Exklusive Vorschau: X4 Suite Release 6.0 „X4 Case Management“

Exklusive Vorschau auf die im März 2019 veröffentlichte die Version 6.0 des SoftProject-Kernprodukts X4 Suite. Mit der Digitalisierungsplattform lassen sich Geschäftsprozesse nicht nur auf einer grafischen Oberfläche zeichnen, sondern auch modellieren und ausführen. Mit der neuen Komponente X4 Case Management als Teil von X4 BPM, lassen sich direkt in der BPMN-Ebene Vorgänge, Fälle sowie Akten entlang der Geschäftsprozesse abbilden, modellieren und bearbeiten – ganz ohne Programmierung. Das bietet viele Vorteile, so können beispielsweise Business-Analysten, Prozessverantwortliche oder Consultants Fachdaten oder den Fachstatus eines Prozesses jederzeit definieren, zuordnen und bearbeiten oder über ein Monitoring-Tool einsehen. Mit dem neuen BPMN-Activity-Baustein „Human Task“ können Nutzer wie Mitarbeiter, Kunden oder Lieferanten mühelos direkt in die Abläufe integriert werden.

Nach wie vor ist es in Unternehmen üblich, dass Business-Analysten, Prozessverantwortliche oder Consultants selbst entworfene oder gezeichnete Prozessdiagramme an Software-Entwickler übergeben, damit diese sich um die technische Umsetzung oder Automatisierung kümmern. Zwei Welten, die oftmals in Diskussionen um die Machbarkeit scheitern, prallen aufeinander. Mit dem neuen X4 Case Management bietet SoftProject daher jetzt eine Lösung, mit der sich Geschäftsprozesse nicht nur zeichnen, sondern auf einer grafischen Oberfläche modellieren und direkt ausführen lassen – komplett ohne Programmieren. Der Prozessverantwortliche kann beispielsweise direkt im BPMN-Prozess Aufgaben zuweisen und vergeben, über Entscheidungstabellen Regeln zu Aktivitäten definieren, die bestimmte Prozessbeteiligte ausführen sollen. Dazu nutzt er beim Modellieren der Prozesse neben Zeichnungselementen insbesondere vorgefertigte Bausteine für Events und Aktivitäten, bei denen Funktionen hinterlegt sind. Alles konform zum BPMN-Standard.

In der Task Management App, die sowohl auf dem Desktop als auch auf dem Smartphone funktioniert, kann ein Mitarbeiter eine Aufgabe annehmen, ablehnen oder abbrechen und im Aufgaben-Pool seines Teams einem anderen Mitarbeiter anbieten. Nach der Bearbeitung einer Aufgabe durch einen Mitarbeiter läuft der Prozess weiter. Der mit dem X4 Designer modellierte Prozess ist jederzeit mit dem X4 Server verbunden. Dies stellt sicher, dass die grafisch modellierten Prozesse keine bloßen Zeichnungen bleiben, sondern die dahinterliegenden Funktionen und Aufgaben durch die im Server hinterlegten Funktionalitäten und Programme tatsächlich ausgeführt werden. Alle Prozesse werden zudem automatisch auf dem X4 Server gespeichert und können jederzeit nachvollzogen, verwaltet oder wiederverwendet werden. Das X4 BPM Case Management erlaubt dem Prozessverantwortlichen ein umfassendes Workflow-Management. Von der Definition von Fachdaten und Fachstatus bis hin zur Einbindung von Menschen ist alles ohne Programmierung im grafischen Prozessmodellierungs-Tool X4 Designer möglich. Darüber hinaus sorgt eine integrierte Task Management App für die zentrale Aufgabenverwaltung, die sowohl eine offene Schnittstelle zur Anbindung sämtlicher Systeme und Oberflächen bietet als auch eine optimierte Oberfläche und eine hohe Benutzerfreundlichkeit.

Die Zeichnungspalette ist nun übersichtlicher gestaltet und enthält nur die Elemente, die der Benutzer am häufigsten benötigt. So können Arbeitsabläufe deutlich beschleunigt werden: Ein großer Pluspunkt in Bezug auf die Usability im Release 6.0 der X4 Suite.

Zu einem Geschäftsvorgang gehört weitaus mehr als ein Start- und Endpunkt und die dazwischenliegenden Aktionen. Er durchläuft einen Lebenszyklus gespickt mit Events, Aufgaben, Aktivitäten, fachlichen Zustände und zeichnet sich durch fachliche Daten und Merkmale aus. In einem Rechnungsprozess sind das beispielsweise die Rechnungsnummer, der Rechnungsbetrag oder die Währung als auch Informationen zum Rechnungssteller, wie die Adresse oder die Umsatzsteuer-ID. Damit die Nutzer die Fachdaten eines Vorgangs einfach zuweisen und bearbeiten können, untergliedert X4 BPM Case Management diese in drei Ebenen: Kategorien, Gruppen und Merkmale. Zur eindeutigen Zuordnung und für die Definition der weiteren Vorgangsart erhält jedes Kategorienelement einen konkreten Namen, eine Position und optional eine detaillierte Beschreibung:

Neben den Fachdaten kann der Prozess-Designer für ihn relevante Eigenschaften und weiterführende Informationen zu einem Ereignis festhalten. Er kann beschreiben, wie eine Aufgabe auszuführen ist oder beispielsweise in einem Schadenprozess, Details zum Schadenhergang festhalten. Die Konfiguration des Prozesses erfolgt somit ganzheitlich aus einer Quelle. Der Einsatz einer zusätzlichen Datenbank, in die diese Informationen händisch eingegeben werden müssen, entfällt vollständig.

