10 Erfolgsfaktoren für Ihre Digitalisierungsstrategie 

Die meisten Mitarbeiter sind in der Regel keine IT-Experten. Ablehnung gegenüber Neuerungen, die zu komplex oder zu technisch erscheinen, sind daher oft vorprogrammiert. Neben Schulungen sollten Sie ihnen daher auch im Büroalltag den Weg zum digitalisierten Arbeitsplatz erleichtern. Ein nicht zu unterschätzender Faktor ist dabei die Benutzerfreundlichkeit der Anwendungen.

Diese sollten abteilungsübergreifend einheitlich und in erster Linie intuitiv bedienbar sein. Zu empfehlen sind schlanke, webbasierte und im besten Fall visuell dargestellte Lösungen anstelle von schwerfälligen, wartungsintensiven Desktop-Lösungen. Sie erfüllen damit nicht nur die Erwartungen jüngerer Kollegen, sondern sparen auch Geld und Zeit.  Beispielsweise indem Sie fertige Funktionsbausteine nutzen oder Anwendungen einfach mit bereitgestellten Werkzeugen für mobile Endgeräte optimieren.

Mithalten und nur nicht den Anschluss verlieren! Unternehmen handeln unter Digitalisierungsdruck oftmals überstürzt. Sie wollen durch Automatisierung agiler werden und gleichzeitig Geld sparen. Doch zunächst einmal fallen für die Implementierung der Software Kosten an. Wer hier spart, bezahlt später umso mehr – sei es für Nachbesserungen, für die Wartung oder den Betrieb. Dreh- und Angelpunkt sind hier die Schnittstellen zwischen den alten und neuen Systemen. Diesen wird oftmals nicht die notwendige Beachtung geschenkt und es mangelt an einer präzisen Umsetzung.

Ein fataler Fehler, der das gesamte Digitalisierungsprojekt zum Scheitern bringen kann. Denn nur funktionierende Anbindungen garantieren einen ungehinderten Im- und Export von Daten und machen einen automatisierten Geschäftsprozess erst möglich. Lassen Sie daher die Schnittstellen an Ihre Bestandssysteme von Experten prüfen, anpassen und mit entsprechenden Adaptern versehen. Durch reibungslos laufende Prozesse schaffen Sie gleich zu Beginn bei Mitarbeitern Akzeptanz für digitale Lösungen.

Erwarten Sie nach den Schulungen jedoch nicht, dass die Digitalisierung ab jetzt nebenbei in den laufenden Projekten umgesetzt oder gar vorangetrieben wird. Ein Fehler, den Unternehmen immer wieder machen: Sie bauen bei ihren Mitarbeitern zwar Methodenkompetenz auf, geben ihnen dann aber im Geschäftsalltag keine Zeit oder Möglichkeit, das Gelernte anzuwenden. Zu leicht fallen sie in gewohnte Muster zurück, das Wissen bleibt ungenutzt und der Digitalisierungsfortschritt gerät ins Stocken.

Lassen Sie daher erst gar keine Lücke entstehen und starten gleich nach der Einführung der Plattform mit einem Referenzprojekt, in dem Sie Ihre Mitarbeiter mit den neuen Arbeitsweisen vertraut machen und an die Transformation heranführen. Voraussetzung für den Erfolg sind dabei – und bei allen folgenden digitalen Vorhaben – klare Zuständigkeiten. Je nach Unternehmensgröße sollten Sie daher einen Digital Officer oder ein verantwortliches Kernteam benennen, die als Hauptaufgabe Projekte koordinieren, steuern und kontrollieren sowie Hürden abbauen und die Digitalisierung mithilfe entsprechen-der Werkzeuge nach vorne bringen.

Mitarbeiter der Fachabteilung wissen in der Regel am besten, worauf es bei den jeweiligen Geschäftsabläufen im Kern ankommt. Machen Sie sich bewusst, dass hinter jedem Digitalisierungsvorhaben hochkomplexe Prozesse stecken, die für die weniger technisch versierten Fachbereiche ein gemeinsames Arbeiten mit der IT-Abteilung an den Geschäftsprozessen unmöglich machen.

Setzen Sie daher auf eine Plattform, deren Werkzeuge die Komplexität so weit reduzieren, dass sich auf dieser ohne Programmierkenntnisse Geschäftsprozesse anwenden, modellieren und ausführen lassen. Prädestiniert dazu sind Fachmitarbeiter, die bereits die bestehenden Systeme, Prozesse und Datenstrukturen im Unternehmen kennen und somit direkt durchstarten können. Sie wiederum sparen sich den Einsatz von teuren, ohnehin raren Experten.

Abteilungen wie z. B. Vertrieb, Marketing, Buchhaltung oder Personalwesen weisen nicht nur unterschiedliche Geschäftsprozesse auf, sondern haben auch unterschiedliche Anforderungen, andere Anwendungen und arbeiten darüber hinaus mit abweichenden Dateiformaten. Digitalisierung braucht daher eine ganzheitliche Betrachtung, die sich in der einzusetzenden Lösung widerspiegeln sollte.

Wählen Sie daher eine Plattform, in der alle benötigten Werkzeuge enthalten sind und die mit einer Vielzahl an Schnittstellen und Formaten kompatibel ist. Ansonsten landen Sie schnell in einer kostenintensiven und fehleranfälligen digitalen „Patchwork“-Landschaft mit isolierten Informationssilos und produktivitätshemmenden Medienbrüchen.

