Digitalisierung von Unternehmen

Digitalisierung erhöht die Produktivität und Effektivität, indem sie Aktivitäten synchronisiert, Kommunikation optimiert und Abläufe beschleunigt. Zudem fördert sie als Innovationstreiber die Entwicklung, das Marketing und den Verkauf neuer Produkte, Dienstleistungen und Services. Gleichzeitig können diese aufgrund von automatisierten Prozessen kostengünstiger angeboten werden. Dies verhindert, dass Arbeit und Aufträge in Billiglohnstandorte abwandern. Durch neue Angebote und neue Möglichkeiten des Designs von Produkten und Dienstleistungen wird Nachfrage geschaffen, was zu steigendem Personalbedarf führt.

Das bestätigt auch die Studie des Instituts der deutschen Wirtschaft Köln e. V.  Sie kommt zu dem Ergebnis, dass die voranschreitende Digitalisierung unter dem Strich in allen Branchen mehr Arbeitsplätze schafft, als sie vernichtet. Konkretere Zahlen nennt die Studie „The Future of Jobs“ des Weltwirtschaftsforums (WEF): Bis 2025 fallen durch die Digitalisierung zwar weltweit 75 Millionen Jobs weg, gleichzeitig werden aber 133 Millionen neue Arbeitsplätze entstehen. Eine weitere Studie der Unternehmensberatung Bain & Company zur digitalen Transformation belegt, dass digitale Vorreiter in der Industriebranche rund 50 Prozent schneller als der Wettbewerb wachsen und bis zu 30 Prozent profitabler sind.

Ein weiteres Thema, das betrachtet werden muss und sich zunehmend verschärft, ist der demografische Wandel. Digitalisierung hilft dabei, den daraus resultierenden IT-Fachkräftemangel zu stemmen: IT und digitale Prozesse berühren heute nahezu alle Unternehmensbereiche. Sämtliche erforderlichen Positionen mit hochqualifizierten Experten zu besetzen, ist kaum möglich, teuer und nicht profitabel. Die Software-Industrie hat dieses Problem erkannt und in den letzten Jahren kontinuierlich den Low-Code- bzw. No-Code-Ansatz weiterentwickelt. Damit können selbst Nicht-IT-Experten Software-Anwendungen erstellen oder Prozesse digitalisieren. So werden Engpässe an Software-Entwicklern kompensiert und gleichzeitig die Digitalisierung beschleunigt. Bereits heute qualifizieren Unternehmen ihre Mitarbeiter für digitale Aufgaben, indem sie diese in kürzester Zeit zu Experten ausbilden, die eine Low-Code-Digitalisierungsplattform bedienen und bei der digitalen Transformation mitwirken können. Ein kluger Schachzug, der sich auch für die Mitarbeiter lohnt: Mit der „digitalen Weiterbildung“ geht oft ein höheres, besser bezahltes berufliches Level einher – eine Win-win-Situation für Arbeitnehmer und Arbeitgeber.

Betrachten wir alle diese Argumente, bedeutet das im Umkehrschluss: Wer nicht digitalisiert, wird auf der Strecke bleiben und verhindert, dass neue Arbeitsplätze entstehen!

Entscheidend ist auch hier nicht Digitalisierungs-Know-how, sondern das Wissen der Fachabteilungen um die jeweiligen
Anforderungen eines Prozesses. Diesen Geschäftsprozess können sie dank des Low-Code-Ansatzes umgehend ohne Programmieren auf einer grafischen Oberfläche abbilden und ausführen. Dazu modellieren sie nach einer kurzen Ausbildung mit standardisierten, vorgefertigten und wiederverwendbaren Prozessbausteinen per Drag-and-drop Prozesse, die zielgerichtet, medienbruchfrei, pünktlich und innerhalb des Budgets verlaufen. Beispiele dafür sind ein automatisiertes Daten-, Dokumenten- und Auftragsmanagement, vereinfachte und vernetzte Informationsverarbeitung und Kommunikationsabläufe, die Cloud-basierte Verwaltung von Lieferanten, Dienstleistern und Kunden sowie die Vernetzung von Menschen, Maschinen und Systemen.

