, Opportunity Management, Angebote, Lead-Qualifizierung. Digitale Workflows sorgen für konsistente Qualität in der Kundenansprache.
- Finance & Buchhaltung: Rechnungserstellung, Rechnungseingangsprüfung, Rechnungsgenehmigung, Mahnwesen, Belegarchivierung nach GoBD. Die Integration mit Buchhaltungssoftware reduziert Fehler und manuelle Eingaben.
- Fertigung: IoT, Machine-to-Machine-Kommunikation, Predictive Maintenance. Schnittstellen zu Produktionssystemen schaffen Transparenz über den gesamten Fertigungsprozess.
- Service & Support: Support-Tickets, Helpdesk-Anfragen, Service-Termine, Fernwartung. Automatisierte Workflows verbessern die Reaktionszeiten.
- Administration: Besucherregistrierung, Büromaterialbestellungen, Raumverwaltung. Auch in der Verwaltung lassen sich durch Dokumentenmanagement erhebliche Effizienzgewinne erzielen.
Was gibt den konkreten Anstoß für die Prozessdigitalisierung?
- Reaktion auf Wettbewerbs-/Kostendruck: Effizienter arbeiten durch optimierte Workflows
- Strategie gegen den Fachkräftemangel: Prozesse automatisieren statt neue Mitarbeiter suchen
- Reaktion auf Lieferantenanforderungen: Schnittstellen zu Partner-Systemen schaffen
- Basis für Prozessoptimierung: Schwachstellen durch Analyse identifizieren
- Basis für Prozessautomatisierung: Automatisierungspotenzial systematisch ausschöpfen
- Basis für IoT / Kommunikation mit Maschinen: Digitale Grundlage für Industrie 4.0
- Basis für neue Geschäftsmodelle: Innovation durch digitale Prozesse
- Positionierung als Innovator: Wettbewerbsvorteil durch moderne Organisation
- Verbesserung der Customer Journey: Bedürfnisse der Kunden besser erfüllen
Die Chancen: Warum Unternehmen Geschäftsprozesse digitalisieren sollten
Die Digitalisierung von Geschäftsprozessen bietet Unternehmen erhebliche Vorteile, da digitale Prozessinformationen flexibler und vielseitiger genutzt werden können als ihre analogen Pendants. Sie lassen sich nicht nur einfacher weitergeben und gemeinsam bearbeiten, sondern auch sehr viel schneller durchsuchen. Ein zentraler Vorteil ist zudem, dass digitale Prozesse einfacher nachverfolgt, gemessen und bei Bedarf angepasst werden können, was die betriebliche Effizienz spürbar steigert. Moderne Ansätze im Prozessmanagement ermöglichen es, Veränderungen schnell zu implementieren und die Organisation kontinuierlich zu optimieren.
Prozessdigitalisierung: die 3 größten Vorteile
1. Zeitersparnis
Durch die Prozessdigitalisierung werden Arbeitsabläufe deutlich beschleunigt. Intelligente, digital gestaltete Formulare lassen sich schneller ausfüllen, und vor allem die Suche nach Informationen wird durch digitale Dokumentenmanagement-Systeme drastisch vereinfacht. Statt in Papierdokumenten zu recherchieren, werden benötigte Informationen mittels einer Volltextsuche in Sekundenschnelle gefunden – unabhängig davon, ob sie für Managemententscheidungen, Kundenanfragen oder Audits benötigt werden.
Die digitale Weitergabe von Informationen an Kollegen, Vorgesetzte oder externe Partner eliminiert lange Postlaufzeiten und optimiert die Zusammenarbeit. Das Ergebnis: Workflows werden effizienter, die Bearbeitungszeit reduziert sich, und Routinearbeiten erfordern weniger personellen Einsatz, was die Wirtschaftlichkeit steigert. Gerade für KMU, die mit begrenzten Ressourcen arbeiten müssen, ist dieser Vorteil entscheidend.
2. Kostensenkung
Insbesondere administrative Prozesse wie Rechnungsbearbeitung, Bestellvorgänge oder Personalverwaltung werden häufig als reine Kostenstellen betrachtet. Die Prozessdigitalisierung reduziert die Kosten in diesen Bereichen erheblich – einerseits durch die Einsparung von Arbeitszeit, andererseits durch die Fehlervermeidung in standardisierten Workflows. Eine laufende Überwachung (Monitoring) sorgt für eine verbesserte Prozessqualität und deckt Fehler frühzeitig auf.
Zudem werden durch die Umstellung auf ein papierloses Büro Kosten für Papier, Druck und Porto eingespart. Die digitale Archivierung mittels Dokumentenmanagement bietet zusätzlich die Sicherheit, dass Daten jederzeit verfügbar und leicht auffindbar sind. Verschiedene Anbieter von Softwarelösungen bieten zudem flexible Lizenzmodelle, die sich an den Bedürfnissen von KMU orientieren. Insgesamt trägt dies zu einer Steigerung der Produktivität und Gewinnmarge bei.
