Die Kanzlei Blau automatisiert den Prozess der Akteneinsicht

Über 270 Aufträge für Akteneinsichten für Mandanten aus ganz Deutschland bearbeiten Carla Blau und ihr Team täglich. Seit über 20 Jahren unterstützt die Kanzlei Blau aus Berlin Auftraggeber bei der Akteneinsicht in Bußgeld- und Strafverfahren. Dazu fordert sie Ermittlungsakten bei der Staatsanwaltschaft oder dem Gericht an, erstellt Aktenauszüge und sendet diese an den Mandanten. Für die Versicherungswirtschaft entwickelte die Kanzlei besonders effiziente Prozesse, die nach ISO 9001:2015 zertifiziert sind. Dabei setzt sie auch auf das Insurance Gateway, eine Komponente der Digitalisierungsplattform X4 BPMS, die Abläufe beschleunigt und sowohl ihren eigenen als auch den Mitarbeitern ihres Mandanten Arbeit erspart.

Mit der Akteneinsicht – von der Beauftragung durch den Mandanten bis zur Abrechnung der Dienstleistung – gehen regelmäßige Telefonate zum Verbleib einer Akte oder die manuelle Zuordnung und Ablage von E-Mail-Anhängen wie Aufträgen und Rechnungen einher. Dies betrifft sowohl den Auftraggeber als auch die ausführende Kanzlei. Die Folge sind Verzögerungen, ineffiziente Abläufe und Medienbrüche. Um dies zu vermeiden, wird in der Zusammenarbeit zwischen der Kanzlei Blau mit einer großen Direkt-Versicherung das Insurance Gateway von SoftProject eingesetzt: Der Prozess der Akteneinsicht wird automatisiert, beschleunigt und gleichzeitig die Mandantenzufriedenheit erhöht.

Eine Kollision auf der Autobahn A24 zwischen Hamburg und Berlin. Die Bilanz: Personen- und Sachschaden. Die Polizei nimmt den Unfall auf, legt eine Akte zum Hergang an, versieht diese mit einem Aktenzeichen und leitet sie zur Ermittlung an die zuständige Staatsanwaltschaft weiter. Möchte ein Versicherer den Schadenfall nachvollziehen und bewerten, ist die Einsicht in die Ermittlungsakte erforderlich. Lief die Beauftragung der Kanzlei zuletzt noch per E-Mail, erfolgt sie heute über das Insurance Gateway, eine intelligente Plattform, die den Datenaustausch zwischen den angebundenen Versicherern und Carla Blau automatisiert managt und steuert. Das Besondere: Sowohl die Kanzlei – als auch die Versicherungsmitarbeiter können wie gewohnt auf ihren eigenen Systemen und den vertrauten Oberflächen weiterarbeiten und müssen kein fremdes Drittsystem nutzen.

Sobald Carla Blau und ihr Team den Auftrag angenommen haben, sieht der Sachbearbeiter der Versicherung umgehend, zu welchem Zeitpunkt sie die Akte bei der aktenführenden Behörde anfordern und wann die Aktenkopie in der Kanzlei erstellt wird. „Dauert die Beschaffung einer Akte im Einzelfall mal etwas länger, erfassen wir das mit einem Klick in unserem System. Über das Insurance Gateway wird die Information, dass es zu Verzögerungen kommt und wir beispielsweise der Staatsanwaltschaft heute eine Erinnerung gesendet haben, direkt und automatisch an unsere Mandanten gesendet. So ist der Auftraggeber immer auf dem Laufenden und wir ersparen uns den Statusbericht per E-Mail oder Telefonanruf“, sagt Carla Blau. Das sei für beide Seiten eine Arbeitserleichterung, die Ressourcen, Zeit und Kosten spare.

Sobald die Akte in der Kanzlei eintrifft, digitalisiert das Team die relevanten Auszüge, beispielsweise als PDF-Datei, und stellt diese über die Kanzleischnittstelle Akte.pro bereit. Das Insurance Gateway holt die Dateien über die Schnittstelle ab und sendet sie an die Versicherung. Der Sachbearbeiter dort erhält den Hinweis, dass er ab sofort auf die Informationen zugreifen und diese einsehen kann – direkt im versicherungseigenen System und ohne Medienbruch. Die Rechnung über den erledigten Auftrag zur Akteneinsicht stellt die Kanzlei dem Auftraggeber ebenfalls über das Insurance Gateway zur Verfügung. „Dadurch entfällt der Aufwand, gesammelte Rechnungen per E-Mail auszutauschen und alle zusammengehörenden Informationen liegen automatisch zentral an einem Ort“, so Rechtsanwältin Blau.

Manchmal sind Akten „nicht auffindbar“, weil sie im Umlauf oder in der Übergabe zwischen zwei Behörden sind. Dann recherchieren unsere Mitarbeiter mit Erfahrung und Akribie telefonisch den aktuellen Standort der Akte und fordern sie an. Alle anderen Arbeitsschritte werden automatisiert zwischen Akte.pro, Insurance Gateway und dem Dienstleisterportal der Versicherung ausgeführt.

– Carla Blau –

„Wir freuen uns sehr über den Einsatz des Insurance Gateway der Firma SoftProject“, sagt Peter M. Scholz, der die Kanzlei Blau bei Digitalisierungsfragen sowie der Anbindung neuer Mandanten berät, „denn so ist ein reibungsloser Datenaustausch zwischen uns und unserem Auftraggeber gewährleistet“. So sei es durch eine einfache Konfiguration möglich, über die Kanzleischnittstelle Akte.pro zahlreiche weitere Mandanten anzubinden, mit ihnen zu kommunizieren und ohne Entwicklungsaufwand den Klienten-Pool beliebig zu erweitern. Auf der anderen Seite können Versicherer auf die gleiche Weise beliebig viele Dienstleister über das Insurance Gateway anbinden und so Prozesse beschleunigen.

Unabhängig davon, welche Schnittstellen bei den einzelnen Prozessbeteiligten verbunden werden müssen, konvertiert das Insurance Gateway alle Daten und Dokumente automatisch in das erforderliche Format. Das stellt einen reibungslosen Austausch ohne Medienbrüche sowie eine effiziente Zusammenarbeit zwischen den Partnern sicher. Darüber hinaus lassen sich unterschiedliche Services und Apps einfach in die Prozesse integrieren, sodass diese jederzeit an aktuelle Anforderungen angepasst werden können.