Durch intelligente Metadaten und Bibliotheken steuert die Low-Code-Plattform die Komponenten so, dass ein ausführbarer, automatisierter Prozess zustande kommt – alles ohne hochkomplexe Code-Zeilen und ohne die Unterstützung eines Software-Entwicklers. Unternehmen brauchen nicht auf freie, meist teurere IT-Ressourcen warten, sondern können sofort mit ihren Digitalisierungsvorhaben starten.

Anwendungen werden wesentlich schneller erstellt als beim klassischen Programmieren. Das senkt zusätzlich Kosten und beschleunigt Digitalisierungsvorhaben. Über grafische Regeleditoren, die sich so einfach wie Excel-Tabellen verwenden lassen, können Anwender – egal ob Abteilungsleiter oder Sachbearbeiter – den Prozessfluss ohne Programmieren steuern, indem sie Eskalations- oder Ablaufregeln konfigurieren. Das kann die automatisierte Zuweisung von Aufträgen an zuständige Mitarbeiter sein, die Wiedervorlage wichtiger Dokumente, die digitale Prüfung von Rechnungen oder das Ändern von Zugriffsrechten sein.

Die mit Low Code modellierten Prozesse sind wiederverwendbar und nachvollziehbar, was bei selbstgeschriebenen Codes nicht immer der Fall ist und zu Insellösungen führt. Diese bedeuten hohen Verwaltungsaufwand, Abhängigkeiten, Monolithen-Bildung, IT- bzw. Programmierkenntnisse sowie die Gefahr, den Überblick über das Projekt und die Prozesse zu verlieren. Um dieser Situation entgegenzuwirken, bieten Low-Code-Plattformen, mit denen Unternehmen alle Digitalisierungsaufgaben aus einer Hand lösen können, nutzerfreundliche Dashboards oder selbsterklärende Diagramme, die alle relevanten Daten und Prozesse transparent und auch für die Fachabteilungen verständlich darstellen.

Die Kosten des Wartens und des Nichtstuns werden häufig unterschätzt, denn die Summe der Opportunitätskosten übersteigt die Einführungskosten einer Software schnell. Gleichzeitig sinken in digitalisierten Unternehmen die Komplexitätskosten um  durchschnittlich 20 Prozent. Mit Cloud-basierten Lösungen lassen sich Investitionen in eine eigene IT-Infrastruktur vermeiden und Kapazitäten je nach Bedarf anpassen. Cloud und Digitalisierung sind wesentliche Enabler für eine agile Unternehmenskultur. Sie harmonisieren Prozesse, Methoden und Werkzeuge, sorgen für eine bessere Kommunikation, und zudem können Produkteschneller getestet und mit neuen Design-Möglichkeiten auf dem Markt bereitgestellt werden. Das führt automatisch zu mehr Wachstum und neuen Erträgen.

Auch ein geplantes Digitalisierungsprojekt zu kalkulieren und gegen die manuellen Tätigkeiten aufzurechnen, die Mitarbeiter für das gleiche Geld händisch bewältigen könnten, lässt Digitalisierung teuer erscheinen. Das ist kurzfristig gedacht und an Unternehmen, die insbesondere Routineaufgaben* nicht digitalisieren, werden innovationsfreudigere Mitbewerber vorbeiziehen. Es folgt eine häufig vergebliche Aufholjagd, kostspielige Konsequenzen oder sogar die Insolvenz.

Ebenso falsch ist es, einen Prozess, der digitalisiert werden soll, aus dem Kontext zu reißen und aufzurechnen, dass das Vorhaben zu klein und ein Digitalisierungsvorhaben deshalb nicht wirtschaftlich sei. Eine Milchmädchenrechnung: Für eine erfolgreiche Digitalisierung muss ganzheitlich gedacht und eine Strategie verfolgt werden, die sich an den übergreifenden Unternehmenszielen orientiert und eben auch zukünftige Einsparungen und Gewinne sowie Opportunitätskosten betrachtet.