3. Höhere Wettbewerbsfähigkeit
Neben der Zeit- und Kosteneinsparung bietet die Digitalisierung zahlreiche positive Nebeneffekte, die nicht zu unterschätzen sind:
- Transparenz und Datenauswertung ermöglichen eine schnellere Reaktion auf Marktveränderungen und erhöhen die Krisenfestigkeit. Entscheidungsrelevante Informationen stehen in Echtzeit zur Verfügung, was die Planung und Steuerung verbessert. Eine fundierte Analyse der Prozessdaten bildet die Grundlage für strategische Entscheidungen.
- Cloud-basierte Speicherung von Daten bietet zusätzlichen Komfort und Flexibilität, indem der Zugriff auf Dokumente und Prozesse orts- und geräteunabhängig erfolgt. Dies unterstützt moderne Arbeitsmodelle und die Zusammenarbeit verteilter Teams.
- Automatisierung digitaler Prozesse und deren Integration in ein umfassendes Prozessmonitoring verstärkt die Effizienz und fördert eine kontinuierliche Verbesserung der Arbeitsprozesse. Das Automatisierungspotenzial wird systematisch ausgeschöpft, indem Workflows intelligent automatisiert werden.
- Entlastung der Mitarbeiter von Routineaufgaben ermöglicht es, sich auf wertschöpfende Tätigkeiten zu konzentrieren, was nicht nur die Produktivität steigert, sondern auch die Mitarbeiterzufriedenheit erhöht. Die Organisation wird insgesamt leistungsfähiger.
- Optimierung der Kundenorientierung durch schnellere Reaktionszeiten, eine höhere Servicequalität und innovative Produkte verbessert die Wettbewerbsfähigkeit nachhaltig. Kundenanforderungen können besser erfüllt werden.
- Compliance-Vorteile: Die Einhaltung von GoBD- und DSGVO-Vorgaben wird durch die digitale Archivierung und strukturierte Dokumentation automatisiert. Schnittstellen zu Buchhaltungssoftware und anderen Systemen gewährleisten durchgängige Transparenz und Nachvollziehbarkeit.
Die erfolgreiche Einführung und Implementierung digitaler Geschäftsprozesse gelingt durch eine klare Vorgehensweise. Eine umfassende Analyse bestehender Abläufe, die richtige Wahl der Softwarelösungen und eine strategisch durchdachte Umwandlung der Prozesse sind entscheidende Faktoren für den langfristigen Erfolg. Werden die digitalisierten Prozesse zusätzlich automatisiert und mit einem Prozessmonitoring kombiniert, können diese positiven Effekte – insbesondere im Bereich der Zeit- und Kosteneinsparung – noch verstärkt werden.
Außerdem ist nicht jeder Prozess, der digitalisierungsfähig ist, auch digitalisierungswürdig. Ein analytisches, strukturiertes Herangehen in 5 Phasen hat sich bewährt:
1. Identifizieren Sie geeignete Unternehmensprozesse!
Sammeln, dokumentieren und strukturieren Sie mit Beteiligung aller Abteilungen die potenziell digitalisierbaren Geschäftsprozesse im Unternehmen, beispielsweise in Form einer Prozesslandkarte mit Prozessbeschreibungen, Prozessbeteiligten, Abteilungsschnittstellen und allen genutzten Formularen.
Bevor Sie Prozesse digitalisieren, ist eine gründliche Analyse unerlässlich. Dabei sollten folgende Aspekte berücksichtigt werden:
- Identifikation von Schwachstellen: Wo entstehen Fehler? Wo gibt es Medienbrüche?
- Bewertung des Automatisierungspotenzials: Welche Prozesse lassen sich automatisieren?
- Definition klarer Ziele: Was soll durch die Prozessdigitalisierung erreicht werden?
- Berücksichtigung der Anforderungen: Welche Bedürfnisse haben die verschiedenen Fachbereiche?
2. Bewerten Sie den Digitalisierungsgrad!
Teilen Sie Ihre Geschäftsprozesse nach ihrem Digitalisierungsgrad ein, beispielsweise in die Kategorien:
– Welche Geschäftsprozesse sind noch komplett analog/papierbasiert?
– Welche Geschäftsprozesse sind bereits (teil-)digitalisiert, aber ohne zukunftsfähige IT-Unterstützung (z.B. auf Basis von Word oder Excel)?
– Welche Geschäftsprozesse sind bereits mit einer professionellen Digitalisierungsplattform (teil-)digitalisiert, aber nicht Teil einer ganzheitlichen End-to-End-Betrachtung?