Zusätzlich zu den Fachdaten beinhaltet ein Geschäftsvorgang einen technischen Status, etwa die Information, ob ein Prozess ausgeführt oder abgebrochen wurde, sowie einen fachlichen Status, beispielsweise inwieweit eine zugewiesene Aufgabe von einem Sachbearbeiter bereits bearbeitet wurde. Um den jeweiligen Status abbilden und überprüfen zu können, werden während der Prozessmodellierung einfach an den gewünschten Stellen im Prozess Komponenten gesetzt, die den jeweiligen Status eines Ereignisses in Echtzeit anzeigen. Am Beispiel eines Rechnungsprozesses können das z. B.  „Rechnung empfangen“, „Rechnung freigeben“ oder „Rechnung ablehnen“ sein.

Im Personalwesen kann es beispielsweise Statusinformationen wie „Urlaub beantragt“ und „Urlaub genehmigt“ geben. Und in der Logistik- und Versandbranche lässt sich mit diesem Feature kontrollieren, ob eine Bestellung eingegangen, versendet oder bereits zugestellt ist.

Sollen Menschen oder Menschengruppen in bestimmte Prozesse einbezogen werden, egal ob Mitarbeiter mit der Task Management Web App oder Kunden mit X4 Activities Web Apps, bedeutet das in der Regel, dass sie für sie bestimmte und individuelle angepasste Aufgaben im Idealfall ohne Programmieren bearbeiten sollen. Hierzu bietet das X4 BPM Case Management einen neuen BPMN-Activity-Baustein „Human Task“. Mit diesem Baustein lassen sich Aufgaben, direkt auf der BPMN-Ebene – also der Oberfläche, auf der die Geschäftsprozesse grafisch modelliert bzw. gezeichnet werden – bestimmten Personen und Gruppen zuweisen. Der Prozess läuft entsprechend dem Workflow-Diagramm ab, bis er an der Aufgabe angelangt, die einem Mitarbeiter oder einer Gruppe zugewiesen ist. Nach der Bearbeitung durch einen Mitarbeiter oder Kunden läuft der Prozess weiter.

Einzelnen Personen können jederzeit unterschiedliche Rechte, z. B. Lese- oder Schreibrechte zugewiesen werden. Auch komplexere Konstruktionen wie spezielle Berechtigungen für einen Abteilungsleiter in Gegensatz zu einem Sachbearbeiter wie das Delegieren von Aufgaben an Kollegen oder Kollegengruppen oder das Festlegen von Deadlines oder Prioritäten können umgesetzt werden.

Je nach zugewiesenen Rechten kann ein Mitarbeiter über eine Web-Anwendung verschiedene Aktionen ausführen und die Aufgabe bearbeiten. Dazu muss er die ihm zugewiesene Aufgabe annehmen und die Task Management App auf seinem Desktop oder seinem Smartphone öffnen. Diese wird bei der Auslieferung der X 4 Suite Version 6.0 kostenfrei und „out of the box“ mitgeliefert. Auf Wunsch kann sie optisch an das Corporate Design eines Unternehmens angepasst und so konfiguriert werden, dass sich mit ihr genau die Aufgaben verwalten lassen, die für den weiteren Prozess vorgesehen sind.

Hat der Mitarbeiter die Aufgabe erledigt, wird das vermerkt und der Prozess läuft automatisch weiter. Dabei ist es unerheblich, wie viel Zeit der Mitarbeiter für die Bearbeitung der Aufgaben benötigt – es sei denn, es wurde bewusst eine Deadline gesetzt – denn der Prozess läuft erst dann wie modelliert weiter, wenn die jeweilige Aufgabe beendet wurde.

Für das Bearbeiten einer Aufgabe, beispielsweise das Freigeben einer Rechnung nach bestimmten Kriterien wie einer bestimmten Summe, steht im neuen X4 Case Management der in der Komponente X4 BPM Rules enthaltene X4 BPM Regelbaustein zur Verfügung. Mit diesem können mithilfe von DMN-Entscheidungstabellen Fachentscheidungen modelliert werden. So wird sichergestellt, dass automatisierten Bearbeitung der Aufgaben korrekt abläuft. Die gesamte Komponente X4 BPM Rules erfüllt den offiziellen Notationsstandard für Entscheidungsregeln im Geschäftsprozess-Management „Decision Model and Notation“ (DMN). Dieser Standard wurde von der Object Management Group (OMG) definiert und legt fest, wie Organisationen sich wiederholende Entscheidungen beschreiben sollten und bietet eine einfache Möglichkeit für effizientes Modellieren. Diese einheitliche und verständliche Basis erlaubt es Nutzern aus verschiedenen Abteilungen effektiv bei der Entscheidungsmodellierung zusammenzuarbeiten.

Im Gegensatz zu am Markt üblichen Lösungen können mit dem neuen X4 Case Management Nutzer wie Business-Analysten oder Consultants Geschäftsprozesse inklusive Geschäftslogiken direkt in BPMN 2.0 modellieren – ohne Programmierung und ohne einen Techniker oder Software-Entwickler heranziehen zu müssen. Per Klick auf den grafisch dargestellten Prozess werden die Prozesselemente einfach geöffnet, bearbeitet und mit den gewünschten Prozessaufgaben befüllt. Ergebnis ist ein flexibles, effizientes und kostensparendes Workflow-Management, das im hart umkämpften Markt den entscheidenden Wettbewerbsvorsprung bedeuten kann.