Aufwändig und teuer wird Digitalisierung besonders dann, wenn Unternehmen versuchen, diese mit unterschiedlichen
Lösungen zu meistern und zusätzliche Software dazukaufen, wenn eine neue Aufgabe anfällt. Schleichend entsteht ein wartungs- und kostenintensiver, fehleranfälliger Software-Flickenteppich mit isolierten Informationssilos und produktivitätshemmenden Medienbrüchen – eine wild gewachsene IT-Infrastruktur, die nicht nur Mitarbeiter frustriert, sondern jedes Wachstums- und Skalierungs- und insbesondere Innovationspotenzial zunichtemacht. Die Lösung ist eine ganzheitlich Digitalisierungsplattform, die mit möglichst vielen Schnittstellen und Formaten umgehen und diese steuern kann.

Unternehmen sollten daher mit einem nicht zu komplexen Teilprozess starten, der messbare Ergebnisse liefert, in überschaubarer Zeit umsetzbar und für viele Unternehmensbereiche sichtbar ist. Gut geeignete und häufig verwendete Einstiegsprojekte sind die Automatisierung des Eingangs und die Prüfung von Rechnungen oder das Verteilen und Aussteuern von Aufträgen. Das Ziel ist ein erfolgreiches Projekt mit schnellen Erfolgen – Quick Wins –, die im Unternehmen Akzeptanz schaffen und den Weg für weitere Digitalisierungsvorhaben ebnen. Damit das gelingt, muss sowohl im Vorfeld die technische Machbarkeit geprüft als auch konsequent am definierten Prozess festgehalten werden. Allzu oft kommen während der Umsetzung noch weitere Wünsche und Anforderungen hinzu, die den Teilprozess schnell wieder zu einem mit Geschäftslogik aufgeblähten und komplizierten Großprojekt anwachsen lassen, was ja gerade vermieden werden soll.

Das Geheimnis liegt in schlanken Strukturen, dem Fokus auf das Wesentliche und einer ganzheitlichen Digitalisierungsplattform, die mit ihren Features und Adaptern den Ansprüchen von Managementphilosophien und -ansätzen wie Lean Management, Total Quality Management, Business Reengineering, Kaizen oder DevOps genügt und diese in allen Phasen durchgängig unterstützt. Unternehmen nutzen sie als zentralen Treiber, um in kürzester Zeit neue Strukturen und reibungslose Prozesse zu implementieren, gemeinschaftsorientierte Kommunikation zu fördern, Ressourcen zu schonen und schnell auf Veränderungen reagieren zu können, um das Unternehmen stetig in kleinen Schritten zu verbessern.

Dass sich schon digitalisierte Teilprojekte für Unternehmen bezahlt machen, zeigen aktuelle Herausforderungen: Unternehmen, die bereits vor der Corona-Krise eine digitale Kultur mit Kollaborations-Tools wie Microsoft Teams lebten, wechselten nahtlos in die Telearbeit und hielten den Regelbetrieb aufrecht, während Unternehmen, die digitale Techniken vernachlässigten, nur träge reagieren konnten. Die Studie „Digitalisierung 2020“ belegt, dass Vorreiter der Digitalisierung insgesamt besser durch die aktuelle Corona-Krise gekommen sind: Rund 80 Prozent gaben an, dass die Digitalisierung sie in dieser Phase entscheidungsfähig gehalten hat. Zum Vergleich: Auf alle Unternehmen bezogen blieb nur jede zweite Organisation entscheidungsfähig. Viele von ihnen werden noch weit über die akute Krise hinaus mit der finanziellen Bewältigung der entstandenen Schäden zu kämpfen haben.

Übrigens: Je mehr Teilprozesse automatisiert sind, umso einfacher gestaltet sich die weitere Digitalisierung.

1. Technologie: Diese Dimension umfasst die Technologiebasis, Prozess-Tools und die Systemintegration.
2. Daten: Das schließt die Datenerhebung, die Datenbereitstellung und Datenverwendung ein.
3. Qualität: Dazu zählen die Prozessbeschreibung, Ausführung und Sicherheit.
4. Organisation: die Digitalisierungsstrategie, die Qualifikation und das Change Management.