– Welche Geschäftsprozesse sind bereits vollständig ohne Medien-/Systembrüche digitalisiert?
3. Beurteilen Sie Kosten und Nutzen!
Wenn Sie Geschäftsprozesse digitalisieren, möchten Sie von wirtschaftlichen Vorteilen profitieren. Deshalb sollten Sie vor dem Start in die technische Umsetzung beurteilen, in welchen Prozessen das meiste Digitalisierungspotenzial liegt. Wie hoch schätzen Sie Zeit- und Kostenersparnis ein? Wie oft läuft der Prozess täglich/monatlich ab, d.h. wie hoch ist der Summierungseffekt des Nutzens? Und wie hoch ist Ihr Leidensdruck beim einzelnen Prozess, beispielsweise weil in genau dieser Abteilung das Fachpersonal knapp ist und Ihre Mitarbeiter ständig Überstunden machen müssen oder Tätigkeiten nicht rechtzeitig oder nicht fehlerfrei erledigt werden können? Demgegenüber steht der Aufwand für die Digitalisierung des Prozesses, unter anderem anteilige Kosten für IT-Tools oder Schulungen für die betroffenen Teams.
4. Priorisieren Sie Ihre Prozesse!
Wenn Sie Phase 1 bis 3 durchlaufen haben, können Sie mit Hilfe der gewonnenen Erkenntnisse gezielt die Prozesse auswählen, die zuerst digitalisiert werden sollen, weil sie größten Return on Investment (ROI) versprechen. Wählen Sie nicht zu viele Prozesse auf einmal aus, sondern konzentrieren Sie sich auf die Quick Wins, bringen Sie diese zügig zum Laufen und ziehen Sie dann Schritt für Schritt weitere Prozesse nach.
5. Setzen Sie die technische Digitalisierung um!
Jetzt beginnt die eigentliche Digitalisierung: Papierbasierte Abläufe werden mit einem geeigneten technischen Konzept und Werkzeugen wie Scan-Lösungen, DMS, CRM-Tools und digitalen Formularen in elektronische Formate umgewandelt. Für ein fundiertes Prozessmonitoring und den reibungslosen Austausch von digitalen Informationen zwischen Teilprozessen der Prozesskette ist außerdem die Modellierung der Prozesse in einer Digitalisierungsplattform notwendig. Vorteil: Sind die Prozesse modelliert, haben Sie eine perfekte Ausgangsbasis für die Prozessautomatisierung als nächsten Optimierungsschritt. Achten Sie bei der Auswahl der IT-Tools deshalb auf Zukunftsfähigkeit und wachsende Anforderungen, selbst wenn Sie aktuell noch nicht an Automatisierung oder Innovationsthemen wie Machine Learning oder Big Data denken! Schulen Sie Ihre Mitarbeiter und haben Sie ein offenes Ohr für Sorgen, Probleme und Verbesserungsvorschläge.
Prozessdigitalisierung implementieren mit der X4 BPMS
Mit der in den Unternehmen vorhandenen Standardsoftware wie Office-Suiten oder Insel-Lösungen lässt sich das Digitalisierungspotenzial nicht voll erschließen. Eine professionelle Digitalisierungsplattform, die „Full Service“ für die Prozessoptimierung bietet, ist die X4 BPMS – für alle Aufgaben von der Prozessmodellierung bis zur vollständigen Automatisierung und Prozessüberwachung.
Beim Start Ihrer Digitalisierungsoffensive geht es darum, Ihre Geschäftsprozesse sauber zu erfassen: Mit dem X4 Designer können Sie Geschäftsprozesse ganz einfach modellieren und zu Prozessketten verbinden.
Die X4 BPMS ist eine Low-Code-Plattform für Fachanwender (Citizen Developer), d.h. Sie benötigen keine Programmierkenntnisse. Die international etablierte „Sprache“ BPMN 2.0 (Business Process Model and Notation) ist eine grafische Notation, die schnell erlernt werden kann. Jeder Prozessschritt wird mit Hilfe vorgefertigter Prozessbausteine aus der Programmbibliothek gestaltet, inklusive beteiligten Rollen, Kommunikationswegen, Dialogen und fachlichen Regeln. So können alle Mitarbeitenden – sowohl Entwickler als auch Citizen Developer – gemeinsam am Digitalisierungsprojekt partizipieren, mit einer flexiblen Arbeitsteilung zwischen den Anwendergruppen. Sie kompensieren knappe Entwickler-Ressourcen und erhöhen gleichzeitig die interne Akzeptanz für das Change-Projekt.
Wenn Sie später einzelne Aktivitäten automatisieren möchten, lassen sich mit der X4 BPMS unkompliziert technische Prozesse und externe Datenquellen integrieren.
