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BPM Case Management

Modellieren statt Programmieren mit X4 BPMS

Markus Scheurer,Leiter SoftProject Academy

... ist studierter Berufspädagoge mit der Fachrichtung Technikdidaktik. Vor acht Jahren gründete er die SoftProject Academy, das hauseigene Kompetenzzentrum, die er bis heute leitet. Neben Präsenz- und Online-Trainings rund um die Digitalisierung von Geschäftsprozessen ist er auch als Consultant bei Kunden vor Ort im Einsatz.

In diesem Beitrag stellen wir Ihnen das Feature „X4 Case Management“ der X4 BPMS vor. Damit können Business-Analysten, Prozessverantwortliche und Consultants Geschäftsprozesse designen, nach ihren Wünschen modellieren und ausführen – alles ohne Programmieren. Mit der intuitiv bedienbaren Software lässt sich in Echtzeit auf einer grafischen Oberfläche der fachliche Status bearbeiten und über ein Monitoring-Tool einsehen. Fachdaten können direkt auf der BPMN-Ebene modelliert und Mitarbeiter, Kunden oder Lieferanten in die Abläufe integriert werden.

Manuelles Vorgehen ist fehleranfällig und ineffizient

In Unternehmen ist es nach wie vor üblich, dass Business-Analysten, Prozessverantwortliche oder Consultants ihre gezeichneten Prozessdiagramme an Software-Entwickler übergeben, damit diese sich um die technische Umsetzung oder Automatisierung kümmern. Da dieses manuelle Vorgehen fehleranfällig und ineffizient ist, schafft eine automatisierten Lösung Abhilfe. Auf einer grafischen Oberfläche lassen sich im X4 Case Management funktionsfähige Prozesse inklusive Geschäftslogiken modellieren – ohne einen Techniker oder Software-Entwickler heranziehen zu müssen. Die Basis dafür bilden auswählbare Zeichenelemente und vorgefertigte, mit Funktionen hinterlegte Bausteine für Aufgaben und Aktivitäten, mit denen beliebige Prozesse, z. B. ein Bestell- oder Rechnungsvorgang, realisiert werden können.

Menschen ohne Aufwand in Prozesse integrieren

Besonders beim X4 Case Management ist der Aktivitätsbaustein „Human Task“. Mit ihm lassen sich Menschen oder Menschengruppen in Prozesse einbeziehen, Rollen vergeben, Regeln festlegen und Aufgaben zuweisen sowie Eingaben weiterverarbeiten. Nimmt beispielsweise ein Mitarbeiter die Aufgabe an, öffnet er auf seinem Desktop oder auf seinem Smartphone die Task Management App und kann dort auf der nutzerfreundlichen Oberfläche, die Aufgabe erledigen – beispielsweise mithilfe eines zur Verfügung gestellten Formulars. Die Web-Anwendung ist standardmäßig im X4 Case Management enthalten. Bearbeitungszeiten sind unerheblich – es sei denn, es wurde bewusst eine Deadline gesetzt – denn der Prozess wird erst dann weiter ausgeführt, wenn die jeweilige Aufgabe beendet wurde.

Fachdaten und Fachstatus in Echtzeit einsehen und bearbeiten

Der Verlauf und die Charakteristik eines jeden Prozesses wird durch die verwendeten, Fachdaten geprägt. Fachdaten sind beispielsweise Rechnungsnummern, Währungen oder Adressen. Diese lassen sich im X4 Case Management direkt im Prozess zuordnen und bearbeiten. Auch der Fachstatus eines laufenden Vorgangs kann jederzeit gesetzt, gesteuert und in Echtzeit überprüft werden. So kann z. B. eingesehen werden, ob eine eingegangene Rechnung vom verantwortlichen Mitarbeiter freigegeben oder abgelehnt wurde. Die Prozessmodellierung wird zudem durch einen neuen Regelbaustein, den BPM Rules, weiter vereinfacht. Dieser Baustein automatisiert auf Basis von Tabellen Entscheidungen und erfüllt den von der Object Management Group (OMG) definierten und festgelegten offiziellen Notationsstandard für Entscheidungsregeln im Geschäftsprozess-Management.

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