Hier wird deutlich, dass Systeme wie ERP, CRM, ECM, DMS oder PIM, nur Teilaufgaben leisten können, aber nicht für eine umfassende Digitalisierung ausgelegt sind. Ihr Einsatz ist sinnvoll, wenn es um die Planung, Steuerung und Verwaltung von Ressourcen geht oder darum, Kundenkontakte zu managen, Informationen oder Dokumente zu verwalten oder produktrelevante Daten zu zentralisieren und zu steuern. Als Lösungen für diese speziellen Aufgabengebiete sind sie in zahlreichen Unternehmen unersetzlich – für eine übergreifende Digitalisierung jedoch nicht geeignet, da ihre Möglichkeiten und ihr Funktions- und Schnittstellen-Umfang zu begrenzt sind.

Diese Systeme stoßen schnell an ihre Grenzen, wenn die Lösung erweitert, ein neues Geschäftsmodell ausprobiert, neue Geschäftsfelder erschlossen oder neue Produkte oder Services angeboten werden sollen. Dafür ist eine Plattform nötig, die über weitaus mehr und andere Features verfügt, die nicht nur den Prozess an sich betrachtet, sondern auch dahinterliegende Daten, Regeln und Funktionen und über Adapter an bestehende (Dritt-)Systeme und Cloud-Lösungen angebunden werden kann. Im besten Fall können auch neue Technologien wie das Internet of Things (IoT), Big Data oder Machine Learning erschlossen werden.

Im Fokus von digitalen Geschäftsprozessen und der gesamten digitalen Transformation stehen immer Daten. Nur wem es gelingt, Daten über Schnittstellen aus unterschiedlichen IT-Systemen zu sammeln und für einen reibungslosen, medienbruchfreien Datenfluss aufzubereiten, kann alle Vorteile der Digitalisierung nutzen. Die oben genannten, für bestimmte Teilaufgaben ausgerichteten Systeme kratzen nur an der Oberfläche und lassen tieferliegende Daten brachliegen. Entscheidend ist eine Lösung, die die digitale  Transformation ganzheitlich betrachtet: von der Integration bis zum Betrieb, die sich von möglichst vielen Mitarbeitern bedienen lässt – auch von Nicht-IT-Experten – und die darüber hinaus so mächtig ist, dass sie alle Digitalisierungsaufgaben schnell lösen kann.

Dazu zählen auch Branchenlösungen, mit denen Unternehmen ihre Digitalisierungsprojekte beschleunigen können, wie der automatisierte Netzanschlussprozess (Energieversorger), der Prozesse für eine elektronische Schadenabwicklung (Versicherer) oder branchenspezifische Portal- und Self-Service-Lösungen für Sachbearbeiter, Kunden oder Lieferanten. Cloud-Lösungen mit vorgefertigten Bausteinen für Standardprozesse sind oftmals kostengünstiger als individuell entwickelte Lösungen. Dabei können Unternehmen zwischen Private-, Public- oder Hybrid-Cloud-Modellen wählen. Ein hybrides Betriebskonzept hat den Vorteil, dass sich typische Branchenprozesse und Schnittstellen in die Cloud auslagern lassen, während die Anbindung der Back-End-Systeme und  unternehmensspezifische Abläufe im eigenen Rechenzentrum, das im Idealfall unter Gesichtspunkten der Informationssicherheit ISO/IEC 27001:2013 zertifiziert ist, betrieben werden können.

Ein Fehler, den Unternehmen hingegen nicht machen sollten, ist, ihr Kernsystem mit steigenden IT-Herausforderungen und -Anforderungen mit individuellen Teil- und Einzellösungen aufzublähen. Ein Wildwuchs entsteht, der sie von mehreren Lieferanten abhängig macht, den Verwaltungs- und Wartungsaufwand erhöht und Innovationsfähigkeit drastisch bremst. Ein übergreifendes Tool, über das sich alle Daten und Prozesse medienbruchfrei steuern, monitoren und je nach Anforderungen skalieren lassen.