Use Cases für erfolgreich digitalisierte Geschäftsprozesse
Industrielle Produktion mit IoT und M2M, digitalisierte Vertriebsprozesse für Versicherungsunternehmen oder der elektronische Datenaustausch zwischen den Partnern in der Energiewirtschaft: Die Digitalisierung von Geschäftsprozessen bietet branchen- und größenunabhängig riesiges Potenzial. Wir stellen Ihnen zwei Beispiele aus unseren Kundenprojekten vor.
Projektbeispiel 1: digitalisierte & automatisierte Schadenregulierung bei Versicherungen
Fünf der Top 10 Versicherer in Deutschland sind an das Schadenmanagement System X4 Claim Management von SoftProject angebunden – die führende SaaS-Plattform, die Versicherungen, Endkunden und Dienstleister vernetzt und einen durchgängige elektronische Schadenabwicklung ermöglicht. So könnte ein exemplarischer Prozess aussehen: Im Schadenfall übermittelt der Kunde über das Customer Self Service Portal alle Mitteilungen, Bilder, Videos und Rechnungen elektronisch. Beim Versicherer erfolgt die Bearbeitung der Unterlagen und die Deckungsprüfung vollständig automatisiert. Regelbasiert wird die nächstgelegene Partnerwerkstatt genannt und der Kunde erhält einen Link auf sein Smartphone, über den er einen Termin vereinbaren kann. Das Fahrzeug wird online begutachtet und die Schadenhöhe anschließend KI-gestützt in Sekundenschnelle kalkuliert. Dieser medienbruchfreie End-to-End-Prozess beschleunigt die Schadenregulierung, reduziert den Zeitaufwand für die Bearbeitung und steigert gleichzeitig die Kundenzufriedenheit bei den Versicherungsnehmern.
Projektbeispiel 2: Smart Metering und Smart Billing bei Versorgern
Ein führender deutscher Energieversorger digitalisiert und automatisiert mit Hilfe der SoftProject Plattform X4 BPMS typische Netzanschluss-, Zählerwechsel- und Abrechnungsprozesse. Alle Head-End-Systeme wie EDM, ERP/CRM und GIS werden zu einer Betriebsplattform für Smart Metering verbunden, mit individuell angepassten Oberflächen für alle Prozessbeteiligten. So konnte unter anderem der Aufwand für die manuelle Erfassung von Daten um 75 Prozent reduziert werden. Für Versorger außerdem zukunftsrelevant: Die Trennung von Netz und Vertrieb und der Messstellenbetrieb haben die Anzahl der Abrechnungen vervielfacht. Die Entwicklung geht deshalb von der Jahresabrechnung hin zu einer rollierenden Abrechnung – mit der Notwendigkeit einer verstärkten Automatisierung der Prozesse rund um die Ablesung und Abrechnung, um die manuellen Prozessschritte deutlich zu minimieren. So kann die Abrechnung sofort oder in definierten Zyklen erfolgen, für unterschiedliche Kundengruppen in automatisierten Prozessen. Die Übergabe der erzeugten Rechnungen an den Kunden erfolgt per Output-Management, beispielsweise im Kundenportal, via E-Mail oder Druckdienstleister.
Häufige Fragen
rund um Prozessdigitalisierung
Was ist der Unterschied zwischen Digitalisierung und digitaler Transformation?
Was versteht man unter dem digitalen Reifegrad?
Was ist ein Geschäftsprozess?
Meinen „Prozessdigitalisierung“ und „Prozessautomatisierung“ dasselbe?
Sind Arbeitsplätze bedroht, wenn Prozesse digitalisiert werden?
BPM Glossar
BPM
Business Process Management – deutsch: Geschäftsprozessmanagement – ist ein Ansatz zur systematischen Optimierung von Geschäftsprozessen und bettet die Prozessdigitalisierung in einen strategischen, ganzheitlichen Kontext ein, häufig mit Hilfe einer BPM-Software.
CRM
DMS
End-to-End-Prozess
ERP-System
Lean Management
Low Code
Worauf warten? Starten Sie in die Prozessdigitalisierung!
Eine erfolgreiche Digitalstrategie betrifft immer auch Ihre Geschäftsprozesse. Häufig bildet das Neudenken der Ablauforganisation den ersten Eckpfeiler der digitalen Transformation, hier entscheidet sich, auf welche Systemlandschaft Sie künftig setzen und ob Sie den Hebel für Ihre Unternehmensentwicklung an den richtigen Stellen ansetzen. Die Anschaffung neuer Tools reicht nicht aus, sondern diese müssen auch sinnvoll eingesetzt werden, immer im Abgleich mit Ihren individuellen Digitalisierungszielen. Unsere Prozessexperten beraten und begleiten Sie dabei gerne!