Digitalisierungsprojekte – Eigenentwicklung oder Standardlösung?

Der Vorteil einer Eigenentwicklung liegt hierbei auf der Hand: Die individuellen Anforderungen des Unternehmens im betroffenen Bereich können direkt adressiert und somit auch passgenau und individuell erfüllt werden. Die entstehende Lösung ist durch die direkte Kommunikation agil und flexibel auch nach Projektstart formbar. Leider bringt diese Form der Digitalisierung auch Nachteile mit sich. Während die höheren Entwicklungskosten üblicherweise durch die hohe Individualität und die Möglichkeit, sich von Mitbewerbern abzugrenzen, gerechtfertigt werden, liegen die Dokumentationsaufwände häufig weit über den anfänglichen Schätzungen. Das liegt daran, dass Grenzfälle, die sich idealerweise in der Qualitätssicherung, in der Praxis aber häufig erst nach Start des Produktivbetriebs zeigen, durch qualifiziertes Personal betrachtet und formuliert werden müssen, damit diese keine Gefahr für den digitalisierten Prozess darstellen.

Ebenso sind die Aufwände in der Anforderungsaufnahme häufig höher als gedacht: Der Prozess ist den Stakeholdern zwar im Detail bekannt, Software-Entwickler müssen jedoch ihr eigenes Verständnis für die Feinheiten des Prozesses entwickeln. Es ist daher unerlässlich, diese frühzeitig mit ins Boot zu holen. Unterbleibt das, besteht die Gefahr von impliziten Annahmen, die im Extremfall einen negativen Einfluss auf den Betrieb nach dem Produktivgang haben. Zumindest jedoch führen solche Kommunikationsprobleme zu geringerer Akzeptanz der Lösung beim Fachpersonal.

Gegen die genannten Nachteile kann sich ein Unternehmen durch den Kauf einer Standardlösung schützen. Das ist immer dann einfach möglich, wenn die zugrundeliegenden Prozesse bereits nahe am Branchenstandard liegen. Zwar geht der Einkauf von Standard-Software klar auf Kosten der Individualität, jedoch entsprechen die Kosten von Zeit und Aufwand nur einem Bruchteil der Kosten einer Eigenentwicklung. So gewonnene Kapazitäten können in den Prozessen genutzt werden, in denen individuelle Lösungen sinnvoll sind.

Eine zugekaufte Lösung ist häufig auch unmittelbar, zumindest aber zeitnah einsetzbar. Das ist in einem Digitalisierungsprojekt von Vorteil, da der geringere zeitliche Abstand zwischen Beginn und Produktivstellung dazu führt, dass der Rückhalt im Management über eine kürzere Strecke aufrechterhalten werden muss. Das Management profitiert von der Unmittelbarkeit zwischen Entscheidung und Umsetzung. Es ist also nicht zwangsläufig so, dass zugekaufte Lösungen einen Verlust von Flexibilität bedeuten.

Ein weiterer Vorteil, der auf der Hand liegt: Durch Wartungsverträge sind laufende Kosten transparenter und planbarer. Während in einer Eigenentwicklung die Wartungskosten häufig lange nicht einschätzbar sind, ist die Standardlösung im Praxisbetrieb bereits erprobt. Durch den Kauf von Standard-Software investiert ein Unternehmen auch in die Produktreife und kann Erfahrungswerte in der Branche in den Entscheidungsprozess einbeziehen.

Bei allen Vorteilen steht jedoch gerade bei Standard-Software auch ein großes Risiko im Raum. Häufig muss bei Digitalisierungsprojekten Akzeptanz in den Fachabteilungen geschaffen werden. Ist diese Akzeptanz mit Standardlösungen nicht erreichbar, kann das im schlimmsten Fall zu einer Kostenexplosion im Projekt führen, sofern die Erkenntnis nicht bereits in der Planungsphase eingetreten ist. Die zugekaufte Standardlösung muss dann nämlich durch Customizing auf die individuellen Anforderungen des Fachbereichs angepasst werden. Häufig ist dies nur eingeschränkt möglich und führt zu komplexen und schlecht wartbaren Codefragmenten. Der auf der Hand liegende Ausweg aus solchen Situationen, nämlich die gleichzeitige Anpassung betroffener Prozesse neben der Einführung der Software-Lösung, ist eines der schwierigsten Unterfangen in einem Digitalisierungsprojekt.

Dieser Gefahr lässt sich mit einem Mittelweg lösen, bei dem ein Teil des Prozesses mit Standard-Software gelöst wird, während ein anderer Teil in der Hand des eigenen Unternehmens verbleibt. Der Lösungsansatz liegt dabei in der Auslagerung von Standardfunktionen in die Cloud. Beispielsweise kann die Transformation von Daten in einen Branchenstandard wie EDI, DV90 oder BiPRO (Beispiele aus der Versicherungswirtschaft) durch Cloud-Services erledigt werden, während die notwendigen Datensätze durch eigene Software im Haus beschafft werden.

Zusätzlich zu den Vorteilen von vollständiger Eigenentwicklung und dem Kauf einer Standardlösung entsteht im hybriden Ansatz noch die Möglichkeit, die in der Cloud befindlichen Prozessteile einfach zu skalieren, um mit einem Wachstum Schritt zu halten. Dabei skalieren die Kosten mit: Häufig bieten Cloud-Lösungen transaktionsbasierte Modelle an, bei denen die Kosten nicht pauschal, sondern nach Nutzung berechnet werden. Gerade am Anfang einer Digitalisierung ist dies die attraktivere Variante.

Die X4 BPMS geht hierbei noch einen Schritt weiter: Neben dem Angebot von branchenbezogenen Cloud-Lösungen steht die zugrunde liegende Infrastruktur auch für den Einsatz im eigenen Unternehmen zur Verfügung. Der Low-Code-Ansatz zusammen mit über 200 mitgelieferten Adaptern macht es einfach, Cloud-Services mit bestehenden, selbstentwickelten Services sowie Standard-Software aus anderen Prozessen zu vernetzen.