Digitalisierung ist ein kontinuierlicher, von Erneuerungen und Veränderungen geprägter Prozess, der nie endet. Messen können Sie daher insbesondere einzelne Prozessabschnitte, beispielsweise anhand von Umsatzzahlen, Kosteneinsparungen, aber auch durch qualitative Faktoren wie der Mitarbeitermotivation. Erkenntnisse liefern auch eine systematische Beobachtung der Projektbeteiligten im Arbeitsalltag, Befragungen oder auch regelmäßige Feedback-Treffen.

Entscheidend ist ebenso, dass die unterstützende Plattform alle Abläufe sauber und verständlich dokumentiert, sodass sich alle Prozessschritte einfach nachvollziehen, kontrollieren und gegebenenfalls optimieren lassen. Mit diesen Maßnahmen stellen Sie sicher, dass die Zwischenziele der Digitalisierung und Transformation erreicht wurden. Auftretende Hürden und Probleme sind dadurch schneller identifizierbar. Und gemeinsam mit dem Team können Sie dann entsprechende Optimierungs- und Gegenmaßnahmen ergreifen.

Eine bewährte Lösung, sich als Unternehmen stückweise und dennoch zügig der Digitalisierung zu nähern, ist die Integration von Cloud-Services in bestehende IT-Systeme. Ein hybrides Architekturkonzept hat den Vorteil, dass sich ausgewählte Ressourcen intern, andere hingegen extern betreiben lassen. Dadurch können Sie je nach Anforderung und Bedarf skalieren und beispielsweise Serverkapazitäten oder Anwendungen jederzeit flexibel hinzubuchen, ohne die über Jahre gewachsenen und bewährten Strukturen des traditionellen Rechenzentrums zu beeinflussen.

Durch vertragliche Regelungen bei den Cloud-Services lassen sich Kosten besser kalkulieren und je nach Organisationsaufbau oft sogar deutlich einsparen, etwa da teures IT-Know-how nicht direkt im Unternehmen selbst bereitgestellt werden muss. Ein weiterer Vorteil ist, dass die Bereitstellungszeiten kürzer und Anpassungen schneller umsetzbar sind als im Eigenbetrieb. Prüfen Sie daher Ihre individuelle Situation, leiten Sie daraus Ihre spezifischen Anforderungen ab und ziehen Sie bei der Wahl einer geeigneten Lösung auch die Nutzung einer Hybrid-Cloud in Betracht.

Mindestens genauso wichtig wie die Auswahl der richtigen Plattform ist die Begleitung der Mitarbeiter, die aktiv in die digitalen Geschäftsprozesse eingebunden werden sollen. Nicht selten passiert es, dass Service-Dienstleister oder Lieferanten nach dem Verkauf ihrer Produkte oder Lizenzen Unternehmen mit der Digitalisierung alleine lassen. Doch gerade in den ersten Projekten ist es  entscheidend, dass diese von Experten unterstützt werden.

Daher sollten Sie bei der Auswahl Ihrer Partner darauf achten, dass diese auch nach dem Vertragsabschluss weiterhin für Sie da sind und im Idealfall über qualifizierte Trainer und eine eigene Academy verfügen. Dadurch stellen Sie sicher, dass Ihre Mitarbeiter insbesondere in der Anfangsphase der Digitalisierung technische Einführungen, vorbereitende Schulungen und Informationen zu Features und Updates erhalten – sei es durch Webinare oder auch Präsenzveranstaltungen. Je früher und besser Mitarbeiter selbstständig mit den neuen Automatisierungswerkzeugen umgehen können, desto motivierter und zufriedener arbeiten sie.

Je größer und komplexer Digitalisierungsprojekte sind, desto fehleranfälliger und unübersichtlicher sind sie im Handling. Der Frustfaktor steigt – sowohl im Management aus auch bei Ihren Mitarbeitern. Um Risiken zu minimieren, empfiehlt es sich, ein Big Picture Ihres zukünftig digitalisierten Unternehmens zu entwerfen, den Weg dorthin aber mit kleinen, schnellen Lösungen zu beschreiten.

Beginnen Sie am besten mit einem konkreten Geschäftsprozess. Führen Sie einen sogenannten „Proof of Concept“ (PoC) durch, in dem Sie ein Teilprojekt beauftragen. Dabei ist es wichtig, dass in diesem alle Technologieebenen von der Hardware bis zur Software betrachtet werden. Nur so können Sie den Erfolg allumfassend bewerten und davon ausgehen, dass die Digitalisierung wie geplant durchgeführt werden kann.

Im Idealfall automatisieren Sie beim PoC einen Geschäftsprozess, durch den sich die Arbeitssituation der Mitarbeiter unmittelbar und spürbar verbessert. Etwa indem Routinearbeiten entfallen oder sie besonders viel Zeit sparen. Der schnelle Erfolg sorgt für eine befürwortende Grundstimmung im Unternehmen und eine günstige Ausgangsposition für weitere Digitalisierungsvorhaben.

Ohne Hilfe von Spezialisten ist eine professionelle Digitalisierung kaum zielführend möglich. Alleingänge von Unternehmen in der Vergangenheit zeigen, dass eine digitale Transformation auf eigene Faust kaum Erfolge liefert. Die Gründe liegen auf der Hand: Immer komplexere IT-Strukturen, rasante Entwicklungszyklen und fehlende Fachkenntnisse machen ein Schritthalten am Puls der Zeit unmöglich.

Ziehen Sie daher die Erfahrung und das Wissen von Experten zurate. Diese kennen bereits eine Vielzahl von IT-Landschaften und können Konsequenzen und Auswirkungen verschiedener Szenarien exakt einschätzen und beurteilen, die für einen optimalen Betriebsablauf notwendig sind.

Durch diese externe Unterstützung beschleunigen Sie die digitale Transformation, reduzieren zugleich Risiken auf ein Minimum und sparen mittel- und langfristig Kosten.